Guide: Ryd op og tag en backup

Af Natasja Broström, Alt om Data

Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.

Der er ingen grund til at miste data. I den perfekte verden har du allerede en omfattende plan på plads med mindst en sikkerhedskopi (og helst to eller tre, hver især isoleret fra den anden). En af disse bør ideelt set gemmes online, så du dermed også har en billig, rigelig og let tilgængelig skybaseret lagring af data på et sted, som er fysisk adskilt fra din pc.

Er du endnu ikke kommet i gang med at udforske de mange fordele ved at sikkerhedskopiere dine vigtige dokumenter, fotos og andre data til skyen, så vil denne vejledning hjælpe dig med at vælge den rigtige udbyder af onlinelagerpladser i forhold til dine behov.

Der er også gode råd til dig, som allerede er godt på plads i skyen. For eksempel vil du finde ud af, hvordan du trimmer dine data for at maksimere den ledige plads, og du får gode tips til at administrere dit onlinelager.

Hvis du er utryg ved at overlade vigtige data til en tredjepartsleverandør, så gennemgår vi også en række muligheder for en skylignende backup med de fordele, det kan have. For eksempel at have adgang fra hvor som helst og muligheden for at synkronisere mellem flere computere hjemme hos dig selv.

Start med at rydde op

Få orden på de filer og mapper, som skal sikkerhedskopieres. Så sparer du både tid og plads, og processen går hurtigere.

Sandsynligvis har du ikke uanede mænger GB til rådighed i dit onlinelager. Især ikke, hvis du har en gratis løsning. Derfor er det fornuftigt at gennemgå filer og mapper, du vil sikkerhedskopiere, før du begynder at lægge data op i skyen.

Omhyggelig nedbarbering giver dig ikke blot mere plads at arbejde med, det fremskynder også den bagvedliggende sikkerhedskopiering, da færre data skal uploades. Vi gennemgår ikke her en komplet rengøring af din pc. I stedet skal du fokusere på de mapper, du planlægger at sikkerhedskopiere til skyen. Det vil typisk være dine brugermapper: Dokumenter, Billeder og så videre.

Fokusér din oprydning på dine personlige brugermapper.

Fjern dubletter

En nem måde at få plads på er at fjerne dubletter og lignende filer. Den trinvise vejledning på næste side viser, hvordan du bruger to gratis værktøjer i tandem. Den første (Duplicate Cleaner Free) dækker alle dubletter, mens den anden (AntiDupl) også fjerner billederfiler, som minder om hinanden. Et perfekt værktøj, hvis du ikke orker gennemgå alle de fotos, du engang tog, men aldrig har brugt tid på at sortere ud i og få valgt de bedste.

Når du bruger AntiDupl, så er her lige et par tips: Resultatet af en søgning viser billeder i grupper af lignende/dubletter, hvor øverste billede i listen betragtes som ”master” og derfor ikke berøres.

Som standard antages det, at du vil beholde dette billede, men forhåndsvisninger til venstre sammen med en række funktionsknapper giver dig mulighed for at ændre, hvad der sker. Vi anbefaler, at du vælger Help > Help til at få adgang til onlinehåndbogen. Vælg derefter ”Table of Results” for en omfattende beskrivelse af, hvad du skal gøre.

Kan du ikke lide måden, som forhåndsvisningerne sidder til venstre for resultatlisten, skal du vælge View > View mode of results > Table of vertical Pairs for at få en bedre visning.

Arkivér gamle filer

Du sparer også plads ved ikke at uploade alle filer til skyen. Måske kan ældre filer udelukkes fra din sikkerhedskopiering, hvis du lægger dem på et eksternt drev, som derefter gemmes på et sikkert sted uden kontakt med din pc.

Alternativt sparer du plads ved at zippe gamle filer eller mapper, som du sjældent eller aldrig åbner igen. Filernes størrelse reduceres betydeligt, men du har stadig adgang til dem. Vi anbefaler zip frem for andre komprimerede filformater, fordi det er et universelt format understøttet af Windows.

