Af Redaktionen, Alt om Data
Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.
Hvad enten det drejer sig om en indkøbsliste eller mere komplekse trin i et projekt, du arbejder på, vil du uden tvivl få gavn af en app til at styre det hele. At kunne lave lister og krydse af, hvad du har nået eller fået købt, giver styr på tingene og sparer tid.
Microsoft har sin egen app til formålet. Passende nok hedder den Microsoft To Do. Den er gratis og fås til Windows, Android, iOS og macOS. Den kan også tilgås online. Med appen kan du oprette tjeklister, så du kan markere ting, du har udført, og synkronisere på tværs af platforme. Du kan få adgang til dine lister fra både din pc og mobil.
Microsoft To Do handler imidlertid om mere end blot huskelister. Du kan også bruge den til at gem-me noter, oprette advarsler og administrere tilbagevendende poster. Kort sagt, et yderst nyttigt værktøj.
1 Hent og installer To Do
Appen findes gratis i Microsoft Store. Åbn Store-appen fra Startmenuen eller via genvejen på Proceslinjen. Søg efter ”Microsoft To Do”, og klik på knappen ”Installer”. Første gang, du åbner appen, bør du automatisk blive logget på din Microsoft-konto. Hvis ikke, kan du gøre det manuelt. Det hjælper med synkronisering mellem enheder.
2 Opret lister
Lister er kernen i To Do. Du opretter en ved at klikke på knappen ”Ny liste” i venstre panel. Giv den et sigende navn, så du nemt kan finde den, når du senere opretter flere. Klik på knappen ”…” øverst til højre for at vælge et farvetema, der både ændrer baggrundsfarve i appen, men også teksten i oversigten over lister.
3 Føj opgaver til lister
Tilføj emner på din liste. I To Do kaldes de opgaver. Opbyg din liste ved at klikke på knappen ”Tilføj opgave” vist nederst. Føj så mange emner til listen, som du har brug for. Brug stjerneikonet til højre for at markere noget som vigtigt og klikke i afkrydsningsfeltet til venstre for at markere det som komplet.
4 Andre listeindstillinger
Højreklik på et emne på listen for flere muligheder. Du kan flytte det til sektionen "Min dag" for at øge synligheden og indstille en forfaldsdato. I menuen med indstillinger (de tre prikker) kan du omrangere listen efter forfaldsdato og vælge at skjule afsluttede opgaver. Praktisk, når det handler om indkøbslister.
5 Gruppering af lister
At gruppere lister er smart, når du skal opdele et stort projekt i mindre bidder, men stadig holde dem sammen. For eksempel arbejdsopgaver, et byggeprojekt eller en begivenhed. Klik på ikonet til højre ved posten ”Ny liste” for at oprette en ny gruppe. Giv den et navn. Du kan oprette og trække nye underlister ind i gruppen.
6 Deling af lister
Med indkøbslister eller større projekter kan det være nyttigt at have samarbejdspartnere. I To Do kan du dele lister med andre. Øverst til højre af en liste ved siden af de tre prikker ser du knappen ”Del”. Klik på den for at få et invitationslink, som du kan sende til andre. Accepterer de, kan de både se og redigere i listen.
7 Oprettelse af opgaver
Opgaver er mere alsidige end lister. De kan bestå af flere trin, og du har mulighed for at vedhæfte filer og noter. Perfekt til større, mere komplicerede projekter. Du kan også tildele påmindelser til opgaver, så du ikke misser en deadline. Klik på ”Opgaver” til venstre, og klik derefter på ”Tilføj opgave”.
8 Føj trin til opgaven
Klik på opgaven, du har oprettet, og et panel vises med yderligere indstillinger. Klik på ”Tilføj trin” og ”Næste trin” i panelet for at tilføje underopgaver. Disse kan afkrydses én efter én. Bemærk, at hovedopgaven angiver, hvor mange trin den har, og hvor mange der er af-sluttet. Opgaver kan tilpasses med farvet baggrund.
9 Påmindelser og vedhæftede filer
Ved hjælp af indstillingen ”Påmind mig”, som findes i højre panel, kan du tilføje advarsel eller sætte en tidsfrist. Du kan også gøre opgaver tilbagevendende. I bunden af panelet finder du muligheden for at tilføje noter og vedhæfte filer, som du muligvis har brug for i løbet af arbejdet med projektet.
10 To Do på mobil og online
Du kan tilgå To Do næsten overalt. Konfigurer fra din stationære eller bærbare computer. Hjemmesiden for Microsoft To Do (to-do.microsoft.com) er i det væsentlige identisk med appen. Der findes også versioner til Android og iOS, så du kan bruge din smartphone til at tjekke indkøbslisten, når du er i supermarkedet.