Home » Software » Samarbejd i OneNote
Samarbejd i OneNote

Samarbejd i OneNote

Share

Du kan med fordel anvende Microsoft OneNote 2010 som krumtappen i dit samarbejde med andre, når det handler om at indsamle og strukturere viden og information. Læs her hvordan, I gør!

Ofte kan et ekstra par øjne løfte din ide videre til det næste niveau. I OneNote kan I dele notesbøger, så flere kan tilgå de samme notater. I kan tilmed arbejde sammen på samme tid, så selvom den eller dem du sparrer med, sidder et helt andet sted, kan I arbejde sammen, som om I sad ved siden af hinanden i det samme lokale.

Det er altid rart med sparring, især når du arbejder på nye ideer. Med OneNote er det muligt at dele dine notesbøger med andre OneNote-brugere, enten via netværket eller internettet.

I kan tilmed arbejde sammen samtidig på de samme sider – også selv om den du arbejder sammen med, sidder på den anden side af Jorden! Så kan I anvende OneNote som fælles tavle, mens I taler sammen via telefonen eller Office Live Meeting og på den måde dele informationer og tanker direkte på siden, der ellers skulle være eftersendt via e-mail eller lignende.

Del notesbogen

Du kan dele en hvilken som helst notesbog i OneNote med andre, enten via jeres lokalnetværk, et SharePoint arbejdsområde eller via Windows Live SkyDrive.

Du kan oprette en ny, delt notesbog til formålet ved at vælge Del-fanen | Ny delt notesbog. Giv notesbogen et sigende navn, og vælg, om den skal placeres på din egen computer, på netværket (via et SharePoint arbejdsområde) eller på Windows Live SkyDrive. Sidstnævnte mulighed er ideel, hvis du skal dele notesbogen med personer, der ikke har adgang til jeres lokalnetværk.

Du kan også vælge at dele en eksisterende notesbog ved at vælge Del-fanen | Del denne notesbog.

Så snart du har delt en notesbog, kan du invitere dine kollegaer eller samarbejdspartnere til at åbne notesbogen ved at sende dem en mail med et link til notesbogen.

Via invitationen kan modtagerne åbne den delte notesbog i deres egen OneNote 2010. Nu kan I føje nye sider til notesbogen og nye notater på siderne og synkronisere indholdet af notesbogen mellem jer.

[pt id=’2017340′ size=’large’ link=’file’]

 

Brug OneNote som videnscenter

I kan benytte en delt notesbog i OneNote som f.eks. projektstyringsværktøj for mindre projekter eller som jeres fælles videndelingscenter.
Her kan I udnytte, at I kan trække udklip fra dokumenter, hjemmesider og andre kilder ind i OneNote, ligesom I kan udnytte muligheden for at bygge Wiki-lignende sider med hyperlinks mellem de enkelte sider i notesbogen.

Synkroniser delte notesbøger

Når du deler en notesbog med andre, betyder det, at der ligger en central kopi af notesbogen på en server, som alle ændringer skal synkroniseres med. Husk derfor altid at synkronisere notesbogen, når du er færdig med at tilfølje eller ændre noget, samt når du åbner den. Så er du sikker på, at alle brugere altid har adgang til de nyeste ændringer.

Se også:  Under ferien: Beskyt dit udstyr i ferielandet

Du synkroniserer notesbogen ved at højreklikke på den i navigationsruden og vælge Synkroniser denne notesbog nu eller ved at trykke Shift + F9.

Hvem har ændret, og hvor?

Når flere arbejder i den samme notesbog, kan det være sin sag at holde styr på, hvem der har skrevet hvad, og hvor de nye notater er sat ind. Den nye versionsstyring i OneNote holder styr på alt det, og du kan endda rulle notesbøgerne en eller flere versioner tilbage.

Du kender det sikkert allerede fra de dokumenter, du har samarbejdet med andre om i Word. Var det ikke for Registrer ændringer-funktionen, var det ikke til at holde styr på, hvem der havde ændret hvad. Den fremhæver nemlig ændringerne og registrerer også, hvad der er blevet slettet eller ændret, så det er muligt at genskabe det.