Zip-filer kan være pernitne omkring filnavne. Afvises dine filer, fordi du har brugt tegn som for eksempel punktum, så brug Advanced Renamer (www.advancedrenamer.com) for hurtigt at erstatte de uønskede tegn (eller blot fjerne dem helt).

Du kan søge i indholdet af zip-filer. Ligger dine zip-filer på en ikke-indekseret placering (uden for dine brugermapper), åbner du Stifinder og skifter til fanen ”Vis”. Klik på Indstillinger, derefter fanen ”Søg”, og markér ”Medtag komprimerede filer...” Klik på ”OK”-knappen for at inkludere dem i fremtidige søgninger.

Find din skytjeneste

Næste trin er at finde stedet, hvor dine filer skal gemmes online. Læs her, hvad du skal være opmærksom på og få et par bud på gode udbydere af lagre i skyen.

Når det handler om at gemme filer i skyen, er der et overvældende antal muligheder. Bogstaveligt findes der snesevis af udbydere, som tilbyder en blanding af gratis og betalt lagerplads. I tabellen på modsatte side har vi samlet nogle af de mest kendte. Blandt dem er Microsofts OneDrive, som er integreret i Windows 8.1 og Windows 10.

Brugere af Dropbox kan gå ind på office.com, hvorfra man direkte kan tilgå og redigere office-dokumenter.

Gratis lagerpladser

Er din datasamling beskeden, det vil sige dokumenter, en relativt stor samling billeder, måske en samling bærbare apps og lidt eller ingen video eller musik, så er der egentlig ikke noget behov for at betale for onlinelagring overhovedet. Alle de store udbydere giver gratis lagerplads med maksimalt 15 GB pr. udbyder. Du kan selvfølgelig tilmelde dig flere tjenester og sprede dine data på tværs af udbyderne for nemt at øge dit gratis lager til 50 GB eller derover (se boksen nedenfor).

Alle store udbydere nævnt i boksen nedenfor understøtter Windows, Mac, iOS og Android-platforme via apps og programmer. Google Drev og Dropbox har også skrivebordsklienter til Linux, og du kan få adgang til dine filer (og uploade dem) via en hvilken som helst browser.

Den bedste fremgangsmåde er at installere Windows-klienten. Gem derefter dine filer i den skymappe, der er oprettet (den findes typisk i din personlige brugermappe, men tjek under opsætningen, om du kan vælge et andet sted, hvis du ønsker det). Alt herinde uploades automatisk til dit skylager. Ændringer synkroniseres i baggrunden i realtid for at sikre, at de nyeste versioner af dine filer altid sikkerhedskopieres.

Alle omtalte skytjenester – her Google Drev – er integreret med Windows via et synkroniseringsværktøj.

En anden god grund til at gemme i skyen er, at du nemt kan dele filerne med andre. Du kan dele individuelle filer, som er skrivebeskyttede, eller oprette en delt mappe, som folk kan foretage ændringer i.

Filer og mapper kan gøres tilgængelige for alle, eller du kan begrænse adgangen til enkelte brugere, som skal have egen konto hos den pågældende udbyder for at få adgang til den pågældende fil. En advarsel: Deler du mappen med andre, eller deler de mapper med dig, bliver disse mapper en del af din skykonto, og de tæller med i regnskabet for dit samlede lager.

Ønsker du nemt at samarbejde om dokumenter, så vælg en tjeneste, der kan integreres med Office 365 (OneDrive) eller en online kontorapp. Eksempler på sidstnævnte omfatter Office.com (OneDrive eller Dropbox – bruger du sidstnævnte, skal du klikke på ”Tilføj et sted” for at linke det til din Office-konto) og Googles cloud-baserede kontorapps såsom Docs, Sheets og Slides (Google Drev).

Kombiner flere tjenester

Vores test-pc afvikler tre skytjenester samtidig. Du bør være i stand til at gøre det med 4 GB ram og en fiberbredbåndsforbindelse.

Hvorfor betale for en backup-service, når du kan sprede dine filer på tværs af flere udbydere ved hjælp af gratis konti? Måske er en konto som OneDrive særligt velegnet til samarbejde, mens Google Drev har gratis GB nok til at lægge din digitale musik online.

