Artikel top billede

(Foto: Computerworld)

Hold kontakten med dine kolleger, mens du sidder hjemme

Hvad skal du bruge for ikke helt at miste kontakten med dine kolleger, når du har flyttet kontoret hjem i privaten?.

Af Rasmus Elm Rasmussen, Alt om Data

Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.

Nu sidder du derhjemme og passer dit arbejde – ligesom tusindvis af andre danskere. Men der mangler noget; du har svært ved at holde kontakten til dine kolleger. I kan ringe sammen, men hvordan skal I kunne arbejde sammen, når der ikke er adgang til arbejdspladsens server og mailsystem?

Mange store virksomheder har en velfungerende hjemmeløsning parat til deres medarbejdere. Men for små virksomheder med få medarbejdere og en basal it-infrastruktur bliver kommunikationen og samarbejdet forstyrret af den geografiske adskillelse.

Det skal være billigt

En løsning på den udfordring skal være enkel og billig. Mange små virksomheder er presset på økonomien og har ikke råd til at sætte større it-investeringer i gang. Desuden skal det være en løsning, som kan tages i brug med det samme og uden at skulle involvere teknisk bistand udefra.

Lad os slå det fast med det samme: Alting kan ikke blive, præcis ligesom når man sidder på kontoret. I hvert fald ikke for alle virksomheder. Økonomi-, ordre- og kundesystemer kan være en udfordring. I dag benytter mange virksomheder dog skybaserede ERP-systemer. For eksempel er E-conomics, som nok er Danmarks mest populære økonomisystem til små og mellemstore virksomheder, en ren onlinetjeneste. Alle medarbejdere med et brugernavn og en adgangskode kan arbejde hjemmefra på sådan et system.

Midlertidig server i skyen

Så er det nemmere at løse udfordringen med manglende kommunikation og manglende serveradgang. Den oplagte løsning her kommer fra Microsoft. Hvis alle relevante medarbejdere benytter produktivitetsplatformen Office 365, er det en smal sag at åbne et virtuelt kontor.

Ud over standardprogrammerne Word, Excel og PowerPoint indeholder denne pakke også skylagret OneDrive med 1 TB lager samt kommunikationsværktøjet Teams.

I OneDrive kan virksomheden replikere de vigtigste mapper fra den lokale server (reelt bruger man kun et begrænset antal overmapper) og dermed lægge dem op i skyen, så alle medarbejdere har adgang til dem hjemmefra. Når medarbejderne kobler deres pc på Office 365, vil OneDrive-mapperne på Windows-computere være synlige i Stifinder og kunne bruges stort set som enhver anden mappe på brugerens hjemmecomputer.

Problemløst er det dog ikke. Lagring og hentning af filer i OneDrive kan – selvom man aldrig hører om det fra Microsoft – være plaget af forsinkelser. Man skal ikke regne med, at alt er synkroniseret på tværs af alle computere i løbet af et splitsekund. Afhængigt af filernes størrelse kan der gå fra sekunder til minutter, før ændringer er slået igennem ude hos alle klienter.

En anden udfordring kan være, at 1 TB pr. bruger ikke er nok. I så fald kan man tilkøbe for eksempel 5 TB årligt pr. medarbejder for 799 kroner. Den pris skal lægges oven i prisen for en Office 365 Business Premium på 944 kroner årligt pr. medarbejder. Hvis man nøjes med at benytte Office-applikationer som Word, Excel og PowerPoint i browserversionerne er prisen ”kun” 378 kroner, men det kan ikke anbefales i denne sammenhæng.

Måske kender du Skype. Business-versionen af dette messenger- og møde/telefoni-program ligger nu i Teams. Det er en avanceret mødeplatform, der kan meget mere, end de fleste små virksomheder har brug for. Det fungerer som regel fremragende inden for en virksomheds rammer, hvor alle er på samme konto. Men det er modvilligt, når man prøver at etablere samtaler og møder med kunder, freelancere og andre uden for virksomhedens rammer – i hvert fald uden hjælp fra eksterne supportere. Så er du advaret.

