Home » Internet » Sådan sikrer du, at din mail bliver læst
Sådan sikrer du, at din mail bliver læst

Sådan sikrer du, at din mail bliver læst

Share

Undgå, at dine mails bliver overset. Kend netiketten, og skriv konkret og velformuleret. Her får du opskriften på den gode e-mail – så du er sikker på, at dit budskab bliver læst og forstået

Verdens forbrug af mails skal tælles i milliardklassen, men det elektroniske brev er ikke alene om vores opmærksomhed. Hver dag konkurrerer i gennemsnit 105 mails i indbakken med chat, Facebook og sms’er. I mange indbakker, typisk på vores arbejde, ophobes nemt hundreder af uåbnede mails, fordi mængden af ligegyldige eller for ringe formulerede beskeder vokser eksplosivt.

Vil du have succes med din mail, kræver det, at du ved, hvad du vil fortælle til hvem og hvorfor. Alt for mange afsendere har slet ikke gjort sig tanker om deres budskab, og hvordan modtageren forventes at reagere. Denne uskik er specielt irriterende, når der er tale om mails med flere modtagere, eller mails, som ukritisk bliver videresendt.

At skrive en god mail kræver også korrekt udstyr for eksempel i form af en autosignatur på professionelle mails eller en behagelig og læsbar skrift. Desuden giver det point at overholde de basale regler for netikette, hvilket gælder, uansat om mailen er privat, arbejdsmæssig eller indgår i en mailingliste.

1,9 milliarder mailbrugere i 2013

Selvom et af tidens ikoner, Facebook-grundlæggeren Mark Zuckerberg sidste år erklærede e-mailen for en døende kommunikationsform, så modtager vi hver især stadig i snit 105 mails om dagen. Ifølge analysebureauet The Radicati Group blev det i 2010 til omkring 294 milliarder afsendte mails, og i 2013 er vi 1,9 milliarder brugere.

[pt id=’2020194′ size=’large’ link=’file’]

 

Afsender: Få den rigtige mailadresse

De gratis mailtjenester er fine til privatbrug, men skal du i kontakt med debatredaktionen på en avis eller en person i kommunen, så stopper seriøsiteten ved en mail, som hedder farsfedeferie@gmail.com. Modtageren afkoder ofte ubevidst dit budskab gennem mailadressen, så skift hurtigst muligt til navn.efternavn@gmail.com Professionelt gælder de samme regler. Hvis du ikke har en mail fra dit arbejde, bør du anskaffe dig et domæne, som siger noget om dit firma, og få tilknyttet en enslydende mailadresse. F.eks. www.vinduesmanden.dk og vinduesmanden@mail.dk.

Se også:  Her er de mest populære – og mest misforståede – emojis

BCC og CC: Sådan vælges de

Brug begge dele med omtanke. BCC er for de modtagere, som ikke behøver at kende hinanden, for eksempel i nyhedsbreve, mens CC er for de modtagere, som alle har en direkte interesse i sagen, eksempelvis mails angående et fælles projekt. Husk at fravælge andre, når sagen ikke længere har interesse for dem. Ellers cirkulerer en korrespondance mellem to mennesker i et større forum og genererer mange uvedkommende mails.

Emoticons med måde

Små smileys, hjerter eller blinkende animationer kan være fine i private mails, men brug dem med varsomhed i de professionelle. Medmindre man kender modtager godt, og begge parter er enige om, at det er o.k., så undgå de små humørikoner, også kaldet emoticons.

Autosignatur: god ide

Både professionelt og i privat regi er det høfligt at fortælle, hvem du er. En af metoderne er at oprette en autosignatur, evt. med kontaktoplysninger og logo for din arbejdsplads.

Vedhæftninger: Tjek filstørrelsen

Angiv i emnefeltet, om din mail har vedhæftninger. Det er både høfligt og praktisk. Især hvis modtager læser mails på en smartphone, hvor vedhæftninger er nemme at overse. Gør også dine vedhæftninger så ”lette” som muligt. Ikke alle er lige begejstrede for at få fyldt deres indbakke med tonstunge filer, når de ligger ved poolen i Thailand eller sidder med en elendig netforbindelse i toget. Brug i stedet en fildelingstjeneste som f.eks. SkyDrive, YouSendIt eller Dropbox.

