Af Karen Fredslund Ellegaard, Alt om Data
Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.
Privat brug af gulplade-varebilen er gennem årene blevet et stille medarbejdergode. Og det hvad enten turen går til et byggemarked, eller medarbejderen lige skal give naboen en hånd med ved renoveringen. SKAT er begyndt at foretage hyppige razziaer i områder, hvor gulpladebilerne er parkeret i forbindelse med typiske private ærinder. Det drejer sig eksempelvis om kørsel til idrætshaller og genbrugspladser. Hver eneste gang er der gevinst for SKAT.
Hvis man bliver taget i en firmaejet gulpladebil af SKAT, er konsekvenserne helt kontante og ganske kostbare. Både for arbejdsgiveren, som ejer af gulpladebilen, og medarbejderen i bilen. I fællesskab skal de to partnere finansiere efterbetaling af moms på købet af varebilen, beskatning af værdien af fri bil og efteropkrævning af privatbenyttelsesafgift. Kan medarbejderen ikke betale, går ansvaret videre til arbejdsgiveren. Så det kan blive firmaets økonomiske ansvar at opkræve beskatningen af værdien af fri bil og efteropkrævning af privatbenyttelsesafgift hos medarbejderen.
Herudover kan der blive tale om en bøde. Ikke bare på den ene skyldige varebil, men på alle varebiler i virksomheden, for det er alene arbejdsgiveren, der har hele bevisbyrden over for SKAT. Landsskatteretten er meget klar i sine afgørelser, når de ikke finder, at sagsøgeren havde løftet bevisbyrden. Bevisbyrden for, at firmaets varebiler udelukkende bliver anvendt erhvervsmæssigt. Har firmaet 10 firmabiler på gule plader, taler vi om et økonomisk krav fra SKAT i millionklassen.
Nøjagtig rute
Men der er kommet en løsning fra Abax, som for knap et år siden etablerede sig i Danmark. Abax er et norskejet selskab med et selvstændigt A/S i Danmark, Sverige, England og Spanien. Et af produkterne fra Abax er den elektroniske kørebog. Via satellitter ligesom i gps’en er kørebogen logget til firmaets pc’er og leverer dagligt en nøjagtig rapport, som viser:
* Hvor har bilen kørt.
* Hvornår kørslen har fundet sted.
* Hvor lang tid køreturen tog med angivelse af klokkeslæt.
* Hvorfra og hvortil der er kørt.
Livstidsgaranti
På skærmen vises en oversigt i tekst og tal, som brugeren også kan hente på et kort med angivelse af ruter. På mobiltelefonen kan man også se og føre sin kørebog. Den lille fikse sag, som er en rund skive på cirka 1 cm, monteres på bilen på en måde, så der er forbindelse til satellitter, ligesom paraboler og tv-signaler. Boksen er gps-baseret og sender positioner hvert sekund. Teknologien bliver sendt via gsm-nettet. Boksen er IP 67-godkendt. IP 67 betyder brand- og vandalsikret og er testet ned til minus 55 grader, ligesom kørebogen er testet i Afrikas sandstorme. Produktet lover livstidsgaranti. Abax har endnu ikke hørt om problemer med den elektroniske kørebog. Der er slet ingen tvivl om, at den elektroniske kørebog er en stor lettelse – både for medarbejdere og ejere af virksomheder. Man kan nemt glemme at føre dagens kilometer ind i kørebogen, og bare efter en dag eller to kan man ikke mere huske formålet med en køretur. Den elektroniske kørebog glemmer ikke. Den husker alt, og det er nemt for en medarbejder at levere et korrekt kørselsregnskab i firmaets biler til selvangivelsen.
Formålet er at lette hverdagen for alle, som bruger bil erhvervsmæssigt. Det gælder både brugere af firmabiler, som skal dokumentere al kørsel, og dem, som benytter egen bil mod befordringsgodtgørelse.
Automatik
Den elektroniske kørebog fra Abax fører på sin vis kørebogen løbende og automatisk for brugeren. For brugere af firmabiler giver det en tryghed, som kan hindre risikoen for at blive forkert beskattet for brug af arbejdsgivers bil.
Personer, som benytter egen bil, får en sikkerhed for, at kørebogen er korrekt, samtidig med at man ikke glemmer småturene. Hver for sig betyder de små ture ikke noget særligt, men sammenlagt kan de kørte kilometer repræsentere et større beløb.
