Home » Andet » Guide: 9 gode råd til digitalisering af din virksomhed
Guide: 9 gode råd til digitalisering af din virksomhed

Guide: 9 gode råd til digitalisering af din virksomhed

Share

Digitalisering har længe været et buzzword i det danske erhvervsliv, og mange virksomheder har efterhånden – i større eller mindre grad – taget disciplinen til sig. Men hvordan implementerer man digitale løsninger, og hvad får man ud af det?

For de fleste virksomheder er det bl.a. udsigten til en øget omsætning, en bedre kundeoplevelse samt et øget overskud, der lokker, men det kan ikke anbefales at kaste sig ukritisk over digitaliseringsprocessen. Der skal naturligvis ikke digitaliseres for enhver pris, selvom der findes mange gode aspekter ved digitalisering, som din virksomhed kan nyde godt af. I denne artikel får du et bud på nogle af de områder, du skal være særligt opmærksom på.

Hvad kan digitaliseres?

Mange arbejdsgange kan optimeres ved at inddrage digitale løsninger, ikke mindst når det gælder journalisering og arkivering. Digitale kundedatabaser med massevis af bilag fylder ganske lidt i forhold til de fysiske arkiveringsskabe, og de er samtidig meget lettere at finde rundt i.

Herudover kan data tilgås overalt hvor der er en internetforbindelse, og virksomhedens medarbejdere kan således deles om de samme data, selvom de skulle sidde vidt forskellige steder i verden.

Journaler, kartoteker, tegninger, fotos, musik og film – alt kan digitaliseres. Digitaliseringsprocesserne i den vestlige verden har været i gang i en årrække og har gjort hverdagen lettere for både medarbejdere og kunder. Langt de fleste betalinger foretages digitalt, mange mennesker streamer tv, film og serier, læser netavisen frem for det fysiske avis og køber tog- og flybilletter online. Selv regnskaber for virksomheder kan du med fordel tjekke online.

Hvad er digitalisering?

Når man taler om digitalisering, handler det gerne om at sige farvel til den gamle teknologi og god dag til den nye. Ønsket er at forbedre og optimere de forretningsmæssige- og sociale processer – kort sagt: at øge konkurrenceevnen og lette medarbejdernes arbejdsopgaver. På denne måde kan der komme flere penge i kassen, færre penge ud af kassen og potentielt flere (glade) kunder i butikken.

Digitaliseringen kan gennemføres via forskellige tiltag, og der kan være stor forskel på de tiltag, som handler om at skabe nye digitale indtægtskilder, og de tiltag som skal optimere de arbejdsgange, som allerede findes i virksomheden. Det er kun få af tiltagene, som inddrager virksomhedens kunder direkte – de fleste tiltag fokuserer på den interne optimering.

Hvorfor digitalisering?

Digitalisering kan forbedre arbejdsgange og således spare tid, plads og penge, ligesom nye muligheder og nye markeder opstår gennem digitale løsninger. Nedenfor præsenteres 9 emner, som du med fordel kan overveje, når din virksomhed står overfor en digitaliseringsproces:

1. Overvej, hvad du vil opnå med digitaliseringen

En spørgeskemaundersøgelse foretaget i 2015 i forhold til digitalisering viste, at 45 procent af virksomhederne fokuserede på at øge omsætningen, 25 procent på at skabe en bedre kundeoplevelse, 12 procent på at øge overskud og 5 procent på at udvikle nye innovative produkter. Inden du sætter processen i gang, skal du overveje, hvad din virksomhed ønsker at få ud af digitaliseringen.

2. Lav en udførlig plan

Har din virksomhed ikke erfaring med digitalisering, kan det være en idé at hyre et eksternt bureau. Selv med et bureau på sidelinjen er det dog vigtigt, at der nedsættes en arbejdsgruppe, som løbende kan sparre med bureauets konsulenter.

