Home » Samfund » Punktlige møder
Punktlige møder

Punktlige møder

Share

Et godt sted at sætte ind med en forankrings- og forandringsproces er punktlighed omkring mødeafholdelse. Sjusk med tiden i forbindelse med møder koster masser af penge i tabt effektivitet.

Hvis møder på din arbejdsplads ikke afholdes punktligt og uden for meget slinger i valsen, er det oftest fordi, du selv bidrager til problemet. Hvornår dukker du eksempelvis selv op til mødet, der er booket til kl. 9?

Sidder du foran pc’en og læser og svarer e-mails, så du først rejser dig i sidste øjeblik og haster ind i mødelokalet kl. 9:00:40 med favnen fuld?

Eller er du faktisk i god tid, men må pænt stå udenfor sammen med mødelederen og de andre, mens I venter på, at andre gør sig færdige med forrige møde, før dit, nu fem minutter forsinkede, møde kan gå i gang?

Hvis du har oplevet den slags i forbindelse med mødeafholdelse, ved du måske også godt, at mødesjusk koster virksomheden penge. Men det kan lade sig gøre at rette ind og få sat det på skinner med enkelte forandringer i virksomhedens mødekultur.

Vejen ud af sjuskemøder er at fokusere på, at de afholdes til den planlagte tid og holder sig inden for rammerne.

Men hvornår er møderne sjuskede? Gode indikatorer på det kan være:

• Der er smalltalk og anekdoter efter mødet er startet.
• Folk træder først ind i lokalet på klokkeslættet eller kommer for sent.
• Mødeoplægget deles ud efter mødet er gået i gang.
• Punkterne på dagsordenen bliver skubbet, fordi der ikke er tid nok.

Forandring og forankring

En mere punktlig mødekultur kræver, at ledelsen eller en af virksomhedens mødeløver, der tit deltager i møder, tager en beslutning og går i gang med at bearbejde holdningen til alle møder i organisationen.

Det kan gøres af den enkelte medarbejder, men langt stærkere vil initiativet være, hvis det forankres i virksomhedskulturen helt fra toppen af.

Forandringen skal få medarbejderne til at opleve værdien af, at møder starter på slaget, og at dagsordenen er præcis og en køreplan, ikke et diskussionsoplæg.

Medarbejderne skal forstå, at møder har samme natur som en deadline. Den skal ikke overskrides, for det påvirker kalenderen for alle deltagere.

I forandringsprocessen må mødeledere og deltagere være forberedt på, at det tager nogle mødeafholdelser for at få det effektive og punktlige møde til at køre ordentligt.

Som konkret arbejdsredskab er der udformningen af en god dagsorden. Herunder følger en række konkrete punkter, der kan behandles mere indgående i et SMARTworker-spor for at nå til punktlige møder.

1. Mind deltagerne om punktlighed

Det begynder med, at du i mødeindkaldelsen skriver, at mødet bliver afholdt punktligt, så hvis deltagerne vil være så venlige at være klar til tiden. Ingen udråbstegn, vi taler pænt til hinanden.

Tonen skal nemlig have et strejf af almindelig høflighed og ”vi er alle sammen lige” for ikke at støde for mange på manchetterne. Men budskabet skal være klart.

2. Send en dagsorden i forvejen

Det er ikke altid, at du kan nå at have en dagsorden klar før, du indkalder mødet, men du skal vænne dig til, at du gennemgår emnerne for mødet først, og så skriver du en dagsorden og tildeler hvert punkt noget tid, som du også skriver på ud for de enkelte punkter.

[pt id=’2008541′ size=’large’ link=’file’]

 

En dagsorden er ikke bare en liste af passende emner, men en decideret køreplan for det arbejde der skal nås, eller det stof der skal gennemgås på mødet. Del den eventuelt også ud på papir til mødet.

3. Gå i gang til tiden

Vær klar fem minutter før mødetidspunktet, så du er sat op og klar til at afvikle mødet, når klokken falder i slag. Hvis ikke alle er på plads, så gør det ikke noget.

Du har et møde, det begynder klokken 9.00, og alle kender dagsordenen – toget kører efter planen. Hvis du ved, at lokalet er optaget lige indtil, så vent udenfor, men vær klar med din pc og dine papirer.

Er lokalet booket ”ryg til ryg”, så book mødet til 9.05. Se på uret, og gå i gang, når tiden er inde uden at vente på, at folk får hyggesnakket færdigt eller rasler med papirer og computere – eller måske slet ikke er kommet endnu!

At der er nogle, som vil føle det noget upassende, vil du nok komme ud for. Men ideen er, uden at du skal være arrogant omkring det, at ”Jeg er voksen og må gå med armbåndsur.” Tiden er vigtig for alle involverede

Se også:  Endelig dukker de lovede Android-apps op i Windows 11

4. Lav møderegler

Præsenter alle deltagerne for mødereglerne, hvor der klart gøres opmærksom på, hvordan mødet afholdes.

Præcist, med tid til punkter, smalltalk før eller efter mødet, hvordan beslutninger træffes osv., afhængig af hvor meget mødeformalia din organisation har i forvejen.