Så snart du deler en notesbog med andre, står du i princippet med den samme udfordring. Næste gang du åbner notesbogen, har dine kollegaer måske hældt en masse ny information på eller ændret noget i notaterne. Men hvad er ændret, og hvem har gjort det?

[pt id=’2017341′ size=’large’ link=’file’]

 

Hvem har ændret?

I OneNote 2010 kan du nemt se, hvem der har skrevet de enkelte noter på siderne i en delt notesbog, samt hvad og hvem der har ændret.
Ud for hver enkelt boks står initialerne på den kollega, der har oprettet boksen. Derved er det nemt at spore ophavsmændene til de enkelte bokse på siderne.

Hvad er tilføjet?

Har en af kollegaerne tilføjet en ny side eller en ny sektion, som du ikke har læst endnu, står navnet på siden eller sektionen med fed skrift i fanerne – ganske som du er vant til med ulæste mails i Outlook.
Så snart du åbner siden eller sektionen, skifter skriften til normal vægt, og du kan nu se, hvem der har op rettet, siden, ved hjælp af initialerne ud for de enkelte bokse på siderne.

Hvad er ændret?

Hver enkelt kollega har sin egen farve, så ud over initialerne finder du også en farvemarkering ud for de enkelte bokse.

Ændrer kollegaerne noget på en allerede eksisterende side, fremhæves deres ændringer med den samme farve, som den der bruges til at markere de bokse, de har oprettet. Samtidig ændres farven på fanebladet for den pågældende side, og sidens navn skrives med fed skrift, for at fremhæve at her er en ændring, du ikke har læst.

Se også:  Microsofts smarte møderumskærm kommer nu til Danmark

Derved er det ikke alene let at opdage, hvor der er rettet, men også hvem der har foretaget rettelserne.

[pt id=’2017342′ size=’large’ link=’file’ html_attrs=’title=”Du kan se initialerne for den kollega der oprindeligt har oprettet en ramme på siden (A). Ændringer markeres med samme farve som kollegaen anvender og så snart der er ændret på en side skifter sidefanen også farve (B). Du kan vælge at få vist alle ændringer for en given periode (C).”‘]

Du kan se initialerne for den kollega, der oprindeligt har oprettet en ramme på siden (A). Ændringer markeres med samme farve, som kollegaen anvender, og så snart der er ændret på en side, skifter sidefanen også farve (B). Du kan vælge at få vist alle ændringer for en given periode (C).

Seneste ændringer

Vil du have et komplet overblik over alle ændringer i notesbøgerne, kan du få det ved hjælp af Seneste ændringer-knappen i Delt notesbog-gruppen på Del-fanen.

Når du klikker på knappen, kan du vælge, hvor langt tilbage du vil have vist ændringer for. Vælger du f.eks. Seneste 7 dage, åbnes Søge-opgaveruden med links til alle de sider, der er blevet ændret den seneste uge.

Versionsstyring

Ganske som med korrektur-funktionen i Word har du mulighed for at gendanne tidligere versioner af en side eller en notesbog ved hjælp af Sideversioner.

Er der gemt flere versioner af den samme side, kan du få vist de enkelte versioner som separate sider i den pågældende sektion i notesbogen ved at vælge Sideversioner-knappen | Sideversioner.

Så vises hver gemt version af siden med en separat sidefane med angivelse af, hvornår siden er oprettet. Du kan så klikke dig rundt mellem de forskellige versioner af siden og slette de sider, du ikke ønsker at gemme, ved at højreklikke på dem og vælge Slet i genvejsmenuen.

Er den nyeste version af siden den, du vil gemme, kan du slette alle irrelevante versioner af siden ved at vælge Sideversioner-knappen | Slet alle versioner i sektionen.

Synkroniseringskonflikter

På samme måde vises begge versioner af en side, hvis der er opstået en synkroniseringskonflikt, hvis f.eks. du selv og en af dine kollegaer har ændret på den samme side nøjagtig samtidig. Du kan så skifte mellem siderne for at gennemgå ændringerne og vælge de rigtige ændringer.

