Af Jakob D. Lund, Alt om Data
Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.
For mange år siden var ERP-systemet udelukkende beregnet til at håndtere virksomhedens økonomi. Derfra har udviklingen i grove træk betydet mere og mere kompleksitet i et tungere og tungere system, hvilket har gjort ERP til tæt på lukket land for ikke-regnskabskyndige.
Men nu er der ved at åbne sig små sprækker i ERP-systemet, som helt i tidens ånd fokuserer mere på fleksibilitet, brugervenlighed og ikke mindst en kundefokuseret udnyttelse af virksomhedens ERP-investering.
Inden vi taler nutid og fremtid indenfor ERP, beder Alt om DATA Bo Martinsen, koncernchef i danske Norriq, hvis virksomhed udvikler ERP-løsninger baseret på hovedsagelig Microsoft-teknologi, om at opholde sig et øjeblik ved fortiden. For at forstå, hvor vi er på vej, skal vi først forstå, hvad vi kommer fra.
“Egentlig er ERP ikke et særligt godt og dækkende ord,” indleder Bo Martinsen. “De fleste ved jo hverken, hvad det dækker over eller hvad det betyder – og med god grund. I dag er ERP selve nerven i virksomheden.
Det er hjerterytmen. I Norriq har vi eksempelvis udviklet en løsning til Carlsberg, som sikrer, at de brygger den samme øl overalt i verden, og at der bliver købt ind til den samme pris.
Så ERP er faktisk snarere hele styringen, der går forud for trykket på START-knappen i produktionen,” siger Bo Martinsen og forklarer videre, at fortidens ERP-systemer var præget af at være meget komplekse og derfor også meget svære for den almindelige medarbejder at få værdi ud af. Men det billede har ændret sig de seneste år.
Og det skyldes primært, at cloud-teknologien har gjort det muligt at skræddersy meget mere fleksible løsninger, som brugerne dels kan finde ud af at navigere i, og som de tilmed kan tilgå mobilt fra enten smartphones, tablets eller laptops, hvor og hvornår det passer dem.
Danmark bagud på cloud-ERP
Anders Ebbesen er selvstændig rådgiver indenfor it med en baggrund som analytiker i analysehuset IDC Nordic. Han har fulgt ERP-udviklingen tæt og erklærer sig enig i, at cloud computing-teknologien har og ikke mindst får en stadigt større betydning for danske virksomheders udnyttelse af ERP-systemerne. Men det til trods konstaterer han alligevel en vis tilbageholdenhed i markedet.
“Indtil videre har cloud-markedet herhjemme været drevet af office-programmer som Office 365, men de danske virksomheder har ikke rigtig turde prøve sig frem med at lægge kernesystemer som eksempelvis ERP op i skyen. Det er faktisk lidt atypisk.
Amerikanerne kalder os stat nummer 51, fordi Danmark altid har været et godt sted at teste Europas modenhed af på nye teknologier. Men lige præcis på det her område halter vi faktisk lidt efter mange andre europæiske lande.
Det, tror jeg, at der er to forklaringer på. For det første tror jeg, at danskerne er født med en naturlig skepsis over for noget nyt, og for det andet tror jeg, at cloud-teknologien har vært ekstremt attraktiv for pressede virksomheder i nogle af de europæiske økonomier, som har været mere trængte end vores,” forklarer Anders Ebbesen.
Cloud er cloud
Bo Martinsen fra Norriq fortæller en velkendt anekdote om, at hans lille datter forleden samlede familiens iPad op og ubesværet navigerede gennem menuer og så film og billeder.
“Det er selvfølgelig sat en smule på spidsen, men jeg kunne godt tænke mig, at “Apple-ficere” min egen virksomhed meget mere. Microsoft har traditionelt siddet på virksomhedsteknologien, mens Apple har siddet på forbrugerteknologien.
Jeg synes, at det er en spændende tanke med mere plug-and-play i Microsoft-verdenen. At tage noget, som er meget, meget komplekst og gøre det mere enkelt for brugerne. Det er faktisk muligt i dag. Og her hjælper cloud-teknologien udviklingen på vej,” siger Bo Martinsen.