Du kan tilmelde dig hos så mange udbydere, du vil, men hvert synkroniseringsværktøj æder systemressourcer og båndbredde til nettet. Hvor mange du kan køre side om side afhænger af din pc’s hastighed og specifikationer. Kører du med mindre end 4 GB ram på en ikke-ssd, kan det være noget op ad bakke at køre flere tjenester samtidig.

Det er en god idé at sætte hver udbyder op separat og gøre det muligt for hver enkelt at udføre en indledende synkronisering af dine data uden indblanding fra de andre. Når hovedparten af dine filer er uploadet, og der kun sker minimale ændringer i dine sikkerhedskopier, får du en mærkbar forbedring af netværkets og systemets ydeevne.

Det skal du også tjekke

Udbydere af skylagre bruger forskellige metoder til at beskytte dine data under overførsel, og mens de er gemt på deres servere. Har du data, som du er øm over, skal du finde en udbyder, som tilbyder kryptering med såkaldt ”zero-knowledge”. Det gør Sync.com. Det betyder, at dine filer krypteres på din computer eller enhed, før de sendes til skyen, og at udbyderen ikke har den anvendte krypteringsnøgle.

I teorien lyder det godt, men du er stadig afhængig af, at din udbyder er ærlig med hensyn til den software, som bruges til at kryptere dine data. Vil du føje din egen kryptering til en given mappe i skyen, så læs mere på næste side om yderligere krypteringstip eller gå til side 50, hvor vi fortæller dig, hvordan du laver din egen sky med sikkerhedskopiering.

Det kan være nødvendigt at gå online for at gendanne tidligere filversioner.

En anden praktisk funktion, som er værd at nævne, er ”filversionering”, hvorved flere versioner af dine filer gemmes online, så du kan rulle individuelle filer tilbage til kopier af tidligere versioner. Det fungerer ligesom Fil-historik, men i de fleste tilfælde skal du logge på din skykonto fra din browser for at få adgang til tidligere versioner af filer, du har gemt i skyen.

Vil du opgradere til en betalingsløsning, bør du undersøge, hvad der sker med dine filer, hvis dit abonnement ophører. I de fleste tilfælde har du nem adgang til dine filer, men du kan ikke længere uploade. Når du har slettet tilstrækkeligt med filer, så din samlede mængde data igen er under den gratis kvote, bør alt fungere normalt igen.

Kontrollér også, om din udbyder sletter dine filer efter et vist tidsrum. Google Drev og Dropbox har ingen begrænsninger, men OneDrive fryser din konto efter en længere periode, og hos Amazon Drive slettes filer (seneste uploads først) efter 180 dage.

Tips til backup i skyen

Uanset, om du har stor erfaring med at lave backup af dine filer online, eller er helt ny på banen, så har vi her er par hints.

Når din filmappe i skyen først er sat op, er det fristende bare at lade det hele køre af sig selv, men der er masser af små justeringer, som du kan og bør udføre, for at forbedre brugen af dit onlinelager.

Det første tip er særligt relevant, hvis du bruger en gratis løsning og dermed skal være kræsen med hensyn til, hvad du sikkerhedskopierer. Fokusér på filer, som er uerstattelige filer: Dokumenter, fotos og hjemmevideoer (men ikke andre digitale filer, som du kan genskabe andre steder fra). Dette skal ses i forlængelse af den begrænsede brug af delte mapper som tidligere forklaret.

Under første sikkerhedskopiering vil du sikkert opleve en sløv internetforbindelse, nogle gange måske et fuldt stop, hvilket kræver genstart af routeren. Det skyldes ofte din skytjenestes synkroniseringsværktøj, som sluger al båndbredde. Tricket er at sætte en upload-grænse via tjenestens indstillingsværktøj.

Integrer med Windows

Vil du integrere dit onlinelager i dine Windows-brugermapper, er det bedst at oprette den relevante mappe, for eksempel Dokumenter, Billeder og så videre, inde i din primære onlinemappe. Åbn Stifinder via Denne pc. Højreklik på ”Dokumenter”, vælg Egenskaber, derefter fanen ”Placering”. Klik på ”Flyt…” og peg mappen hen til den mappe ved navn Dokumenter, du lige har oprettet.

