Af Torben Okholm, Alt om Data
Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.
DocShield er et fantastisk nyttigt program, der kan gendanne tidligere versioner af en fil på få sekunder. Aldrig mere skal du møjsommeligt ændre alle ændringer i et dokument eller prøve at huske det oprindelige udkast og skrive det hele igen. Nu kan du hente en tidligere udgave af filen og enten gendanne den på bekostning af den aktuelle version eller gemme den som en separat fil og arbejde uafhængigt på den.
Tanken om backup af tidligere versioner er bestemt ikke ny – den er endda indbygget i Windows 7 i form af funktionen Shadow Copy. Mange online-backupværktøjer giver også mulighed for at gendanne tidligere versioner af en fil – men fordelen ved DocShield er, at man har helt styr på, hvornår der bliver taget backup, og nøjagtig hvilke filer og mapper der bliver gemt. Læs her, hvordan dette alsidige program kan beskytte dine data i fremtiden.
Spol tilbage, hvis du har kvajet dig
1. Tjek kravene
DocShield kræver, at Microsoft .NET Framework 2.0 eller nyere er installeret. Det følger med Windows 7 og Vista, men Windows XP-brugere skal se i Kontrolpanel under Tilføj eller fjern programmer. Hvis det ikke er der, klikker du ‘Start > Alle programmer > Windows Update’ og gennemgår en scanning for at downloade og installere det. Når det er på plads, installerer du DocShield.
2. Vælg backupplacering
Hent DocShield. Når programmet er installeret, dobbeltklikker du på ikonet og klikker ‘Ja’ eller ‘Continue’. Læs advarslen om opsætning af din backupenhed. Klik ‘OK’, og gå til fanen Options. Klik på knappen ‘+’ under Archive File Destinations efterfulgt af ‘Browse’. Vælg eller opret en passende mappe på dit backupdrev, og klik så ‘OK’ efterfulgt af ‘Save’.
3. Overvåg dokumenttyper
Brug sektionen Document Add-On til at vælge specifikke filtyper, der skal beskyttes. Du kan beskytte dem ved enten at markere en eksisterende dokumenttype såsom .doc eller .txt eller klikke på knappen ‘+’ for at tilføje din egen. Hvis du tilføjer din egen, skal du skrive en passende beskrivelse og filefternavnet (minus punktummet) og klikke ‘OK’ – det fremkommer som valgt nederst på listen.
4. Vælg de mapper, der skal overvåges
En mappe – C:Documents and Settings – er som standard valgt i boksen ‘Folders to monitor’. Det kan udløse fejlmeddelelser i senere version af Windows. Vælg den, og klik knappen ‘–‘ for at fjerne den. Klik nu knappen ‘+’ for at vælge de mapper, der rummer dokumenter med versioner, som du vil gemme. Marked ‘Subfolders’ for at sikre dig, at alt i denne mappe bliver beskyttet.
5. Forøg arkivstørrelsen
Som standard begrænser DocShield den samlede backupstørrelse til kun 10 MB, og den er derfor sikkert fuld få sekunder inde i forløbet. Vinduet Archive Size Limit Reached kommer frem med nogle valgmuligheder. Den bedste idé er at øge backuparkivets størrelse. Tilføj så megen plads, du kan undvære – begynd med en ekstra gigabyte eller to.
6. Juster backupindstillingerne
Som standard scanner DocShield efter filændringer hvert femte minut og gemmer filer, der er blevet ændret i det tidsrum – juster Shield Interval-indstillingerne for at gøre denne scanning mere eller mindre hyppig. Overvej også at begrænse antallet af versionbackups for hver fil ved at klikke på menuen ‘Max snapshots per doc’ og vælge det antal, du vil beholde.
7. Gendan en tidligere version
Når du vil gendanne en tidligere version af en fil, skal du gå til Main-fanen. Find filens navn, og dobbeltklik på det – nu kommer der et vindue, som viser alle versioner af den fil, du har gemt. Vælg den, der er tættest på den dato og det klokkeslæt, du ønsker, og klik ‘Open’ for at se den i Microsoft Word, eller hvad standardapplikationen nu måtte være.
8. Gennemgå en anden fil
Når du har tjekket filen, trykker du ‘Close’. Hvis det ikke er den rigtige, bliver du ved, indtil du finder den version, du ønsker, eller en version, der er tæt på det, du leder efter. Når denne version er valgt, klikker du på knappen ‘Save as’. Du erstatter den aktuelle version med denne tidligere udgave ved simpelthen at dobbeltklikke på dens filnavn på listen og klikke ‘Yes’.
9. Gem en kopi
Du kan også give den fil, du vil gendanne, et helt nyt navn. På den måde bliver den gemt ved siden af den aktuelle version. Sørg for at inddrage filefternavnet, når du skriver dette navn – filename_v2.doc, for eksempel – før du klikker på ‘Save’. Når filen er blevet gendannet, kan du klikke ‘Close’ for at vende tilbage til DocShields hovedskærmbillede.
10. Dine filændringer som backup
Godt klaret – du har med held konfigureret DocShield til ikke blot at tage backup af vigtige dokumenter og filer, men også forskellige versioner af den samme fil. Det betyder, at du trygt kan redigere en fil i bevidstheden om, at du, hvis behovet opstår, nemt kan vende tilbage til en tidligere udgave uden at skulle bruge kostbar tid på møjsommeligt at tilbageføre alle dine ændringer.
[themepacific_accordion]
[themepacific_accordion_section title="Fakta"]
Projektets mål
[/themepacific_accordion_section][themepacific_accordion_section title="Fakta"]
Krav
[/themepacific_accordion_section][/themepacific_accordion]