»Kørebogen er som gps koblet til firmaets eller medarbejdernes computer. Ejeren har væsentligt bedre overblik over firmabilerne. Med brugernavn og password logger man ind på computeren for at åbne for listen over kørsler. Hver linje på skærmen angiver en kørsel fra start til stop. Derefter klikker man på symbolet og vælger enten ’Firma’ eller ’Privat’. I de tilfælde hvor det drejer sig om firmakørsel noteres ærinde for kørslen.
Ifølge administrerende direktør Rasmus Knude, Abax Danmark, har virksomhedens medarbejdere 100 procents dokumentation for de kørte kilometer, som er godkendt af myndighederne. Ved at føre kørebogen elimineres faren for en skønsmæssig skatteligning. Den elektroniske kørebog fører kort sagt næsten sig selv, og hele herligheden gemmes på computeren og kan printes ud, når man har behov for det. Virksomhedsejeren vil dermed have bedre styr på kørsel i firmaets biler, som i sidste ende kan give øget kundeservice.
Dokumentation og snyd
Abax’ kørebog kan derfor være en hjælp for både arbejdsgiver og medarbejder til de nye og skrappere tider i forhold til skattevæsnet.
Kørebogen kan naturligvis ikke hindre forkert brug af firmaets gulpladebiler. Men den elektroniske kørebog sikrer, at dokumentationen for den aktuelle kørsel er til stede. Omkring fire femtedele af al kørsel er rutiner. Reglerne for brug af gulpladebiler er desværre meget komplekse. Hvis en virksomhed har en gulpladebil med tilladelse til at køre op til 1.000 km ”private svinkeærinder”, er det arbejdsgiveren som ejer af gulpladebilen, der skal retfærdiggøre, om dets medarbejders private ærinder holder sig inden for reglerne.
Men det har desværre vist sig, at den sidste femtedel af bilisterne, som stoppes af SKAT, bevidst snyder med deres kørsel.
Givet er det, at den elektroniske kørebog for nogle vil være irriterende, fordi al kørsel registreres.
Selvom Danmark er et lille land, er der mange, der er afhængige af firmabil eller privatbil i forbindelse med deres arbejde. Hvert år udbetales mange hundrede millioner kroner i befordringsgodtgørelse i danske virksomheder. Det anslås, at der køres cirka 4 milliarder arbejdsrelaterede kilometer pr. år.
Skattefri godtgørelse
Skat har fokus på, om virksomhederne udbetaler skattefri kørselsgodtgørelser korrekt. Hvis ikke, er risikoen for et skattesmæk betydelig. Alle kender situationen med kørebogen som en daglig irritation. Mange medarbejdere anser oplysninger om målet for deres kørsel som overflødige. Deres chef eller leder ved udmærket, hvor de har været. Deri er SKAT ganske uenig. Det er et ufravigeligt krav, at det af kørebogen klart fremgår, hvor medarbejderen har været for sin arbejdsgiver og hvornår.
Konsekvenserne ved ikke at opfylde kravet er bekostelige. En manglende underskrift og arbejdsgiverens manglende godkendelse på bare ét enkelt bilag fra arbejdsgiveren kan blive dyrt for medarbejdere, der hvert år får skattefri kørselspenge. Hvis arbejdsgiveren ikke holder ordentligt rede i bilagene, bliver godtgørelserne pludselig skattepligtige. Det koster den enkelte medarbejder. Sådan lyder budskabet enstemmigt fra flere revisorer.
Øgede kontrolbesøg i virksomheder fra SKAT har bevirket, at interessen for korrekte kørebøger er øget. En af SKATs indsatsområder i 2012 er de skattefri kørepenge, der bliver udbetalt hvert år. Det er ikke småpenge. I 2010 blev der udbetalt 8,4 mia. kroner.
Abonnement
Den elektroniske kørebog erhverves med et engangsbeløb og løber derefter som abonnement. Ifølge Rasmus Knude har det nu ni år gamle norske moderselskab efter en treårig periode en gentegning af abonnementer på 80 procent. Der er gratis support i hele perioden. Endvidere oplyser Rasmus Knude, at Abax i Danmark er særdeles kyndig i skatteregler og persondatalov.
»Samtidig gør vi det helt klart over for vores kunder, at der ikke er tale om en ulovlig overvågning af medarbejdere, men derimod en hjælp og en lettelse i det daglige.«
