Home » Andet » Mødeplanlægning
Mødeplanlægning

Mødeplanlægning

Share

Oftest kan det være sin sag at finde ledig tid til et
møde, især når der er mange, der skal deltage. Microsoft Office Outlook
tilbyder en række forskellige værktøjer, der gør det let at planlægge møder med
både få og mange deltagere.

Hvor tit har du ikke brug for lige at vide, hvor en eller flere af dine kollegaer er henne på næste tirsdag eller en anden dag? Det kan være fordi I har et møde med en ekstern samarbejdspartner ude i byen, fordi du er sat til at bestyre en kollegas kalender, mens vedkommende er på ferie, eller fordi du skal finde et godt mødetidspunkt for alle de kollegaer, der skal deltage i et nyt projekt.

Har du brug for at se flere kollegaers kalendere på en gang, kan det løses på to forskellige måder i Microsoft Office Outlook. Er der kun tale om en enkelt eller to kollegaers kalendere, kan du få dem vist ved siden ad hinanden ved at åbne de af kollegaernes kalendere, du har rettigheder til at se.

Skal du derimod arrangere et møde med flere end bare et par af dine kollegaer, kan du med fordel i stedet benytte mødeplanlæggeren i Outlook. Med mødeplanlæggeren kan du finde ledig tid i mange personers kalendere på en gang. Du kan læse mere om mødeplanlæggeren i Quick-guiden Mødeplanlæggeren.

Giv andre lov til at se din kalender

Inden andre kan se din kalender – og du kan se deres – skal du først give de kollegaer, der har behov for det lov til det.

Det gør du ved at højreklikke på din kalender i Navigationsruden i Kalender-sektionen og vælge Egenskaber. Klik derefter på Tilladelser-fanen i Egenskaber for kalender-dialogboksen, og tilføj den bruger, du ønsker at give tilladelse til at se kalenderen. Giv derefter brugeren de nødvendige tilladelser ved hjælp af afkrydsningsfelterne nederst på

Tilladelser-fanen.

Ved hjælp af afkrydsningsfelterne kan du vælge, om den pågældende skal kunne se oplysninger om dine aftaler og kunne oprette nye aftaler eller slette eksisterende. Husk: For at kunne ændre tilladelserne for en given bruger, skal vedkommende være markeret i listen øverst på Tilladelser-fanen.

Skal du se en anden kollegas kalender, er du derfor også nødt til først at bede vedkommende om at give dig lov til at se kalenderen. Det gøres på samme måde, som beskrevet herover og i guiden øverst på næste side.

Åbn en kollegas kalender

Har du kun behov for at se et par af dine kollegaers kalendere sammen med din egen, er den nemmeste løsning at åbne kollegaernes kalendere fra Kalender-sektionen i Microsoft Office Outlook. Husk først at bede de pågældende kollegaer om at give dig adgang til at den.

Derefter tilføjer du dem til din Kalender-sektion ved at klikke på Åbn en delt-linket. Så åbnes Åbn en delt kalender-dialogboksen. Her klikker du på Navn-knappen og finder den pågældende kollegas navn i jeres centrale adresseliste. Du kan ikke benytte personer i din lokale Kontaktpersoner-mappe, kun dem der er oprettet som brugere på jeres server. Dem finder du oftest i den globale adresseliste, eller en adresseliste der hedder det samme som jeres firma.

Har du rettigheder til at se vedkommendes kalender, åbens denne nu side om side med din egen i Kalender-sektionen.

Har du Microsoft Office Outlook 2007, kan du nu lægge din kollegas og din egen kalender over hinanden ved at klikke på den lille pil ud for kollegaens navn på den fane, der sidder øverst på kollegaens kalender. Så kan du se vedkommendes kalender “under” din egen og let få øje på, hvor du og kollegaen har sammenfaldende tidsrum uden aftaler.

Faktisk kan du se flere kollegaers kalendere stablet oven på hinanden på den måde og dermed let finde et godt tidspunkt for et fælles møde med alle kollegaerne.

Se også:  Microsoft er klar med bærbare og tablets til Windows 11

Du slår visningen af kollegaernes kalendere fra ved hjælp af afkrydsningsfelterne i Navigationsruden.

