Home » Andet » Det sociale samarbejde
Det sociale samarbejde

Det sociale samarbejde

Share

Social collaboration er kommet på alles læber som mere end et modeord, der rent faktisk kan være med til at øge produktiviteten på tværs af organisationen. Det handler ikke så meget om de teknologiske værktøjer, platforme eller teknologiske services. Det handler mere om at facilitere de optimale samarbejdsvilkår, så medarbejderne kan arbejde intuitivt, enkelt og effektivt

En Gallup-undersøgelse fra 2008 viste, at virksomheder, der har “involveret” deres medarbejdere, oplevede 18 pct. højere produktivitet, 16 pct. højere lønsomhed og 51 pct. lavere medarbejderudskiftning sammenlignet med virksomheder, der ikke involverede deres medarbejdere.

Vi kommer tilbage til, hvad det vil sige at involvere sine medarbejdere – og det modsatte. I samme boldgade viste en McKinsey-undersøgelse fra 2012, at ved at implementere sociale teknologier på arbejdspladsen, havde virksomheder en mulighed for at øge produktiviteten blandt medarbejdere, inklusive ledere, med 20-25 pct.

Det er ikke så lidt, bemærker Jon Haugen, der er produktchef for SharePoint og Yammer i Microsoft Danmark. Han fremhæver netop det øgede medarbejderengagement samt en forbedring af virksomhedens agilitet som de to hovedpunkter, når det kommer til de målbare effekter forbundet med at fokusere mere på social collaboration.

“Det øgede medarbejderengagement handler om motivationen til at gå på arbejde. Her kan de rette sociale værktøjer ligefrem være med til at tiltrække og fastholde de rigtige profiler i virksomheden. Forbedringen af virksomhedens agilitet er rettet mod det at kunne drive innovation bedre og hurtigere,” forklarer Jon Haugen.

“Sammenlignet med det traditionelle intranet så er sådan noget som Yammer meget mere demokratiserende og inkluderende. Man kan inddrage flere mennesker i en beslutningsproces, like nyheder, der bliver lagt op, kommentere på informationsstrømmen og dermed deltage på en mere direkte måde. Det er der mange, der godt kan lide,” siger han.

Jon Haugen forklarer, at der er kommet et større behov for kommunikationskanaler, der skaber tovejskommunikation mellem ledelsen og den enkelte medarbejder, fordi mobilitetsbølgen har flyttet mange ansatte helt ud af kontoret, så de nu arbejder hjemmefra eller på farten.

“Den type medarbejdere ser ikke deres kolleger eller chef så ofte, som de gjorde tidligere. Men alle undersøgelser peger på, at netop den kollegiale kontakt er meget vigtig for arbejdsglæden. Ligesom det er vigtigt for en ansat at vise sin overordnede, hvad man arbejder på, og hvilke resultater man opnår.

Her kan social collaboration være med til at facilitere en bedre dialog i organisationen,” siger Jon Haugen og henviser til en amerikansk undersøgelse, der viste, at virksomheder med medarbejdere, der følte sig frakoblet fra beslutningsprocessen, hvert år i gennemsnit gik glip af 25.000 dollars per ansat i mistet produktivitet.

[pt id=’2029232′ size=’large’ link=’file’ html_attrs=’title=”Yammer er en platform for socialt samarbejde internt i virksomheder og kan hjælpe en virksomhed med at give flere kommunikationskanaler. Platformen blev lanceret i 2008 og bruges nu af over 200.000 firmaer på verdensplan. “‘]

Yammer er en platform for socialt samarbejde internt i virksomheder og kan hjælpe en virksomhed med at give flere kommunikationskanaler. Platformen blev lanceret i 2008 og bruges nu af over 200.000 firmaer på verdensplan.

Opgør med e-mailkulturen

For eksemplets skyld beskriver Jon Haugen den traditionelle virksomheds kommunikationskultur som en virksomhed, hvor man benytter sig meget af e-mails.