Undgå synkroniseringsfejl

Heldigvis er der gode og prisfornuftige alternativer til virksomheder, som ikke benytter Office 365, men for eksempel tidligere har købt en Microsoft Office-pakke til fast installation.

Vores erfaringer er, at Dropbox kan fungere udmærket som midlertidig erstatning for en lokal server. Denne tjeneste ligger også i skyen, og der kan forekomme forsinkelser ved ændringer af filer, men det er ikke vores oplevelse, at forsinkelserne er så voldsomme, at det kan føre til versionsforvirring (hvis en fil åbnes, før de sidste ændringer er synkroniseret). Vær dog opmærksom på dette, hvis forbindelsen fra dit hjemmekontor er langsom – hvis du for eksempel sidder i et sommerhus uden fast internet, hvor du er tvunget til en dårlig mobilnetforbindelse.

Med Dropbox bør du vælge den såkaldte selektive synkronisering – den er beskrevet her. Årsagen er, at alle filer i din Dropbox også gemmes på din pc’s harddisk, så du har adgang til dem, selvom du skulle være offline. Men hvis man etablerer en reserve-server på Dropbox med store mængder data, så vil harddisken på din computer hurtigt blive fyldt helt op, hvis du ikke har selektiv synkronisering.

Dropbox fås i en række prisplaner. Og du slipper nok ikke for at betale, for gratisversionen, Basic, rummer kun 2 GB. Hvis du vælger versionen Professional, får du 3 TB for 1790 kroner årligt pr. bruger. Men er der er tale om en virksomhed, bør man vælge en ”Teams”-løsning. Den dyreste er Advanced med ubegrænset lagerplads for 1611 kroner pr. bruger.

Googles univers

Et andet godt alternativ er at omfavne Googles univers. Mange små virksomheder benytter forvejen Gmail som mailserver – selvom e-mail-adresserne ikke hedder noget med @gmail.

Googles svar på OneDrive hedder Google Drev (Drive, hvis du benytter den engelsksprogede version). Den fungerer stort set på samme måde som Dropbox. Desuden tilbyder Google ligesom Microsoft applikationer, der kan køre i en browser – til tekst, præsentationer, regneark osv. Med Googles applikationer kan flere personer endda arbejde samtidig i det samme dokument – ret smart. Alt dette kan du få gratis inklusive 15 GB lagerplads.

Men skal hele den lille virksomhed kobles sammen i Googles miljø, skal du tage springet til Google G Suite, der er en onlinependant til Office 365 – ikke helt så avanceret, men stadig brugbar (for ikke alle har brug for noget avanceret).

Her får du også Google Hangouts Chat og Google Hangouts Meet, der er en chat-applikation og en videomøde-applikation. Og så er du jo dækket helt ind.

G Suite fås i forskellige versioner. En god mellemløsning er Business-versionen, der koster cirka 838 kroner om året. Her får du ud over de mange applikationer også ubegrænset lagerplads i skyen – dog kun 1 TB pr. bruger, hvis der er færre end 5 brugere på kontoen.

Kontakten kan holdes

Der er reelt ikke andre alternativer til Microsoft Office 365 end Google G Suite, hvis du går efter komplette løsninger, som kan sikre, at arbejdspladsen stadig hænger godt sammen. Men der findes mange andre måder at holde møder på, klik her.

Med andre ord: Du kan næsten få samme funktionalitet derhjemme som på kontoret, og du har mulighed for at opretholde god kontakt med kollegerne. Det eneste, der mangler, er den hyggelige snak over frokostbordet. Det vil trods alt kræve lidt for meget teknologi til at fungere for den lille eller mellemstore virksomhed. Men det kunne da fixes, hvis du insisterer …