Vælg den rigtige løsning første gang – data vejer måske ikke lige så meget som ringbind og arkivskabe, men kan være endnu sværere at flytte rundt på, hvis du ikke har fået valgt det bedste udgangspunkt. Find løsninger, før problemet opstår. Planlægning er altafgørende. Tænk over, hvilke muligheder du har brug for i dag, og hvilke muligheder der vil være smarte om et år.

3. Afsæt god tid, og pas på med skarpe deadlines

Digitalisering er en iterative proces, hvor gendrivelser, genforhandlinger og genovervejelser er en del af gamet. De mål, ønsker og hypoteser, du måtte have i begyndelsen af processen, ændrer sig med garanti flere gange. Derfor er det vigtigt at give processen tid. Skarpe deadlines kan betyde et ufærdigt resultatet med masser af nødløsninger.

4. Vælg et eksisterende system

Vælg kun et helt nyt system, hvis det er nødvendigt. Det lyder måske smart med et system udviklet specielt til din virksomhed, men det er sjældent nødvendigt. Vælg et system, som har været på markedet, er blevet testet og er blevet korrigeret for de klassiske børnesygdomme.

5. Tag medarbejderne med på råd

Er dine medarbejdere digitale? Der skal tænkes digitalt, men hvor hurtigt skal det gå? Medarbejderne skal være trygge ved deres arbejdsopgaver. De skal forstå, hvad de laver, og føle sig hjemme i de nye it-systemer. Tag medarbejderne med på råd. Ofte kommer kravet om digitalisering oppe fra i virksomheden, og det kan have negative konsekvenser.

Det er vigtigt at medarbejderne tager ejerskab og kan se fordele ved digitaliseringen. Medarbejderne er din ressource. Det er dem der ved, hvordan arbejdsgangene kan forbedres, men de skal også være i stand til at se positivt på de nye løsninger og muligheder.

6. Hvem skal have adgang?

Skal data fra flere afdelinger køres sammen i systemet, og skal alle afdelinger kunne redigere i disse data? Hvis det er et ”ja” til begge spørgsmål, så skal disse funktioner tænkes ind tidligt i processen. Det gælder særligt, hvis de enkelte afdelinger eller enheder har forskellige fremgangsmåder til arkivering og brug af data.

7. Godt for miljøet

Digitalisering kan også være godt for miljøet. Når vi dropper de mange papirløsninger, bidrager vi til den grønne omstilling, hvor vi sparer på ressourcerne. Naturligvis skal et datacenter bruge energi, men hovedsagen er, at der kan spares mange ressourcer, når data og varer holdes digitalt. Du kan læse mere om digitalisering og grønne virksomheder her.

8. Datasikkerhed

Virksomhedernes arkivskabe har traditionelt set været godt beskyttet – specielt hvis de rummer forretningshemmeligheder eller personfølsomme oplysninger. Sådan skal det også være med de digitale løsninger. I skal derfor have styr på lovgivningen i forhold til opbevaring af personfølsomme oplysninger.

9. Skal der arbejdes hjemmefra?

En af fordelene ved digitaliseringen er, at den i højere grad giver medarbejderne mulighed for at arbejde hjemmefra. Hjemmearbejde kan være godt for både arbejdsplads og medarbejder, men det stiller også nogle større krav til hardware og sikkerhed. Sørg derfor for at have styr på dette, så I ikke ender med uforudsete udfordringer.


DEL DENNE
Share


Mest populære
Populære
Nyeste
Tags

Find os på de sociale medier

Find os på FaceBook

AOD/AOD.dk

Brogårdsvej 22
DK-2820 Gentofte
Telefon: 33 91 28 33
redaktion@aod.dk

Audio Media A/S

CVR nr. 16315648,
Brogårdsvej 22
DK-2820 Gentofte
Telefon: 33 91 28 33
info@audio.dk
Annoncesalg:
Lars Bo Jensen: lbj@audio.dk Telefon: 40 80 44 53
Annoncer: Se medieinformation her
Annoncelinks


AOD/AOD.dk   © 2022
Privatlivspolitik og cookie information - Audio Media A/S