Opret en ny aftale

Fidusen ved at have din og en eller to andre kollegaers kalendere åben side om side eller lagt over hinanden (hvis du har Office Outlook 2007) er, at det er nemt at finde et tidspunkt, hvor I alle sammen har ledig tid i jeres kalendere. Hver kalender har sin egen farve, så det er let at se hvilken kalender, der tilhører hvem. Du kan nu bladre frem og tilbage i begge jeres kalendere ved hjælp af navigationsværktøjerne i Kalender-sektionen og finde det bedste tidspunkt for jeres møde.

Kan du se aftaledetaljerne i dine kollegaers kalendere, kan du samtidig se, om de har et møde ude af huset umiddelbart før det møde, du er ved at arrangere, så du kan tage højde for det i din booking af mødetidspunktet.

Har du rettigheder til at oprette nye aftaler i din kollegas kalender, gøres det ved at dobbeltklikke på starttidspunktet for den nye aftale i kalenderen. Så åbnes Aftale-vinduet, hvor du udfylder detaljerne om aftalen.

Må du ikke oprette nye aftaler i kalenderen, men skal oprette et møde, hvor du også selv deltager, kan du i stedet klikke i din egen kalender og sende aftalen som en mødeinvitation til din kollega. Så kan vedkommende selv acceptere, afvise eller foreslå et andet tidspunkt for mødet. Det er nok langt den mest høfligste måde at gøre det på og bør nok foretrækkes, med mindre du kender din kollega særdeles godt.

Når der skal mange til møde

Det værste ved at skulle arrangere et møde med mange deltagere er at finde et ledigt tidspunkt, hvor alle har størst mulig chance for at kunne deltage.

Her har Microsoft Office Outlook et andet genialt værktøj, der gør det let at finde ledig tid hos samtlige interne deltagere på en gang. For interne deltagere der er oprettet på virksomhedens Exchange-server, kan værktøjet nemlig hente oplysninger om ledig og optaget tid fra den pågældendes kalender. Du kan også medtage eksterne deltagere, men her vil du ikke have mulighed for at få oplysninger om deres ledige og optagede tid.

Værktøjet hedder mødeplanlæggeren og findes som en separat Tidsplan-fane i Møde-vinduet, når du opretter en ny mødeindkaldelse fra Kalender-sektionen i Microsoft Office Outlook 2003. I 2007-versionen åbner du mødeplanlæggeren ved at klikke på Tidsplan-knappen i Vis-gruppen på Møde-fanen.

Angiv de kollegaer, der skal deltage i mødet i listen yderst til venstre. For hver kollega får du nu vist en tidslinje, hvor du kan se, hvorvidt kollegaen er optaget eller er ledig. Er kollegaen optaget, vises det som en blå boks, og er vedkommende ledig, er der ingen boks ud for tidspunktet. Kan mødeplanlæggeren ikke finde oplysnigner om den pågældendes ledige eller optagede tid, vises en stiplet linje i stedet. Det er oftest tilfældet, hvis du har angivet en ekstern ressource, der ikke er bruger på jeres Exchange-server.

Har du tilladelse til at se aftaledetaljer for de enkelte kollegaer, kan dette også vises. Det kan være smart, hvis du skal sikre dig, at den aftale de evt. har før jeres møde, ikke ligger ude i byen, så du skal lægge transporttid ind for vedkommende, inden du fastsætter starttidspunktet for det møde, du er ved at indkalde til.

Start mødeplanlæggeren

Når du skal oprette et nyt møde, starter du med at klikke på Kalender-sektionen. Klik derefter på Ny-knappen yderst til venstre på Standard-værktøjs-linjen, og vælg Mødeindkaldelse i genvejsmenuen.

Nu åbnes Møde-vinduet, hvor du kan angive mødets emne samt en eventuel agenda. Du har også mulighed for at vedhæfte dokumenter til mødeindkaldelsen ved at trække dem over i notatruden nederst i Møde-vinduet. Så optræder vedhæftningen som et ikon i ruden.

