Office 365 – mere end blot en kontorpakke

Office 365 – mere end blot en kontorpakke

Share

I dag er Microsoft Office 365 meget mere end en suite af kontorprogrammer. Det er en hel platform af værktøjer til kommunikation og samarbejde på tværs af en virksomheds organisation. Især den relativt nye funktion Teams byder sig nu til som det naturlige omdrejningspunkt for stort set alle medarbejdernes aktiviteter

Der er næppe den kontorbruger i Danmark, der ikke kender Microsoft Office 365. Til gengæld er der givet mange Office 365-brugere, der slet ikke aner, hvad der gemmer sig i den ualmindelig omfattende værktøjskasse, som denne onlineplatform i dag udgør. Word, Excel, Access Powerpoint, OneNote samt Outlook kender vi så udmærket, men hvad med værktøjer som Bookings, Delve, Dynamics 365, Flow, Forms, Power BI, Power Apps, Stream, Teams og Yammer…? Har du hørt om dem endsige anvendt dem…?

For nylig afholdt Atea et seminar hos Microsoft i Lyngby, hvor partnere og forhandlere kunne høre mere om de mange muligheder i disse og ikke mindst høre om koblingen til et af tidens helt store buzzword, nemlig Intelligent Communication, der i dag har afløst Unified Communication.

Derfor var også Polycom med på banen, da blandt andet video conferencing spiller en afgørende rolle for kommunikationen i mange virksomheder. Vigtigt er det dog at understrege, at der ikke er tale om videokonferencer, som vi kendte det for blot få år tilbage, hvor besværligt og komplekst nok var to af de ord, der beskrev teknologien bedst.

Strategisk samarbejde

Udviklingshistorisk går Teams tilbage til 2005, hvor Microsoft lancerede Live Communications Server. Den blev opdateret to år senere til Office Communications Server 2007, hvorefter vi i 2010 så Lync, mens Skype for Business kom til i 2015 og Teams så blev lanceret her i 2017. En af partnerne i dette udviklingsforløb over næsten en snes år har været Polycom, der i 2010 underskrev en strategisk samarbejdsaftale med Microsoft.

I dag understøtter hele Polycoms palet af videokonferenceløsninger således Microsofts teknologier og er i dag fuldt integrérbare i Office 365-konceptet, herunder Teams og Skype for Business. Det kan blandt andet ske via Polycom RealConnect, der giver mulighed for at skabe cloudbaseret videointeraktivitet mellem eksempelvis flere Teams eller såvel Skype for Business brugere som andre standard-baserede endpoints fra blandt andre Cisco.

Planen er, at Skype for Business stille og roligt skal fases ud som selvstændigt brand for i stedet at indgå som en naturlig del af Teams, og den rejse har Polycom dedikeret sig selv til at følge med på. I juli måned annoncerede Polycom således, at RealConnect Service nu understøtter Teams sammen med Polycom Trio Polycom MSR Skype Room-løsningerne.

Se også:  HitFilm Express [TEST]: Tilbyder også chroma key
En platform på 4 solide ben

I dag er der tale om en fuldstændig integreret platform, hvor du eksempelvis benytter Teams og Skype for Business fuldstændig, som du benytter Word eller Outlook. Så egentlig burde Microsoft nok finde et andet navn til Office 365, for platformen består altså i dag af meget mere end blot kontorprogrammer. Den hviler på 4 ben, hvor Office kun er det ene, og SharePoint samt Exchange og Skype for Business er de tre andre. Sideordnet finder vi Teams, der integrerer værktøjerne fra hele paletten.

Ifølge Concept Manager Jørgen Rahbek fra Atea er det ikke nok blot at have adgang til ny teknologi såsom Microsoft Teams. Potentialet udnyttes nemlig kun fuldt ud, når der støttes op med rigtig brugeradfærd og nye arbejdsrutiner.

”Teams er samlingspunkt for kommunikation og samarbejde i – ja som ordet så tydeligt signalerer – teams. Her integreres værktøjerne fra Office, SharePoint, Skype for Business samt eventuelle tredjepartsapplikationer, og hvert team kan sammensætte præcist sin egen værktøjskasse, så den opfylder krav til såvel værktøjer som struktur”, sagde Concept Manager Jørgen Rahbek fra Atea på seminaret. Han pointerede endvidere, at Teams kan håndtere såvel interne medarbejdere i virksomheden som eksterne samarbejdspartnere.

Det er på vej i Teams

For de fleste er en e-mail afsendt via Outlook eller en mødeaftale sat op heri, den naturlige indfaldsvej til kommunikation med en arbejdskollega eller en ekstern samarbejdspartner. Hvis man imidlertid i stedet tager udgangspunkt i Teams, får man ikke blot samme muligheder, men også mulighed for herfra at håndtere al den kommunikation, der knytter sig til en sag eller et projekt.