5. Udstil ikke de forsinkede

Dem der lister sig ind fem minutter for sent, ignorerer du bare og kører videre med dit punkt på dagsordenen eller lader den talende person fortsætte sin udredning.

Du behøver ikke sætte den forsinkede ind i, hvor langt I er, og hvad der tales om. Han eller hun har spildt sin egen tid, der er ikke grund til, at vedkommende også spilder andres.

Skriv en god dagsorden

En dagsorden er køreplanen for mødet. Den indeholder kendte elementer og en angivet tid for hvert punkt. Følgende skal med:

• Tidsplan
• Emne
• Ansvarlig

[pt id=’2008540′ size=’large’ link=’file’]

 

Ikke alle punkter kan måske have en ansvarlig på forhånd, men forsøg så vidt muligt at gøre alle punkter til en eller andens ansvar, hvis ikke du selv tager det på dig. Ingen ansvarlig, ingen handling!

Det samme gælder de beslutninger, I tager på mødet! Får I ikke uddelegeret et ansvar og en ansvarlig for at føre beslutningen ud i livet, vil beslutningen blot være en, I har taget – I har det godt med det, og I føler, I har gjort noget vigtigt…

Men der bliver næppe nogensinde gjort noget som helst ved det… hvis altså ikke, I får udpeget en ansvarlig for at føre beslutningen ud i livet. Men det er en hel anden historie, vi altid kan vende tilbage til en anden gang.

Det er vigtigt, at du ikke blot laver en liste af emner, der skal diskuteres på mødet, men en fast plan med tidsangivelser. Denne lille skelnen gør mødelederen i stand til at skrive en plan med tidspunkter.

Tidsangivelserne skal overholdes, for så kan mødet afvikles efter planen, og resten af dagen kan køre uden forskubbelser i deltagernes kalendere.

I første omgang vil du måske have svært ved at nedfælde hvor meget tid, et enkelt punkt kan tage eller bør tage. Men det er en vigtig ting at øve dig på, eftersom du kun bliver god til at vurdere tidsforbruget for et givet punkt ved at gennemføre det i praksis og holde det op mod din oprindelige plan.

[pt id=’2008540′ size=’large’ link=’file’]

 

Det er ikke så problematisk, hvis du estimerer forkert de første par gange. Giver du et punkt for meget tid, kan du altid springe videre i dagsordenen, når emnet er afsluttet.

I sidste ende får deltagerne lov at gå lidt tidligere, og det vil du næppe høre brok for. Møder, der slutter før tid, er altid populære. Så hellere afsætte for meget tid end for lidt!

Efter nogle forsøg bliver du meget bedre til at estimere tidsforbruget, og du kan eventuelt lægge luft ind med vilje, så der er plads til at stoppe fem minutter før.

Hvor meget tid er nok?

Når du skal sætte tid af til punkter, så forbered dig på, at de svære af dem skal henlægges til separate, opfølgende møder frem for at forsøge at krænge alt ind i en mastodont af et møde, der stjæler for meget tid. Det er der få, der har lyst eller tid til.

Du ville næppe sætte 15 minutter af til at lægge f.eks. en detaljeret salgsstrategi, men det ville være nok til at kaste bolden i luften og få sat en ejer på forløbet og måske endda aftalt et strategimøde i nærmeste fremtid.

Hvis du bruger 30 minutter på, at salgschefen diskuterer nuancer i partnerstrategien med en key account manager, så er der nu 15 minutter mindre til dagsordnens næste to punkter.

Slut i stedet af efter 14 minutter med at uddelegere en Handling: Bed salgschefen om at sætte et specifikt strategimøde op i samme uge, måske samme dag, for de berørte deltagere. Afslut punktet, og gå videre. Følg dagsordenen!

Forandring af kulturen

Hvis din virksomhed ikke har for vane at afholde møder på klokkeslæt, eller hvis folk kommer for sent eller småsludrer inde i mødet, så er det fordi, at chefen billiger den indstilling, eller måske værre endnu selv bidrager til problemet ved hellere at ville fortælle anekdoter end at arbejde.

Men hvem får gavn af mødeforsinkelser i forhold til punktlige møder? Spørg dig selv om det, og hvis dine kollegaer er skeptiske, så spørg dem!

Væn dig selv og dine kollegaer til at tænke på et møde som en deadline. Deadlines skal overholdes, ikke overskrides. Når du overskrider den, skubber forsinkelsen jo til en masse andre ting for hver eneste deltager.

Se også:  Windows 11 er designet til fremtidens hybride arbejdsplads

Det går ikke i produktionen, hvorfor går det så i mødekulturen? En vigtig del er, at du som mødeleder træffer en beslutning om varigheden.

Den er måske ikke altid korrekt, men det er ikke nyttigt, at du i stedet vælger at lave en elastikdagsorden, hvor du plastrer dagsordenen til med punkter, der så kan skubbes ind og ud over mødets bagkant, afhængig af hvor godt eller dårligt det går med at få de foranstående punkter behandlet.