Klik på ”Anvend”, og flyt data når du bliver bedt om det. Nu har du nem adgang til dine filer med garanti for, at de også bliver sikkerhedskopieret online. Gentag for dine andre brugermapper.

Krypter data

En gang imellem vil du støde på en fil-konflikt, hvor din udbyder opdager en forskel mellem versionen på din computer og den i skyen. Du bør altid løse problemet hurtigt for at undgå unødige kopier, som æder din drevplads. To kopier af samme fil vises i Stifinder, og en af dem vises tydeligt markeret som en konflikt.

Sammenlign med originalen (prøv et godt værktøj som WinMerge fra http://winmerge.org, hvis du har svært ved det). Fjern derefter filen, du ikke vil beholde, og omdøb om nødvendigt den anden fil til det oprindelige filnavn.

Selv om dine data er krypteret, før de uploades til skyen, er der stadig spørgsmålet om deres sikkerhed. Din udbyder har i de fleste tilfælde adgang til dine krypteringsnøgler og kan videreføre dem til tredjepart.

Vejledningen på næste side viser, hvordan du bruger Cryptomator til at oprette en krypteret sikkerhedsboks i din skymappe, så dine data ikke kan tilgås online af andre, som ikke har din Cryptomator-adgangskode. Du kan oprette flere bokse.

Vi anbefaler, at du beholder en ukrypteret kopi af dine filer på din lokale harddisk, hvis der skulle ske noget med din boks. Du skal installere Cryptomator sammen med synkroniseringssoftwaren til dit onlinelager og den relevante app på de platforme, som du ønsker at tilgå dine data fra (apps til Android og iOS koster 39 kroner).

Når du åbner fra en anden pc, skal du klikke på ”+”, efterfulgt af ”Åbn eksisterende Vault”. Naviger til den synkroniserede mappe og dobbeltklik på ”masterkey.cryptomator”, og indtast derefter boksens adgangskode.

Ringe internetforbindelse kan forbedres med en upload-grænse.

Ekstra sikkerhed

Der findes også en anden måde at skærme onlinedata mod hackere. Du går på udkig efter ekstra sikkerhedstjek for at forhindre andre i at logge på din sky-udbyderkonto, hvis dit kodeord skulle blive kompromitteret.

For brugere af OneDrive og Google Drev betyder det to-trins verifikation eller tofaktor-autentificering (2FA) af din overordnede Microsoft- eller Google-konto.

Dropbox-brugere finder muligheden efter at have logget ind på dropbox.com via deres webbrowser. Klik på dit brugerbillede, vælg Indstillinger, derefter fanen ”Sikkerhed”.
Du gør tjekket lettere ved at forbinde det med en gratis app på din mobil, såsom Google Authenticator eller LastPass Authenticator.

Lav din egen sky

Stoler du ikke på tredjepart, når det handler om dine datas sikkerhed? Så læs her, hvordan du bygger din egen, personlige skytjeneste ved hjælp af et netværksdrev.

Der er mange ting af være bekymret over, når det handler om tillid til sikkerhedskopier i skyen. Hvem kan se eller få adgang til dine data? Hvad sker der, hvis din udbyder ophører med at eksistere? Normalt får du besked, men du står stadig med opgaven at hente dine filer og overføre dem til andre steder.

Der er også løbende omkostninger, især hvis du gemmer hundredvis af gigabyte online. Har du pengene til et engangskøb, kan du investere i et skybaseret netværksdrev, som har kapacitet i terabyte-klassen i stedet for gigabyte.

ownCloud er en open souce-skytjeneste og synkroniseringsplatform, som understøttes af udvalgte NAS-drev.

Vælg en lagerenhed

De fungerer som NAS-enheder (Network-Attached Storage) og er tilgængelige for enhver lokalt tilsluttet computer, men de tager skridtet videre ved at også at have en skylignende funktionalitet i form af et synkroniseringsværktøj til skrivebordet, fjernadgang (så du kan komme til dine data på farten) og understøttelse af mobile enheder gennem dedikerede apps.