Se også:  Microsoft-mobilen er tilbage - nu med foldbart design og Android

“Det er der som udgangspunkt ikke noget galt med, det er bare en beskrivelse. I den type virksomheder foregår kommunikationen ved, at man har envejskommunikation i en kæde. Lad os tage et eksempel. En medarbejder præsenteres for en udfordring og tænker:

Hvem ved noget om det? Så sender han en mail til en gruppe af mennesker, som han tror, kan hjælpe – med to andre kolleger cc, som måske kender nogen, der kan hjælpe. Så sender alle de personer mailen videre i deres netværk, alt imens den oprindelige afsender sidder og venter på svar. På et tidspunkt skal udfordringen nok blive løst, men det tager lang tid på denne måde,” siger Jon Haugen.

“I den nye kommunikationskultur annoncerer man sin udfordring i et stort netværk af kolleger – lidt ligesom man kender det fra eksempelvis Facebook. Man ‘tagger’ udfordringen med keywords ligesom på Twitter, så det mere målrettet når frem til motiverede modtagere. Der findes undersøgelser, der viser, at det løser udfordringerne meget hurtigere.”

Jon Haugen er ikke klar til at begrave e-mailen helt, fordi den stadig har sin berettigelse ved særlige lejligheder. E-mail-kommunikation er mere fortrolig og formel, og det har sine fordele. Men efter selv at have implementeret Yammer i Microsoft og droppet det traditionelle intranet kan han konstatere, at hans indbakke er væsentligt mindre belæsset end tidligere.

[pt id=’2029233′ size=’large’ link=’file’]

 

“Den er også blevet mere personlig. Der er færre cc-mails. Megen af den kommunikation er i dag flyttet ud i Yammer, hvor det er de rigtige mennesker, der ser opslagene og har mulighed for at kommentere,” siger Jon Haugen.

Mellem linjerne ligger der i social collaboration også et opgør med den tidskrævende og ansvarsfraskrivende cc-kultur, som man finder i mange virksomheder i dag.

Afsenderen har tendens til at sætte sine overordnede og evt. også kolleger cc på megen kommunikation, dels for at undgå at sidde med soloansvaret for en beslutning, og dels for at vise at man rent faktisk bestiller noget. De mekanismer flyttes med eksempelvis Yammer ud i et åbent forum, hvor dem, der har tid og lyst, kan kommentere, ‘like’ osv.

“Vi ser et stort potentiale for social collaboration i Danmark,” afslutter Jon Haugen. “Men det er et område, hvor vi ikke sidder længst fremme i bussen i dag.

Der er mange, der venter på at komme i gang. Virksomhederne synes, at det lyder som en god idé, men de er tilbageholdende med at implementere det fuldt ud. De nye samarbejdsformer har ikke for alvor vundet indpas endnu.”

[pt id=’2029234′ size=’large’ link=’file’ html_attrs=’title=”Jon Haugen er produktchef for SharePoint og Yammer i Microsoft Danmark. Han fremhæver at socialt samarbejde kan give øget medarbejderengagement.”‘]

Jon Haugen er produktchef for SharePoint og Yammer i Microsoft Danmark. Han fremhæver, at socialt samarbejde kan give øget medarbejderengagement.

Ledelsen skal gå forrest og kommunikere visionen for social collaboration for medarbejderne og samtidig vise vejen ved at sikre forankring i brugen af de sociale værktøjer.

Se også:  Farvel til Windows-mobilen: Microsoft trækker endegyldigt stikket

Medarbejderne skal uddannes. Værdien af at anvende de nye sociale arbejdsmetoder og værktøjer skal demonstreres klart for medarbejderne, så de selv kan opleve de store produktivitetsgevinster og nyde godt af eksempelvis nemmere adgang til ekspertviden, som findes i sociale arbejdsmetoder.

Der skal udarbejdes konkrete retningslinjer for, hvordan man bruger de sociale værktøjer. Medarbejderne skal have klare anbefalinger for, hvordan de kan få glæde af bedre samarbejde i grupper, engagere sig på tværs af lokationer og gå forrest med innovation.