Emnefeltet: Skriv noget sigende

Noget af det første modtageren læser. Da du ikke er alene i chefens, kollegernes eller vennernes indbakke, så fat dig i korthed. Haster det, og modtageren forventes at gøre noget, så skriv det. Din mail kommer til at dø en langsom død, hvis du skriver: ”Hey, gider du lige se på det her?” Skriv i stedet: ”Artikel om e-mails. Tjek for fejl, og returner senest fredag kl. 18”.

Brug samme metode i private mails. Du kan ikke regne med, at folk har oceaner af tid foran skærmen til at åbne og derefter klikke sig videre i en mail, som hedder: ”Smaddersjovt – klik her!” Skriv i stedet: ”Mand bider hund – link til YouTube-video”. Vel er det upersonligt, men modtageren får klar besked om indholdet og dermed en mulighed for at vurdere, hvor højt på prioriteringslisten din mail ligger.

[pt id=’2020195′ size=’large’ link=’file’]

 

Navnet på modtager: Undgå dum fejl

Mange sender ofte en mail uden at tjekke navnet på modtageren. Naturligvis kan du komme til at lave en tastesmutter, men det giver ikke din mail en bedre i chance i kapløbet om Pers opmærksomhed, hvis han hedder Lars.

Se også:  Mails til de forkerte modtagere kan få store konsekvenser

Kære …

Mails anses af mange for at være på linje med et brev, hvilket det juridisk også er. Så er den stilet til alle andre end din 15-årige nevø (som for øvrigt ikke bruger mail), så undgå Twitter-sprog, indforståede sætninger og slang. For de fleste modtagere er tituleringen ”kære” desuden også en standardfrase, som giver budskabet en god og seriøs start, men ”hej” går an til folk, du kender godt.

Få solgt budskabet

Som udgangspunkt skal dit hovedbudskab leveres inden for et par linjer, medmindre det er en længere personlig korrespondance. Del gerne teksten op i bidder og punkter, men angiv altid, hvem der skal gøre hvad og hvornår. Skal modtager reagere på baggrund af din mail, så undgå at lægge flere opgaver eller spørgsmål ind i samme mail. Sandsynligvis har modtager lige så travlt som du og vil nemt komme til at svare eller reagere på det ene og glemme det andet.

Skrift: Drop fødderne

I mange mailprogrammer kan du finjustere skrifttype, baggrundsfarve og skiftstørrelse. Skrifttyper som f.eks. Arial og Verdana er ”uden fødder”, også kalder sans serif. De er lettere at læse på en skærm end skrifttyper med ”fødder” som Times New Roman. Så find en læsbar skrift på mellem 11 og 13 punkt.

Korrektur: Fejl fortæller

Blandt andet Gmail har en korrekturfunktion. Brug den. At lave slå- og kommafejl svarer til at skrive modtagers navn forkert, og det sender et signal om, at du er ligeglad med modtageren.


TAGS
Etikette
Guide
mail
mailbrugere
netikette
Tips og trick

DEL DENNE
Share


Mest populære
Populære
Nyeste
Tags

Find os på de sociale medier

Modtag dagligt IT-nyhedsbrev

Få gratis tech-nyheder i din mail-indbakke alle hverdage. Læs mere om IT-UPDATE her

Find os på FaceBook

AOD/AOD.dk

Brogårdsvej 22
DK-2820 Gentofte
Telefon: 33 91 28 33
redaktion@aod.dk

Audio Media A/S

CVR nr. 16315648,
Brogårdsvej 22
DK-2820 Gentofte
Telefon: 33 91 28 33
info@audio.dk
Annoncesalg:
Lars Bo Jensen: lbj@audio.dk Telefon: 40 80 44 53
Annoncer: Se medieinformation her


AOD/AOD.dk   © 2021
Privatlivspolitik og cookie information - Audio Media A/S