Han forklarer, at han har brugt meget tid på at diskutere cloud med sine kunder. For hvornår er hvad cloud, og hvilken betydning har det for dem, om det er den ene eller anden type løsning?
“I dag laver vi eksempelvis løsninger til mange detailbutikker. Det hele er cloud for dem. De får al deres it leveret som en service, de kan tilgå alle steder fra. Men løsningen er ikke en traditionel måde at forstå cloud på. For Microsoft leverer den store motor i løsningen, som vi så bygger ovenpå.
Det er en skræddersyet Norriq-løsning powered by Microsoft. Det er der diskussionen om cloud i mine øjne nogle gange løber af sporet. Cloud er cloud. Om det er en privat cloud eller en public cloud, er bedøvende lige meget for kunden. De vil bare gerne have, at der så at sige kommer strøm ud af stikkontakten.”
Cloud eller ikke cloud, så ser ERP-analytiker Anders Ebbesen en bevægelse væk fra de store mastodontsystemer og hen mod mere agile systemer, som i højere grad er skræddersyet den enkelte kundes behov.
“Det danske enterprise ERP-marked er relativt mættet. Der, hvor kampen foregår lige nu, er på SMB-markedet. De virksomheder har i dag den udfordring, at de stadig er hårdt presset på økonomien og ekstremt omkostningsbevidste.
Så der skal man ramme dem ret specifikt i forhold til det behov, de har. De skal ikke have eller betale for kompleksitet og funktionalitet, de ikke har brug for,” siger Anders Ebbesen og peger samtidig på hele partnerleddet i it-branchen som en nøglespiller i fremtidens videre udvikling og udnyttelse af ERP.
“Servicevirksomhederne får en helt central rolle som rådgivere for deres kunder. Der kan være et stort gap mellem leverandørens værktøjer, og hvordan brugerne anvender værktøjerne. Det skal partnerleddet være med til at lukke ved at lære dem at bruge og se værdien i systemet.”
Fremtidens ERP
“Min forudsigelse er, at vi fremover ikke længere kommer til at se de helt store konsulentopgaver på ERP, hvor der er tale om opgaver med flere tusinde timer over et årelangt forløb,” siger Bo Martinsen. “Nu har vi været igennem en periode, hvor alt er blevet puttet ind i økonomistyringssystemet.
Men man har i samme ombæring fundet ud af, at når man gør det og skal opgradere til næste version, så skal man starte helt forfra med de mange dyre konsulenttimer. Det gider kunderne ikke. Det tilfører ikke virksomheden nogen som helst værdi,” siger Bo Martinsen og fortsætter:
“Derfor tror jeg også, at vi i løbet af de næste fem år vil se, at flere og flere slanker ERP-motoren, så de egentlig bare har en basisplatform tilbage, og så er det deres branchespecifikke viden kombineret med deres forretningsviden på toppen, der kommer til at være afgørende.
Det peger på, at ERP fremover vil blive håndteret i nogle mere agile og fleksible systemer. Norriq har eksempelvis en kunde, som har slanket sin ERP og lagt flere elementer op i et crm-system og SharePoint. Det er for denne kunde meget nemmere at håndtere der end i et stort ERP-system,” fortæller Bo Martinsen.
Han nævner i samme ombæring, at han netop har haft en dialog med en kunde, som stik mod hensigten var begyndt at udvikle på toppen af det skræddersyede system, Norriq havde udviklet til dem.
“Det skal de ikke gøre. For så får de det ERP-monster, som vi kender fra mange virksomheder i dag, og som de til sidst ikke kan kontrollere, fordi de kan blive ved med at udvikle. Det er derfor, jeg tror, at enterprise-kunderne også begynder at kigge den her vej.
De gider ikke et SAP-projekt, der tager tre år at implementere og koster dyrt i konsulenttimer, når de kan få det samme på tre måneder til en stærkt reduceret pris,” afslutter Bo Martinsen.
Fordi der er så meget intelligens i ERP-systemet, ser Bo Martinsen og Norriq mange eksempler på, at virksomheder bruger it-platformen i forbindelse med opkøb.
