Af Rasmus Elm Rasmussen, Alt om Data
Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.
Morten Marquard, udviklings- direktør hos softwarevirksomheden Exformatics, vender næsten det hvide ud af øjne- ne efter at have smagt på sætningen.
Det, han taler om, er på samme tid banalt og revolutionerende: vores omgang med e-mails, især interne mails. Men det skal vise sig, at det er svært at tale isoleret om interne e-mails, fordi samtalen næsten uvægerligt kommer til at handle om e-mails i almindelighed. Og fællesnævneren er, at e-mails meget, meget nemt kommer til at virke som en distraherende og stressende tidsrøver af kolossale dimensioner, når man betænker, hvor mange mennesker i store organisationer der hver morgen begynder dagen med at tjekke deres mails …
Men for at begynde med begyndelsen så meddelte Exformatics ledelse kort før jul, at fra den 1. januar i år skulle det være slut med at skrive alenlange interne e-mail-korrespondancer, et hav af mere eller mindre irrelevante cc-mails og korte påmindelser med videre.
Alternativet til interne e-mails er at flytte kommunikationen ind i intranettet, så medarbejderne sparer tid ved ikke at skulle skifte kontekst fra deres arbejde til e-mail-programmet og tilbage igen.
»Vi vil erstatte den elektroniske post med det, som vi kalder en aktivitetsstrøm. Det er notifikationer, informationer, bemærkninger med videre, der relaterer sig til en konkret opgave eller aktivitet. Det betyder også, at vores aktivitetsstrøm er integreret i vores eget intranet, så man uden videre knytter kommentarer, deler links og anden viden i midten af skærmbilledet, hvor man i forvejen udfører det meste af arbejdet. Al den korrespondance, der knytter sig til et bestemt projekt, skal kunne findes i det relevante projektstyringssystem, således at alle, der arbejder med projektet, har adgang til de samme informationer,« siger udviklingsdirektør i Exdformatics, Morten Marquard.
Stress og spildtid
Baggrunden var, at ledelsen igennem mindst et år havde konstateret, at der blev sendt alt for mange interne mails.
»Vi registrerede simpelthen omfanget af interne mails, og vi kunne ikke forstå, at det var så højt. Vores projektstyringssystemer har jo indbygget platforme til at kommunikere på, men de blev ofte ikke brugt. Vi mente også, at alle disse unødvendige e-mails stjal for meget tid. Og latent var de med til at stresse medarbejderne,« siger Morten Marquard.
»Vi bruger uforholdsmæssigt lang tid på at læse, tænke over og besvare e-mails, der kunne være klaret langt hurtigere og mere effektivt ansigt til ansigt, i aktivitetsstrømmen, på chat eller via vores dertil indrettede opgavebegreb. Det vil vi nu gøre op med helt og holdent og dropper e-mails internt. Eksternt er vi nødt til fortsat at kunne besvare henvendelser fra kunder og leverandører ad den vej.«
»Det er også meget mere praktisk for medarbejderne, at de ikke skal lave alle disse unødige context-switch fra et projekt og over til mailsystemet. Dels stjæler det tid, og dels stresser det også medarbejderne,« siger Morten Marquard.
»Det er vores erfaring, at alt for mange interne e-mails vakler et sted mellem FYI og deciderede opgaver. Og det er min egen erfaring, at e-mails i almindelighed er en kolossal tidsrøver. Det første folk gør om morgenen på arbejdet, er at tjekke deres e-mail. Og der er næsten altid noget, som lige skal læses, eller noget, man lige kunne sende videre – med en illusion om, at så er man allerede i gang med at arbejde,« fortsætter han.
Så tilføjer han, at man burde indføre en it-politik, der siger: Ingen e-mails før klokken … 12 for eksempel. I stedet skulle folk begynde at arbejde – rigtigt – med de vigtigste ting, når de møder om morgenen. Og senere kunne de så tjekke mails.
