Af Karen Fredslund Ellegaard, Alt om Data
Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.
Mange virksomheder nævner ofte planlægning og transparent information som kritiske succesfaktorer for at bringe projekter sikkert og økonomisk fornuftigt i mål.
Her er onlineværktøjer vejen frem. En af de åbenlyse gevinster ved onlineydelser handler om at sikre, at alle samarbejdspartnere har den seneste information, de seneste planer og de seneste statusrapporter.
Det er tidsbesparende og modtages positivt blandt brugerne: »Alt er samlet på ét sted – dokumenter, budgetter og planer tilgængeligt for de involverede. Det er enkelt, omkostningseffektivt og funktionelt.
Og fordi det hele foregår ”i skyen”, skal de ikke tænke på selv at installere, opdatere eller opgradere hardware,« siger Peter Jensen, salgsdirektør i Projectplace.
Spar og tjen
Projectplace har foretaget beregninger på, hvor meget der egentlig er at spare – eller tjene – ved for eksempel at afholde blot 10 procent af en virksomheds samlede mødeaktivitet online.
Med den integrerede online-mødefunktion i Projectplace-regi kan der køres møder og videokonferencer direkte over nettet.
Deltagerne kan sidde forskellige steder i verden og se hinanden, tale sammen og dele information via deres skærme.
»Som eksempel har vi taget udgangspunkt i en virksomhed, hvor 25 af de ansatte deltager på gennemsnitligt fem møder af to timers varighed om ugen.
Vi har sat som forudsætning, at en realistisk reduktion af rejseomkostninger og rejsetid ved at tage nogle af disse møder online er 15 procent,« siger Peter Jensen.
»Ved en forsigtig reduktion i rejsetid og rejseomkostninger som følge af øget brug af onlinemøder kan virksomheden spare knap 850.000 kroner om året.
En flatrate-aftale (ubegrænset brug og ingen øvre grænse på antal igangsatte projekter) koster cirka 130.000 kroner for 25 brugere. Det betyder en besparelse – eller sagt på en anden måde: en indtjening – på omkring 720.000 kroner hvert år.
Man kan spørge sig selv, om der er nogen, der har råd til at lade være,« lyder det fra Peter Jensen.
»Nogle virksomheder kan have svært ved at reducere omkostningerne på én gang. Men fordi man bliver mere effektiv i sin mødeafholdelse og derved reducerer den totale mødetid, vil man stadig spare mange penge,« konstaterer Peter Jensen.
I gang med det samme
Fordelen med Projectplace er, at man kan begynde med det samme uden installationer eller implementeringsomkostninger.
Det eneste krav er internetforbindelse. Eksempelvis åbner en virksomhed et projekt. Projektlederen inviterer deltagerne spredt i forskellige lande via en e-mail.
Der oprettes en brugerkonto med eget password. Deltagerne i projektet lægger opgaver og beskrivelser ind, hvorefter projektet kører i en tidslinje.
Peter Jensen anbefaler, at deltagerne ved første projektmøde mødes fysisk, hilser på hinanden og får sat ansigter på de enkelte deltagere samt præsenteres for projektet. Herefter kan møderne holdes online.
»Det er perfekt for projektgrupper, som er geografisk adskilt,« understreger Peter Jensen.
Inspirationen
Siden 1998 har Projectplace stået bag udviklingen af online-projektværktøjer inspireret af social projektledelse.
I dag er servicen tilgængelig på syv sprog: engelsk, svensk, norsk, dansk, hollandsk, tysk og fransk. Virksomheden har hovedkontor i Stockholm og lokale kontorer i København, Oslo, Frankfurt og Amsterdam.7
Peter Jensen er dansk salgsdirektør på kontoret, der endvidere beskæftiger en marketing manager og fire salgsmedarbejdere.
I Danmark har Projectplace cirka 100 kunder, heraf mange banker og en lang række virksomheder. Blandt kunderne kan nævnes Odense Kommune, SAS Institute og Nordea.
Projectplace International blev i 2009 købt af tre ventureselskaber med et ejerskab på 30 procent hver. De resterende 10 procent af Projectplace International er ejet af medlemmer af ledelsesteamet.