Ved at benytte Teams er alle i teamet sikre på, det altid er den seneste information og de senest opdaterede dokumenter, der er til rådighed, og det er nemt at få adgang til dem ved f.eks. at tilknytte dem som tabs i skærmbilledet. Teams giver også mulighed for at tilknytte såkaldte connectors til tredjeparts apps, som f.eks. gør det nemt at finde information i CVR-registret eller f.eks. koble sig direkte på virksomhedens salgssystem: Det bliver også muligt at udvikle egent-lige botts, der giver adgang til at benytte data fra eksterne databaser som f.eks. Oracle.

De funktioner, som i dag ligger i Skype for Business, flyttes over i Teams, der på sigt helt vil blive udfaset. Med Teams bliver det blandt andet muligt at optage videomøder i skyen og efterfølgende give adgang til teammedlemmer, som måske ikke kunne deltage i selve mødet. Live Events i Teams, der er i “preview”, vil på samme måde erstatte Skype Meeting Broadcast, som understøtter webcasts med op til 10.000 deltagere, der kan kigge med på et møde.

Se også:  Photoshop Elements 2018 [TEST]: Genvejen til ægte fotoredigering

Automatisk oversættelse bliver ligeledes en del af Teams Live Events, lige som det bliver muligt at benytte virksomhedstelefoni med Teams. Via Direct Routing kobles eksisterende teleudbyder blot op på Microsoft Phone System (Cloud PBX).

Teknologi alene er ikke nok

”Det er imidlertid vigtigt at understrege vigtigheden af, at medarbejderne rent faktisk skal have lyst til at arbejde med ny og smart teknologi. Alene det, at den er tilgængelig, er ikke nok. Men fordelene i Teams, som i dag vil være det helt naturlige omdrejningspunkt for funktionaliteten i Office 365, byder på så mange fordele, at virksomheden ikke behøver have svært ved at argumentere for brugen. Jeg kan blandt andet nævne sådan noget som aggregeret kommunikation og dokumenter, der altid er opdateret med seneste information”, sagde Jørgen Rahbek.

Teams integrerer værktøjer fra hele Office 365-paletten og er et naturligt samlingspunkt for kommunikation og samarbejde både i og udenfor virksomheden.

Han fremhæver, at organisatorisk implementering kræver både planlægning og målrettet fokus for at lykkes. Potentialet i et værktøj som Teams udnyttes nemlig kun fuldt ud, når der støttes op med rigtig brugeradfærd og nye arbejdsrutiner. Det er imidlertid ikke kun brugerne, der vil opleve en række fordele i de daglige arbejdsrutiner, det vil virksomheden som sådan også, idet alle de dokumenter, brugerne uploader til Teams, rent fysisk ligger i Sharepoint. Det gør det lettere for organisationer at efterleve kravene i det nye persondataregulativ.

Fakta om Office 365

Office: Her finder du den velkendte Office-oplevelse, og du er altid på den nyeste version af såvel Office som Office Web Apps. Der er mulighed for Office på såvel tablet som smartphone, og du kan gemme filer sikkert i skyen.

Sharepoint: Her finder du intranet, Team-sites, dokumentbibliotek etc. Der er ekstranet til samarbejdspartnere, sikker dokument- og indholdsdeling, lige som du finder SharePoint til Mobile, apps til iOS og Android samt SharePoint til proces- og forretningsspecifikke løsninger.

Exchange: Byder på op til 100 GB-postkasse og personligt arkiv. Exchange er integreret med Skype, SharePoint samt OneDrive etc. Der er antivirus og spam-beskyttelse samt sikkerhedspolitikker mod datatab både for virksomheden og for brugerne, der selv kan oprette fællespostkasser. Skype for

Business: Her afvikles online videomøder med deling, whiteboard, optagelse af møder etc. Der er chat samt presence på tværs af værktøjerne, og eksterne personer kan deltage i møder uden, at der kræves ekstra licenser. Der findes mobile Apps til iOS og Android.

Teams: Dette er samlingspunkt for kommunikation og samarbejde i teams. Her integreres værktøjerne fra Office, SharePoint, Skype for Business, tredjepart etc. Hvert team sammensætter værktøjskasse og struktur efter de opgaver, der skal løses. Teams kan bestå af både interne og eksterne medlemmer. På tværs af platformen inkluderer Office 365 endvidere værktøjer til understøttelse af identitet, sikkerhed, databeskyttelse og compliance.

Del denne