[pt id=’2017344′ size=’large’ link=’file’ html_attrs=’title=”Er der gemt flere versioner af den samme side kan du få vist de enkelte versioner som separate sider i den pågældende sektion i notesbogen ved at vælge Sideversioner-knappen | Sideversioner.”‘]

Er der gemt flere versioner af den samme side, kan du få vist de enkelte versioner som separate sider i den pågældende sektion i notesbogen ved at vælge Sideversioner-knappen | Sideversioner.

Papirkurv

Hver notesbog har nu sin egen papirkurv, hvor du kan gendanne slettede sider fra. Den fungerer på samme måde som papirkurven i Windows.
Du gendanner en side fra papirkurven ved at trække den tilbage i den sektion i notesbogen, hvor den kom fra.

Indholdet i Notesbog-papirkurven slettes automatisk efter 60 dage. Men du kan også tømme den selv ved at vælge Papirkurv til notesbog-knappen | Tøm papirkurv.

Med en delt notesbog er det nemt at indsamle og organisere den baggrundsviden, I har brug for i et konkret projekt.

[pt id=’2017345′ size=’large’ link=’file’ html_attrs=’title=”1 Opret en ny delt notesbogStart med at oprette den nye notesbog ved at vælge Filer-knappen | Ny. Vælg en placering på netværket SharePoint eller SkyDrive som de personer du skal dele notesbogen med også har adgang til. Klik på Opret Notesbog-knappen for at oprette den. Når du har oprettet notesbogen tilbyder OneNote automatisk at maile et link til de personer du vil dele notesbogen med.”‘]

1 Opret en ny, delt notesbogStart med at oprette den nye notesbog ved at vælge Filer-knappen | Ny. Vælg en placering på netværket, SharePoint eller SkyDrive, som de personer du skal dele notesbogen med, også har adgang til. Klik på Opret Notesbog-knappen for at oprette den. Når du har oprettet notesbogen, tilbyder OneNote automatisk at maile et link til de personer, du vil dele notesbogen med.

[pt id=’2017346′ size=’large’ link=’file’ html_attrs=’title=”2 Læg noget i notesbogenSå snart du har oprettet den delte notesbog kan du begynde at trække information ind i den enten ved hjælp af udklip fra dokumenter eller hjemmesider. Du kan også udskrive f.eks. PDF-filer eller regneark direkte til OneNote og på den måde integrere informationer fra mange kilder. Det bedste er at det er muligt at konvertere f.eks. indscannede dokumenter til søgbar tekst.”‘]

2 Læg noget i notesbogenSå snart du har oprettet den delte notesbog, kan du begynde at trække information ind i den, enten ved hjælp af udklip fra dokumenter eller hjemmesider. Du kan også udskrive f.eks. PDF-filer eller regneark direkte til OneNote og på den måde integrere informationer fra mange kilder. Det bedste er, at det er muligt at konvertere f.eks. indscannede dokumenter til søgbar tekst.

[pt id=’2017347′ size=’large’ link=’file’ html_attrs=’title=”3 Gør teksten i billedet søgbarHar du indsat et billede eller en udskrift af f.eks. en PDF-fil kan du som allerede nævnt konvertere teksten i billedet til søgbar tekst ved hjælp af den indbyggede tegngenkendelse i OneNote. Du kan endda kopiere teksten ud af billedet og indsætte den på siden. Højreklik på billedet og vælg Kopier tekst fra denne side af udskriften og indsæt det så et andet sted på siden eller brug det som grundlag for en ny tekst.”‘]

3 Gør teksten i billedet søgbarHar du indsat et billede eller en udskrift af f.eks. en PDF-fil, kan du, som allerede nævnt, konvertere teksten i billedet til søgbar tekst ved hjælp af den indbyggede tegngenkendelse i OneNote. Du kan endda kopiere teksten ud af billedet og indsætte den på siden. Højreklik på billedet, og vælg Kopier tekst fra denne side af udskriften, og indsæt det så et andet sted på siden, eller brug det som grundlag for en ny tekst.