“Lad os for eksemplets skyld tage en vilkårlig dansk tøjkæde. Der er flere af dem, der vælger at tage til Asien for at sælge deres tøj. Det kan jo være en rigtig god idé. Lad os sige, at den danske tøjkæde gerne vil købe 300 tøjbutikker i Kina.
I stedet for at købe alle butikker og stå med en tøjkæde helt alene på et fremmed marked, køber den danske virksomhed 25 pct. af butikkerne med en option om at købe resten, hvis de har tredoblet indtjeningen på to år.
På den måde får den danske tøjkæde en lokal samarbejdspartner, der kan fortælle dem, hvordan markedet fungerer, og den danske tøjkæde kan omvendt komme med deres ERP-system og få styr på og ensrette alle processer såsom indkøb og administration.
Det er en model, vi ofte ser, og dem, der forstår at udnytte it-platformen på den måde, har en stor fordel i forhold til deres konkurrenter.”
Eksempel: En dansk virksomhed med 300 medarbejdere modtager hver dag et vist antal fakturaer. Uden et særligt workflowsystem skal hver enkelt faktura håndteres manuelt, indscannes, passere gennem et vist antal hænder, inden den kan godkendes og arkiveres.
Med et særligt workflowsystem integreret i virksomhedens samlede ERP-løsning kan hele faktureringsprocessen automatiseres lige fra fakturaen modtages, over godkendelse af de involverede parter, til betaling jf. de angivne betalingsoplysninger.
“Hvis man siger, at det koster 50 kroner at håndtere hver enkelt faktura manuelt, og det er ikke urealistisk,” siger Bo Martinsen, “og virksomheden hvert år modtager ca. 20.000, så er det en millionomkostning. Det siger selv, at en sådan investering hurtigt kan betale sig.
Det gælder ikke bare fakturering, men også indkøb af kontorartikler, indkøb af it-udstyr osv. Der kan laves workflow for mange forskellige processer i den samlede ERP-løsning. Hvis man får styr på det, kan man i princippet nøjes med en meget lille økonomiafdeling, for så klarer systemet resten.”
Microsoft fik i 2012 foretaget en undersøgelse af det danske marked for ERP-løsninger. Konklusionen var blandt andet, at ønsket om en mere mobil tilgang til data er en stor driver på tværs af virksomhedsstørrelse. Og så har det danske online-regnskabsprogram e-conomics fundet solidt fodfæste i særligt SMV-markedet
Der var få overraskelser i den ERP-undersøgelse, Microsoft Danmark fik foretaget i 2012, fortæller Alexander Schadow, Business Group Lead, Microsoft Dynamics. Det var mere en bekræftelse af de hovedstrømninger, alle holder øje med for tiden indenfor ERP-markedet.
“Helt overordnet kan man sige, at det, der driver markedet for øjeblikket – i både mindre og store virksomheder – er, at de leder efter systemer, som er lette at bruge, mere fleksible, og som også gerne økonomisk må være til at betale. Det er nøgletendenserne,” indleder han.
“Vi kan mærke, at noget af det, kunderne søger, er løsninger, hvor de kan spare penge på deres virksomhedsstyring. Det skal selvfølgelig holdes sammen med den generelle udvikling, der har været på markedet med økonomisk krise, men det skal også ses i lyset af den generelle teknologiske udvikling hen mod mere fleksible løsninger.
Kunderne vil gerne køre på standardsystemer kombineret med muligheden for hurtig opstart og en mere mobil tilgang til data via eksempelvis smartphones, tablets og laptops. Der er helt klart sket et skifte der,” siger Alexander Schadow.
Han forklarer, at ønsket om en mere mobil cloud-baseret platform til virksomhedsstyring indtil for nylig primært fandtes hos de små og mellemstore virksomheder, men i dag mærker de også en øget interesse fra større virksomheder.
“De store virksomheder har kørt med løsninger, som ikke har været særligt fleksible. Og det har givet os en åbning i forhold til at kunne tilbyde en mere mobil tilgang. Lad os tage et eksempel med sælgeren, der er afsted på farten og skal på kundebesøg i den modsatte ende af landet. Han vil gerne have en kop kaffe på færgen.