[pt id=’2008542′ size=’large’ link=’file’ html_attrs=’title=”En amerikansk undersøgelse dokumenterer at møder og mails er de største – og dermed også dyreste – tidsrøvere. Mails fordi alle bruger dem og møder fordi flere ansatte spilder deres tid samtidig!”‘]

En amerikansk undersøgelse dokumenterer, at møder og mails er de største – og dermed også dyreste – tidsrøvere. Mails fordi alle bruger dem, og møder fordi flere ansatte spilder deres tid samtidig!

Udfordringen kan variere, men du skal stræbe efter at få kollegaer og ansatte til at forstå, at punktlige møder og en god mødekultur, hvor man overholder tiden, er gavnlig for alle parter.

Men det er svært! Alle vil udvikling, men ingen vil forandring, som Søren Kierkegaard engang har sagt!

Kom før tiden

Start med selv at være til mødet fem minutter før tid i stedet for at sidde foran computeren til sidste sekund.

Det er at overvurdere din egen betydning – den e-mail kan nok vente til efter mødet, og hvis ikke, hvorfor skrev du den så ikke fem minutter før? Tænk på et møde som et tog.

Det venter ikke på dig henne på stationen, bare fordi du lige i dag havde svært ved at få spist morgenmad og komme ud ad døren. De andre i toget som mødte op i god tid, vil gerne nå frem til tiden til deres aftaler.

Når du har afholdt et møde efter planen nogle gange, og naturligvis sørget for at fortælle mødedeltagerne på forhånd at du agter at gøre dette, så vil de måske begynde at sætte pris på, at dine møder går efter planen. Hver gang!

Nogle vil måske have lidt problemer med, at de skal sætte et par minutter mere af i forvejen for at nå det. Vi skal jo lige fra den ene bygning til den anden og så videre.

Et godt møde starter med, at alle er på plads og klar på slaget. Starter mødet kl. 9, så betyder det i praksis, at man sætter sig ned på sin plads 8.59, har blok og pen klar 8.59:35 og venter, til den bliver 9.00.

I sidste ende er den effektivitet med til at sikre din og kollegaernes arbejdsplads, fordi I opnår et bedre resultat og ultimativt beholder job og udvikler karrieren. Delagtiggør kollegaerne i den anskuelse.

Smalltalk før og efter

For en del mødedeltagere er det også et godt tidspunkt at få smurt lidt olie i de sociale tandhjul, men det kan stadig lade sig gøre. Det sker bare efter mødet. Eller før.

[pt id=’2008539′ size=’large’ link=’file’]

 

Altså de fem minutter før, man kommer for tidligt. Men det sker ALDRIG, når først klokken har slået. Målet er at få stoppet hyggesnakken UNDER mødet – som jo bekendt begynder kl. 9.00 og ikke 9.05 eller 9.08.

Ved at du selv aktivt deltager i smalltalken før mødet, uden at glemme at holde øje med tiden, viser du også, at tingene ikke er blevet militariserede. Hvis du kaster dit blik på uret nu og da, sender det også et signal om, at du vil være punktlig.

Uha, folk bliver måske lidt trykket af det første gang, især hvis du arbejder i en virksomhed, hvor der er en meget horisontal kultur, og man ikke må være for formel. Men du sender en besked:

”Hej, jeg er voksen og kan klokken!” Det behøver ikke være militaristisk, men måske er der en årsag til, at man i sin tid besluttede at synkronisere urene i hær og flåde. Det er nemlig ret effektivt.

Hvad får du ud af at afvikle møder til tiden?

Højere effektivitet

Et møde der er forsinket, spilder tiden for folk, der har sat den af. Et møde der kører over tid, skubber til deltagernes aktiviteter for resten af arbejdsdagen.

Gladere mødedeltagere

Medarbejdere går til møder med større entusiasme, hvis de har vænnet sig til effektive møder, hvor tiden bruges bedst og mest resultat-orienteret.

[pt id=’2008543′ size=’large’ link=’file’]

 

Bedre deadlinekultur

Har organisationen tit problemer med overholdelse af deadlines, så er møderne et godt sted at begynde en forandringsproces.

For ofte er de første led i en lang proceskæde, der afsluttes med en fast deadline. Overhold de små deadlines, såsom møder, så har I et godt grundlag for at holde resten.


TAGS
dagsorden
møder
ofice
onenoter
Windows

DEL DENNE
Share


Mest populære
Populære
Nyeste
Tags

Find os på de sociale medier

Find os på FaceBook

AOD/AOD.dk

Brogårdsvej 22
DK-2820 Gentofte
Telefon: 33 91 28 33
redaktion@aod.dk

Audio Media A/S

CVR nr. 16315648,
Brogårdsvej 22
DK-2820 Gentofte
Telefon: 33 91 28 33
info@audio.dk
Annoncesalg:
Lars Bo Jensen: lbj@audio.dk Telefon: 40 80 44 53
Annoncer: Se medieinformation her


AOD/AOD.dk   © 2022
Privatlivspolitik og cookie information - Audio Media A/S