»Jeg synes også, man burde indføre, at de automatsvar, medarbejderne sætter op, når de er på ferie, skulle se sådan her ud: Jeg er på ferie, og alle e-mails, der er modtaget i min ferieperiode, bliver slettet, når jeg vender tilbage. Hvis du vil i kontakt med mig, så henvend dig efter d.d. – eller kontakt min kollega NN. Det ville være reelt, og det ville spare medarbejderne for en masse besvær.«
Gode erfaringer
Medarbejderne hos Exformatics var målløse ved beskeden om at forbyde interne mails og sagde, at det kunne simpelthen ikke lade sig gøre, uden at det ville få alvorlige konsekvenser for arbejdet. Men en måned senere var de blevet klogere. En måned senere, da Alt om DATA spørger om udfaldet af forsøget, siger Marquard, at det er gået over al forventning.
Nedenstående følger en række typiske citater fra evalueringen. »Det er cool ikke at sende mails – jeg går meget op i det. Strømmen fungerer rigtig godt. Jeg sender færre e-mails, og kvaliteten af de sendte er øget. En erstatning er flere telefonsamtaler med kunderne, hvilket er positivt.« (Joachim Hansson, salgschef).
»Jeg var overrasket over at få det at vide – skeptisk. Det er en ny måde at arbejde med kommunikation. Jeg forventede, at det ville blive mere kaotisk – som at råbe ud i et forum uden fokus. Jeg indså dog, at det er en anden måde at kommunikere på. Det er superstærkt, at kommunikationen om en given sag eller aktivitet foregår på sagen.« (Jesper Blak Møller, senior project manager).
»Før forsøget tænkte jeg, at det aldrig kommer til at fungere, for det er så indgroet at bruge mails. Men det er faktisk rart at få sine opgaver via intranettet – for så er det leveret det rigtige sted med de rigtige oplysninger på en sag, frem for at det figurerer i en mail i en anden kontekst.« (Hanne Baade- Pedersen, salgskonsulent).
»Da jeg kom tilbage efter at have været syg, var det rart, at det ikke var til en fyldt indbakke. Jeg tager gerne e-mail-fri februar.« (Marianne Enevold, customer relations).
»Jeg var meget, meget skeptisk over e-mail-fri januar, men jeg er overrasket over effekten: For det første bruger vi vores intranet meget mere, og for det andet bliver jeg ikke stresset af mails, der popper op på mobilen. Der er stadig behov for mails primært eksternt, men også i visse tilfælde internt, bare i en stærkt nedbarberet mængde i forhold til før.« (Aja Bugge, projektleder).
»Jeg var lidt bange for, hvordan det skulle gå. Det var ikke noget større problem. Min mailbakke mindskedes fra cirka 60-70 mails om dagen til 5-10. Alt ender i aktivitetsstyringen.« (Martin Bruce, udvikler).
Fremtiden
En overraskende sidegevinst ved forsøget har været, at ikke alene forsvandt de interne e-mails, men det viste sig i januar, at Exformatics også sendte færre eksterne mails.
»Og de mails, vi faktisk sender, er af en bedre kvalitet, de er mere gennemarbejdede og velovervejede. Det er en overraskende sidegevinst ved vores forsøg, men det viser mig, at e-mails i sig rummer en fare for en sløset måde at kommunikere på. Og en fare for at spilde mængder af tid,« siger Morten Marquard.
Morten Marquard mener, at Exformatics også kan bruge erfaringerne fra januar over for kunderne.
»Vi har som mål, at vi skal være med til at effektivisere arbejdsgangene og øge videndelingen hos vores kunder. At begrænse e-mail-syndfloden og få al kundens samlede erfaring og viden derind, hvor det sker og kan genfindes – det er en væsentlig del af vores kerneforretning. Og så viser erfaringen fra januar, vores medarbejderes udmeldinger og de tørre tal, at det har været en bragende succes at tage egen medicin.«
Det gode spørgsmål til sidst er naturligvis, om Exformatics så vil fortsætte med at tage medicinen?
»Ja, naturligvis vil vi det, men ledelsen vil ikke udstede nogen ordre om det. Vi vil bare vente og se tiden an, og så håber og forventer vi, at medarbejderne af sig selv vil fortsætte med ikke at skrive interne e-mails. Vi kan allerede nu se, at det faktisk virker,« siger Morten Marquard.
[themepacific_accordion_section title="Fakta"]
Exformatics
[/themepacific_accordion_section][/themepacific_accordion]