[pt id=’2017348′ size=’large’ link=’file’ html_attrs=’title=”4 Sådan synkroniserer I notesbogenDu kan indsætte links mellem de enkelte sider i notesbogen ved at højreklikke på den side du vil linke til og vælge Kopier hyperlink til denne side. Indsæt hyperlinket på den side du vil linke fra ved hjælp af Udklipsholderen. Husk altid at synkronisere notesbogen ved at højreklikke på den i naviga-tionsruden og vælge Synkroniser denne notesbog nu eller ved at trykke Shift + F9. “‘]

4 Sådan synkroniserer I notesbogenDu kan indsætte links mellem de enkelte sider i notesbogen ved at højreklikke på den side, du vil linke til og vælge Kopier hyperlink til denne side. Indsæt hyperlinket på den side, du vil linke fra ved hjælp af Udklipsholderen. Husk altid at synkronisere notesbogen ved at højreklikke på den i naviga-tionsruden og vælge Synkroniser denne notesbog nu eller ved at trykke Shift + F9.

Har du prøvet andre sky-baserede notesprogrammer, som f.eks. EverNote, ved du allerede, hvor smart det er, at du kan tilgå dine noter uanset, hvor du befinder dig, og uanset om du anvender pc, mobiltelefon, Mac eller iPad.

[pt id=’2017349′ size=’large’ link=’file’ html_attrs=’title=”1 Opret notesbogen i skyenStart med at gå ind på dit SkyDrive og opret en ny OneNote-notesbog. Derefter åbner du notesbogen fra OneNote på din computer ved hjælp af det link du sender til dig selv fra SkyDrive. Nu åbnes notesbogen i OneNote-programmet på din computer og du kan nu skrive i den oprette nye sider og nye sektioner ganske som i enhver anden OneNote-notesbog. Når du synkroniserer den gemmes ændringerne på Skydrive!”‘]

1 Opret notesbogen i skyenStart med at gå ind på dit SkyDrive, og opret en ny OneNote-notesbog. Derefter åbner du notesbogen fra OneNote på din computer ved hjælp af det link, du sender til dig selv fra SkyDrive. Nu åbnes notesbogen i OneNote-programmet på din computer, og du kan nu skrive i den, oprette nye sider og nye sektioner, ganske som i enhver anden OneNote-notesbog. Når du synkroniserer den, gemmes ændringerne på Skydrive!

[pt id=’2017350′ size=’large’ link=’file’ html_attrs=’title=”2 Læs dine notater ligemeget hvor du erFremover kan du åbne notesbogen fra både din computer og fra dit SkyDrive når du er på farten. Du ser de samme noter begge steder og de ændringer du foretager det ene sted kan du se det andet sted. Du kan tilmed dele notesbogen med dine venner og dine kollegaer så I sammen kan opbygge jeres eget lille videnscenter med alle de praktiske informationer projekter ideer og andre ting I har behov for at dele.”‘]

2 Læs dine notater ligemeget hvor du erFremover kan du åbne notesbogen fra både din computer og fra dit SkyDrive, når du er på farten. Du ser de samme noter begge steder, og de ændringer du foretager det ene sted, kan du se det andet sted. Du kan tilmed dele notesbogen med dine venner og dine kollegaer, så I sammen kan opbygge jeres eget lille videnscenter med alle de praktiske informationer, projekter, ideer og andre ting, I har behov for at dele.


TAGS
Guide
Microsoft
Microsoft Office
onenote
skyen
Tips og trick

DEL DENNE
Share


Mest populære
Populære
Nyeste
Tags

Find os på de sociale medier

Modtag dagligt IT-nyhedsbrev

Få gratis tech-nyheder i din mail-indbakke alle hverdage. Læs mere om IT-UPDATE her

Find os på FaceBook

Alt om DATA

Lautrupsgade 7,
DK-2100 København Ø
Telefon: 33 91 28 33
redaktion@altomdata.dk

Datatid TechLife

Lautrupsgade 7,
DK-2100 København Ø
Telefon: 33 91 28 33
redaktion@datatid.dk

Audio Media A/S

CVR nr. 16315648,
Lautrupsgade 7,
DK-2100 København Ø
Telefon: 33 91 28 33
info@audio.dk
Annoncesalg / Prislister:
Lars Bo Jensen: lbj@audio.dk Telefon: 40 80 44 53
Annoncer: Medieinformation


Alt om DATA, Datatid TechLife  © 2020
Privatlivspolitik og cookie information - Audio Media A/S