Da de er på dit lokale netværk, vil dataoverførsler til og fra drevet være meget hurtigere end via internettet, i hvert fald når du er hjemme. Selvfølgelig vil adgang på farten være via en langsommere internetforbindelse.

Du kan altid tjekke seneste anmeldelser og anbefalinger på www.altomdata.dk/category/nas, men der er forskellige ting, du bør overveje for at finde den bedste løsning for dig. Vil du have et grundlæggende netværksdrev, som begrænser dig til producentens egenudviklede skyværktøjer (for eksempel My Cloud for Western Digital eller Seagate)?

Stærkere drev-løsninger kan bruges til mere end backup.

Eller leder du efter noget med flere kræfter og mere fleksibilitet? Drev fra QNAP, Synology og Asustor leveres med en bred vifte af apps og tjenester, der gør det muligt for dig at streame for eksempel musik eller video, eller vælge en open source og platform-uafhængig skylagerløsning som ownCloud eller nextCloud. Du kan også ”hoste” din egen hjemmeside, køre flere typer servere fra en enkelt onlineenhed, oprette sikre VPN-forbindelser (Virtual Private Network) og endda oprette virtuelle pc’er på udvalgte modeller.

En anden vigtig overvejelse er, hvor meget opbevaring du har brug for. Vil du lave din egen digitale mediesamling sammen med dine onlinebackups, kommer du til at betale ekstra for et drev med større kapacitet. Men hvad hvis dine behov vokser? De fleste netværksdrev har USB-forbindelser, så du kan tilslutte almindelige eksterne drev som en måde at udvide lagerpladsen på, mens andre har to eller flere drevbåse, så du kan udvide efter behov.

Tænk på sikkerheden

Disse modeller koster mere, og i tilfældet med QNAP og Synology skal du separat købe harddiske til at sætte i kabinettet. Det forhøjer omkostningerne yderligere, men kan være det værd i det lange løb.

Vil du have adgang til dine data, når du er hjemmefra, skal du finde en måde, hvorpå du sikkert kan tilgå din NAS via internettet uden at eksponere resten af dit netværk og selve NAS’en.

NAS-producenterne har egne personlige skyløsninger designet til at gøre dette så sikkert og bekvemt som muligt, for eksempel My Cloud (Western Digital) og myQNAPcloud (QNAP). Din router skal registrere al trafik, som anmoder om adgang til skyenheden, og dirigere den korrekt.

Hvis ikke, skal du kontrollere, om Universal Plug ‘n’ Play (UPNP) er aktiveret. Er det ikke tilfældet, skal du gennemgå manualen for din NAS og manuelt åbne de korrekte porte til internetadgangen. I mellemtiden skal forbindelsen til din NAS være sikker og krypteret. Det tjekker du ved, om webadressen har en grøn hængelås eller har præfikset ”https://”.

Står du for din egen skylagerløsning, for eksempel OwnCloud, skal du tjekke manualen og se, hvordan du tilgår lageret uden for dit hjemmenetværk.

Installer et SSL-certifikat for at få en sikker fjernadgang.

Du skal også oprette en dynamisk DNS-adresse parret med et SSL-certifikat, der peger på den pågældende adresse for at gøre det muligt at oprette forbindelse til din server via internettet. Gratis valgmuligheder findes på henholdsvis www.noip.com/free og https://letsencrypt.org, men tjek, at din NAS understøtter begge tjenester. QNAP gør det, men hvis din NAS ikke gør, så undersøg, hvad den understøtter.

Du bør være i stand til at linke din DDNS-adresse via dine NAS-indstillinger. Ellers prøv din router. SSL-certifikater anvendes normalt via NAS. På QNAP-modeller skal du gå til Control Panel > Security > Certifikat & Private Key for at ansøge om et gratis Let’s Encrypt-certifiktat. Bemærk, at det udløber hver tredje måned, så sørg for at genansøge ti dage før udløb for at forny det.