Se også:  Windows 11 frigivet – men kun i beta

For at lægge mødet så flest muligt kan deltage, klikker du på Planlæg-fanen i Outlook 2003 og på Tidsplan-knappen i Vis-gruppen på Aftale-fanen i båndet i Outlook 2007.

Her finder du mødeplanlæggeren. Start med at angive de mødedeltagere, du ønsker at invitere med til mødet. Det gøres ved at klikke på det første ledige felt i listen til venstre i mødeplanlæggeren (den hvor der står Klik her for at tilføje et navn).

Du kan også åbne mødeplanlæggeren direkte ved at vælge Handlinger-menuen | Planlæg et møde fra menulinjen i Kalender-sektionen.

Tilføj mødedeltagere

Skriv navnet eller mailadressen på en kollega, der skal deltage i mødet. Så slår mødeplanlæggeren selv vedkommende op og henter oplysninger om vedkommendes optagede og ledige tid fra Exchange-serveren.

Du kan også klikke på Tilføj andre-knappen lige under listen med deltagere og vælge deltagere fra Kontaktpersoner-mappen i Outlook eller fra den fælles adresseliste. Det er smart, hvis du vil tilføje eksterne deltagere fra din Kontaktpersoner-mappen, eller hvis du ikke har held til at finde en kollega blot ved at skrive vedkommendes navn i listen. Når vedkommende er fundet, vises hver enkelt mødedeltagers kalender.

Tilføj ressourcer og mødelokaler

Har i oprettet mødelokaler og eventuelt også ressourcer, som projektorer og videosøjler, i jeres fælles adressekartotek, kan disse også tilføjes til mødeplanlæggeren, så I er sikre på, at de er ledige på mødetidspunktet. Har I flere mødelokaler, kan du med fordel tilføje alle dem, der har en passende størrelse i mødeplanlæggeren. Så vælger mødeplanlæggeren det lokale, der ikke er optaget på det tidspunkt, du ender med at vælge til mødet.

I den forbindelse er det en god ide at markere det pågældende mødelokale eller den ønskede ressource som en ressource i listen. Det gøres ved at klikke på ikonet i kolonnen lige før navnet i listen på mødeplanlæggeren og vælge Ressource i genvejsmenuen.

Prioriter deltagerne

Efterhånden som du tilføjer deltagerne, eller når alle deltagerne er føjet til listen, kan du prioritere, hvilke deltagere der er nødvendige deltagere, og hvilke der er valgfrie deltagere.

Det gøres ved at klikke på ikonet i anden kolonne i listen til venstre i mødeplanlæggeren og vælge enten Nødvendig deltager eller Valgfri deltager. Denne prioritering benytter mødeplanlæggeren, hvis du beder den om selv at finde et godt mødetidspunkt for de valgte deltagere.

Vis kalenderoplysninger

For at få det bedste overblik over kollegaernes aftaler før eller efter det mødetidspunkt, du er på jagt efter, kan du vælge at slå visningen af kalenderoplysninger til. Det gøres ved at klikke på Indstillinger-knappen og vælge Vis kalenderoplysninger.

Find et mødetidspunkt

Nu kan du benytte mødeplanlæggeren til at finde et godt tidspunkt mauelt ved at rulle frem i tidslinjen ved hjælp af rulleskakten under deltagerlisten og finde det tidspunkt, hvor der er færrest deltagere, der er optagede.

Er der mange deltagere, kan det være svært. Så kan du med fordel anvende Næste autotidspunkt-knappen til at finde det mest optimale mødetidspunkt, hvor flest mulige deltagere kan være med til mødet.

Start med at angive den tidligste og seneste dato for mødet i Starttidspunkt- og Sluttidspunkt-felterne samt en omtrentlig varighed af mødet ved hjælp af tidspunkterne ud for de to felter. Klik derefter på Næste autotidspunkt-knappen, så finder mødeplanlæggeren selv det mest optimale tidspunkt.

Du kan ændre på, hvordan mødeplanlæggeren finder det mest optimale mødetidspunkt ved at klikke på Indstillinger-knappen og vælge en af indstillingsmulighederne i Autotidspunkt-undermenuen.

Som standard kan dine kollegaer ikke se din kalender, du skal selv give dem lov.