Tidligere skulle han gemme sin kvittering og taste oplysninger ind i et system, når han kom tilbage på kontoret. I dag kan han tage sin telefon, åbne en app, tage et billede af kvitteringen, taste nogle få oplysninger ind på stedet og sende det hele direkte ind i systemet.
På den måde flytter man en proces ud af kerne-ERP-systemet og ind i en mobil-app. Den type løsninger er der mange, der kigger på i øjeblikket, fordi det sparer tid hele vejen rundt i organisationen,” siger Alexander Schadow.
E-conomics har medvind
En af pointerne i Microsofts undersøgelse er, at online-økonomistyringsprogrammet e-conomics har fint fat i det danske marked. Selvom det er en direkte konkurrent til navnlig Microsofts C5-løsning, løfter Alexander Schadow på hatten og anerkender e-conomics styrker.
“Noget af det, e-conomics er lykkedes godt med, er at det er meget nemt at komme i gang med deres system. Man klikker på en knap, og så er man i gang. Det er rigtig attraktivt for især nystartede enmandsvirksomheder, som har brug for en simpel faktureringsløsning.”
“Dem, der skifter over til en anden løsning – eksempelvis os – er dem, der støder ind i begrænsninger i e-conomics, når de gerne vil vokse. Eksempelvis at lagermodulet ikke er omfattende nok, at varestrukturen er blevet for kompleks til systemet, eller at man har brug for en mere specifik løsning til en bestemt branche.
De kan også have problemer med integrationen til eksempelvis Office 365. Generelt gælder det, at jo mere professionaliseret virksomheden bliver, jo mere funktionalitet har de brug for,” slutter Alexander Schadow.
I langt de fleste virksomheder anvender man computerværktøjer og applikationer, når man skal håndtere virksomhedens økonomi (kun et fåtal håndterer det manuelt). I de senere år er brugen af online- eller hostede løsninger steget kraftigt. De fleste virksomheder svarer, at deres nuværende it-løsninger opfylder deres behov.
● Microsoft har en meget stærk position på markedet og er benyttet af næsten 50 pct. af virksomhederne i undersøgelsen. Derudover har Microsofts to største produkter til SMB-markedet, C5 og NAV, den højeste grad af awareness og præference blandt virksomhederne. I de senere år har Microsoft dog fået stigende konkurrence på det danske marked, bl.a. fra E-conomics.
● Kernefunktionalitet såsom bogholderi, fakturering og moms bliver betragtet som strengt nødvendige i virksomhedens økonomiløsning, mens behovet for mere avanceret funktionalitet afhænger af den enkelte virksomheds aktiviteter.
● Pris er en ekstremt vigtig parameter i SMB-markedet. For virksomheder, der er i gang med at overveje at udskifte eller udvikle deres løsning, er de vigtigste ikke-funktionalitetsbestemte parametre (udover pris) mail/Office-integration og steds- samt enhedsuafhængig online-tilgang til systemet. Den vigtigste forskel baseret på virksomhedssegment er, at de mindste virksomheder er mest tilbøjelige til at vælge en onlineløsning og begrunder det med øget brugervenlighed og ønsket om at undgå besvær med installation og setup.
● Den primære kilde til information om økonomiløsninger er beslutningstagernes personlige og professionelle netværk samt virksomhedens it-leverandører. I mindre virksomheder er revisorerne dog influenter for en større gruppe af virksomheder
● Virksomhedsejeren, den adm. direktør og virksomhedens bogholder er hovedinfluenter i næsten alle virksomheder og organisationers købsproces. Men indflydelsen fra it-leverandører er mindre udtalt blandt mindre virksomheder, som til gengæld benytter sig mere af gode råd fra revisorer.
● Flertallet af virksomheder forventer at købe fra en it-leverandør, men virksomheder med 1-5 computere er ligeså tilbøjelige til at købe deres løsning online.
Undersøgelsen er foretaget af IDC for Microsoft i Danmark i 2012.
Undersøgelsen baserer sig på webinterviews med 330 it-beslutnings-tagere og ERP-brugere i virksomheder med 1-50 pc’ere.