Medarbejderne skal have lov til at eksperimentere. Som med andre nye arbejdsredskaber skal medarbejderne have lov til at lege med de sociale værktøjer, så de bliver trygge ved brugen og selv danner sig erfaringer med, hvad der virker og ikke virker.

Ledelsen bør løbende evaluere brugen af de sociale værktøjer og tilpasse arbejdsmetoderne, så brugerne for mest mulig glæde af værktøjerne.

Kilde: Microsoft

1. Videndeling

I en traditionel organisation er viden ofte gemt væk i personlige e-mail-foldere eller på delte drev og dermed svære eller endda umulige at få adgang til. Det kræver derfor ofte både detektivarbejde og unødig korrespondance frem og tilbage at få adgang til relevante filer og viden.

Sociale samarbejdsværktøjer kan nedbryde siloerne og i stedet give en åben platform, hvor viden og informationer bliver let tilgængelige, og hvor medarbejderne nemt kan søge og finde svar på spørgsmål ved at finde relevante eksperter og dokumenter. I takt med at viden bliver let tilgængeligt, bliver kvaliteten af indholdet ofte bedre, da flere medarbejdere kan bidrage med viden.

2. Samarbejde

Historisk har det været svært at nedbryde siloer mellem forskellige afdelinger og kontorer i virksomhederne – både ud fra et teknologisk og socialt synspunkt.

I dag er folk vant til at bruge sociale netværk privat, og teknologier som Lync og e-mail gør det nemt at kommunikere på tværs af fysiske og kulturelle barrierer. Sociale samarbejdsværktøjer i dag gør det muligt for medarbejdere at løse opgaver med kollegaer på tværs af grænser og skabe specialistgrupper, der kan produktudvikle og skabe nye idéer. Det gør både medarbejderne mere effektive og engagerede.

3. Forbundet og online

I en verden, hvor det er muligt at tilgå informationer og være online hvor som helst, blot man har en smartphone, tablet eller pc, giver sociale virksomhedsnetværk medarbejdere mulighed for konstant at være opdateret på den nyeste information indenfor et interesse-område.

På samme måde som man kan følge sine venner på Facebook, kan man følge eksperter og grupper indenfor arbejdsområder i sociale virksomhedsnetværk. Man kan automatisk blive opdateret på status og aktiviteter og dermed øge medarbejdernes viden, som danner basis for bedre løste opgaver og bedre beslutninger.

4. Læring og uddannelse

Sociale virksomhedsnetværk kan ligeledes accelerere medarbejdernes træning og videreuddannelse. Via mikroblogs, wikis, videoer og online-træning kan medarbejderne nemt holde sig opdaterede på den nyeste viden indenfor deres interesseområder.

Online-læring gør det nemt for medarbejderne at tilgå ny information, komme i kontakt med eksperter, de kan lære af, og dermed forkorte læringscyklussen, så de forbliver konkurrencedygtige på et arbejdsmarked, der kræver fleksible og forandringsvillige medarbejdere.


TAGS
Microsoft
sharepoint
social
Yammer

DEL DENNE
Share

Seneste Tech test
Seneste konkurrencer

Mest populære
Populære
Nyeste
Tags

Find os på de sociale medier

Modtag dagligt IT-nyhedsbrev

Få gratis tech-nyheder i din mail-indbakke alle hverdage. Læs mere om IT-UPDATE her

Find os på FaceBook

Alt om DATA

Lautrupsgade 7,
DK-2100 København Ø
Telefon: 33 91 28 33
redaktion@altomdata.dk

Datatid TechLife

Lautrupsgade 7,
DK-2100 København Ø
Telefon: 33 91 28 33
redaktion@datatid.dk

Audio Media A/S

CVR nr. 16315648,
Lautrupsgade 7,
DK-2100 København Ø
Telefon: 33 91 28 33
info@audio.dk
Annoncesalg / Prislister:
Lars Bo Jensen: lbj@audio.dk Telefon: 40 80 44 53
Annoncer: Medieinformation


Alt om DATA, Datatid TechLife  © 2019
Privatlivspolitik og cookie information - Audio Media A/S