1. Hvem må se din kalender

[pt id=’2003449′ size=’large’ link=’file’ html_attrs=’title=”Højreklik på din kalender i Navigationsruden i Kalender-sektionen og vælg Egenskaber. Så åbnes Egenskaber for kalender-dialogboksen. Klik på Tilladelser-fanen og vælg den person du vil give lov til at se din kalender øverst på fanen ved at klikke på Tilføj-knappen og vælge vedkommende i jeres centrale adressekartotek. Du kan kun tildele tilladelser til personer der er oprettet på jeres server ikke til personer i din Kontaktpersoner-mappe.”‘]

Højreklik på din kalender i Navigationsruden i Kalender-sektionen, og vælg Egenskaber. Så åbnes Egenskaber for kalender-dialogboksen. Klik på Tilladelser-fanen, og vælg den person, du vil give lov til at se din kalender øverst på fanen ved at klikke på Tilføj-knappen og vælge vedkommende i jeres centrale adressekartotek. Du kan kun tildele tilladelser til personer, der er oprettet på jeres server, ikke til personer i din Kontaktpersoner-mappe.

2. Hvad må de gøre

[pt id=’2003448′ size=’large’ link=’file’ html_attrs=’title=”Sørg for vedkommende er markeret øverst i listen og vælg så hvilke rettigheder den pågældende skal have over din kalender ved hjælp af afkrydsningsfelterne nederst på Tilladelser-fanen. Du kan give personen læse- skrive- slette- og andre tilladelser til din kalender og bestemme hvorvidt kalenderen skal være synlig eller ej. Hvis kollegaen kun skal kunne se din kalender vælger du Detaljerede oplysninger i Læs-gruppen. Så kan vedkommende se alle ikke-private aftaler.”‘]

Sørg for, vedkommende er markeret øverst i listen, og vælg så, hvilke rettigheder den pågældende skal have over din kalender ved hjælp af afkrydsningsfelterne nederst på Tilladelser-fanen. Du kan give personen læse-, skrive-, slette- og andre tilladelser til din kalender og bestemme, hvorvidt kalenderen skal være synlig eller ej. Hvis kollegaen kun skal kunne se din kalender, vælger du Detaljerede oplysninger i Læs-gruppen. Så kan vedkommende se alle ikke-private aftaler.

3. Stedfortrædere

[pt id=’2003453′ size=’large’ link=’file’ html_attrs=’title=”Skal kollegaen passe din kalender og indbakke mens du er på ferie kan du i stedet benytte stedfortræder-funktionen ved at vælge Funktioner-menuen | Indstillinger og klikke på Stedfortrædere-fanen. Tilføj kollegaen ved at klikke på Tilføj-knappen og den pågældende fra adressekartoteket. Giv derefter tilladelser for hvad den pågældende må ved at klikke på liste-knapperne ud for de forskellige Outlook-sektioner.”‘]

Skal kollegaen passe din kalender og indbakke, mens du er på ferie, kan du i stedet benytte stedfortræder-funktionen ved at vælge Funktioner-menuen | Indstillinger og klikke på Stedfortrædere-fanen. Tilføj kollegaen ved at klikke på Tilføj-knappen og den pågældende fra adressekartoteket. Giv derefter tilladelser for, hvad den pågældende må ved at klikke på liste-knapperne ud for de forskellige Outlook-sektioner.

Mødeplanlæggeren har mange små finesser. Her er et par stykker af dem.

1. Prioriter deltagerne

[pt id=’2003445′ size=’large’ link=’file’ html_attrs=’title=”Du kan vælge hvor vigtigt det er at de enkelte deltagere er med til mødet ligesom du kan angive at den pågældende deltager er en ressource. Disse informationer benytter mødeplanlæggeren til at finde det bedste tidspunkt.”‘]

Du kan vælge, hvor vigtigt det er, at de enkelte deltagere er med til mødet, ligesom du kan angive, at den pågældende deltager er en ressource. Disse informationer benytter mødeplanlæggeren til at finde det bedste tidspunkt.

