Af Lars Bennetzen, Alt om Data
Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.
Vi lever i en forbundet verden, hvor udveksling af data er noget, vi gør dagligt og uden at tænke over det. Vi sender emails med eller uden vedhæftede filer, og vi bruger messenger-tjenester, hvor der også hyppigt bliver udvekslet filer.
Hvis du har brug for at holde møder online, er der en masse værktøjer til det, og de fleste af dem koster penge. De fleste har også en mere eller mindre begrænset funktionalitet, og enkelte kræver speciel software, for at det virker.
Men Adobe har netop åbnet op for deres tjeneste Acrobat.com, hvor du ganske gratis kan holde onlinemøder med alt dertil hørende i dokumenthåndtering, videokonference og endda deling af dit skærmbillede.
Det bedste af det hele er, at alt den funktionalitet er ganske gratis, Adobe kræver intet af dig for at bruge alle disse faciliteter. Nuvel, træerne vokser ikke ind i himmelen, heller ikke for Acrobat.com.
Der findes en Pro-version af Adobe.com, og den har endnu flere faciliteter. Men det er altså den gratis version som AOD har testet, og som vi hurtigt blev ret begejstrede for.
Let at komme i gang
En af de hindringer, der ofte er med online-samarbejdsværktøjer, er, at de kan være vanskelige at komme i gang med. Der er en relativ høj indlæringskurve, og
mange nye arbejdsmåder du som bruger skal lære.
Men det er ikke tilfældet med Acrobat.com. Når du er logget ind på systemet, bliver du præsenteret for en meget ren grænseflade.
Her kan du skabe nye dokumenter, præsentationer eller regneark, du kan uploade dokumenter, du kan importere og redigere dokumenter, og du kan skabe pdf-dokumenter.
Alle de filer, du har på din Adobe.com, kan du så håndtere, hvilket i denne sammenhæng betyder, at du kan arbejde med dem, dele dem, kopiere dem eller lægge dem ned i en samling.
Du kan også kategorisere filer og naturligvis oprette og redigere samlinger af dokumenter. Det er smart og enkelt, og der gik ikke mange minutter, før vi havde fået fat i arbejdsgangen.
En ting undrede os dog, og det var importfunktionen. Hvor det gik utrolig let at importere og redigere i Word-dokumenter, så kunne vi ikke importere Excel-dokumenter.
Regneark skulle vi altså oprette online – lidt ærgerligt. Vi kunne godt uploade og dele Excel-dokumenter, men vi kunne ikke redigere i dem online.
Dele dokumenter og oprette møder
Nu vi var blevet bekendte med filhåndteringsområdet af vores Acrobat.com, gik vi over til at kigge nærmere på mødefaciliteten. Du inviterer folk til at deltage i mødet via deres email.
Når de har oprettet en Acrobat.com konto, så deltager de ved blot at klikke på det link, du sender dem fra mødeindkaldelsen.
Her er det så for alvor at Acrobat.com bliver spændende. Et nyt vindue bliver åbnet, og her har du så mange muligheder, at det næste svimler for øjnene af dig.
Det første er, at du kan dele din computerskærm med alle, der deltager i mødet. På den måde kan du demonstrere bestemte ting eller måske vise en bestemt internetside.
Du kan også chatte via skrift, eller du kan slå webcam og mikrofon til og snakke direkte med alle deltagerne.
Der er et område til noter, hvor alle kan skrive, og når konferencen er slut, kan du gemme de notater som Word-dokumenter.
Hvis du har behov for et tegnebræt eller et whiteboard, er der også sådan et i Acrobat.com, og her kan mødedeltagerne tegne og notere på livet løs. Endelig kan du også her uploade og dele filer med alle der deltager i mødet.
Der er utrolig mange muligheder i Acrobat.com, og det er forbløffende nemt at arbejde med. Naturligvis er der begrænsninger med en gratis-udgave at Acrobat.com.
Du kan for eksempel være langt flere brugere i møderne på den opgraderede version, og du kan gemme større mængder data online. Men du kan altså komme langt med den gratis udgave, og hvis det er et værktøj, der hjælper dig i dit daglige arbejde, er det også værd at opgradere.