Af Jakob D. Lund, Alt om Data
Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.
Med Office 365 er it gået fra at være et ressourcekrævende irritationsmoment i hverdagen til i dag at understøtte forretningen i Fugmann A/S.
It-problemstillingen for den lille familieejede virksomhed Fugmann A/S, som har specialiseret sig i tekniske installationer, var lige så velkendt, som den var uhensigtsmæssig. I mange år havde man en intern it-funktion, som egentlig slet ikke var ansat til at varetage it-opgaver, men som tilfældigvis var den, der havde den største viden på området. Derfor brugte den ansatte i Fugmann mange månedlige timer på at fikse og skrue i kælderen samt rådgive og vejlede de øvrige ansatte i stedet for at udføre fakturerbart arbejde. Det fortæller direktør i Fugmann A/S, Henrik Fugmann.
»Det udviklede sig efterhånden til en stor flaskehals for os, fordi han ofte måtte vælge mellem at løse eksterne eller interne opgaver. Derudover havde vi også en it-løsning, som byggede på flere knopskydninger, som var opstået gennem årene, og i visse tilfælde også ulicenseret software. Det hele endte med, at vi fik gennemgået vores samlede setup og efterfølgende besluttede os for at lægge mail og kalender op i Microsofts Office 365-sky,« siger Henrik Fugmann.
Han forklarer, at den primære målsætning med projektet var at spare medarbejderressourcer. Administrationen skulle være betydeligt nemmere, så man eksempelvis hurtigt kunne oprette en ny mailadresse til en ny medarbejder. Og så skulle der styr på licenserne.
»Vores oplevelse i dag er, at det har fungeret rigtig godt, og at det var nemt og hurtigt. Normalt er man vant til, at it-projekter trækker tænder ud og tager tid. Det har ikke været tilfældet her. Og så har investeringen formentlig allerede tjent sig selv hjem igen. Det kan ikke betale sig at have en person gående, som håndterer it, når vi kan sælge deres kompetencer til 800 kroner i timen, så de kan tjene penge til forretningen.«
Samlet set anslår Henrik Fugmann, at virksomheden sparer cirka 100.000 kroner om året med Office 365. Samtidig understreger han, at løsningen også har været med til at løfte det samlede kommunikationsniveau i Fugmann.
»Vi har 13 mennesker siddende på kontoret og 70 i marken. Med en online Exchange-løsning har vi fået en ny platform til alle vores mobile medarbejdere. Før i tiden var det dybt besværligt at tjekke sin e-mail på farten; det er det ikke længere,« forklarer Henrik Fugmann og afslutter:
»Projektet har givet os blod på tanden til også at forbedre den interne kommunikation. Så nu har vi lige implementeret og forankret en Podio-platform. Det er et intranet med en Facebook-lignende brugergrænseflade, som er ideelt til firmaer med mange eksterne medarbejdere. Her var det påkrævet, at alle havde en intern e-mail, hvis de skulle kunne kobles op på systemet. Det ville ikke kunne have ladet sig gøre med vores gamle setup, men det kan det nu.«n