2. Mødeindkaldelse eller ej

[pt id=’2003446′ size=’large’ link=’file’ html_attrs=’title=”I princippet behøver du kun sende mødeindkaldelser pr. mail til eksterne deltagere. Interne deltagere kan du oprette mødet hos direkte i deres kalender. Det er dog en god skik at sende mødeindkaldelsen pr. mail til alle.”‘]

I princippet behøver du kun sende mødeindkaldelser pr. mail til eksterne deltagere. Interne deltagere kan du oprette mødet hos direkte i deres kalender. Det er dog en god skik at sende mødeindkaldelsen pr. mail til alle.

3.Tilpas AutoPick

[pt id=’2003447′ size=’large’ link=’file’ html_attrs=’title=”Du kan tilpasse den måde AutoPick-funktionen finder ledige mødetidspunkter på. Som standard får den så mange deltager med som muligt samt mindst en ressource. Det er genialt til at finde et ledigt mødelokale med.”‘]

Du kan tilpasse den måde, AutoPick-funktionen finder ledige mødetidspunkter på. Som standard får den så mange deltager med som muligt samt mindst en ressource. Det er genialt til at finde et ledigt mødelokale med.

Du kan se flere kalendere side om side i Outlook 2003. I 2007-versionen kan du tilmed lægge dem over hinanden.

[pt id=’2003442′ size=’large’ link=’file’ html_attrs=’title=”A. Egen farveHver kalender har sin egen farve. På den måde er det let at kende forskel på de forskellige kalendere i visningen. Du slår visningen af de enkelte kalendere til og fra ved hjælp af afkrydsningsfelterne i Navigationsruden.B. Find en datoDu kan bladre på én gang i alle de kalendere du har åbnet ved hjælp af navigationsværktøjerne i Navigationsruden i Kalender-sektionen.C. Åbn enkollegas kalenderDu kan åbne en kollegas kalender ved at klikke på Åbn en delt kalender-linket i Navigationsruden i Kalender-sektionen.D. Skift visningDu skifter visning på alle kalendere på en gang ved hjælp af visningsknapperne på Standard-værktøjslinjen. Du kan ikke anvende forskellige visninger på de åbne kalendere.E. Læg kalenderneover hinandenKlik på pile-knappen på kalender-fanen for at lægge kalenderne over hinanden (kræver Office 2007). Klik på pile-knappen igen for at få vist kalenderne side om side.”‘]

A. Egen farveHver kalender har sin egen farve. På den måde er det let at kende forskel på de forskellige kalendere i visningen. Du slår visningen af de enkelte kalendere til og fra ved hjælp af afkrydsningsfelterne i Navigationsruden.B. Find en datoDu kan bladre på én gang i alle de kalendere, du har åbnet ved hjælp af navigationsværktøjerne i Navigationsruden i Kalender-sektionen.C. Åbn enkollegas kalenderDu kan åbne en kollegas kalender ved at klikke på Åbn en delt kalender-linket i Navigationsruden i Kalender-sektionen.D. Skift visningDu skifter visning på alle kalendere på en gang ved hjælp af visningsknapperne på Standard-værktøjslinjen. Du kan ikke anvende forskellige visninger på de åbne kalendere.E. Læg kalenderneover hinandenKlik på pile-knappen på kalender-fanen for at lægge kalenderne over hinanden (kræver Office 2007). Klik på pile-knappen igen for at få vist kalenderne side om side.


TAGS
Guide
kalender
Microsoft
Mødeplanlægning
Office
Outlook
Tips og trick

DEL DENNE
Share


Mest populære
Populære
Nyeste
Tags

Find os på de sociale medier

Modtag dagligt IT-nyhedsbrev

Få gratis tech-nyheder i din mail-indbakke alle hverdage. Læs mere om IT-UPDATE her

Find os på FaceBook

AOD/AOD.dk

Brogårdsvej 22
DK-2820 Gentofte
Telefon: 33 91 28 33
redaktion@aod.dk

Audio Media A/S

CVR nr. 16315648,
Brogårdsvej 22
DK-2820 Gentofte
Telefon: 33 91 28 33
info@audio.dk
Annoncesalg:
Lars Bo Jensen: lbj@audio.dk Telefon: 40 80 44 53
Annoncer: Se medieinformation her


AOD/AOD.dk   © 2021
Privatlivspolitik og cookie information - Audio Media A/S