Af Jakob D. Lund, Alt om Data
Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.
Med egne ord havde KMD igennem mange år “hængt lidt i bremsen på telefonifronten”. Det skyldtes primært, at virksomheden havde en ældre telefoniløsning, der gjorde det for dyrt at følge med opgraderingerne.
“Der er store service- og opgraderingsomkostninger på den slags legacy-telefoni,” forklarer Kenneth Kastbjerg Clausen, som er afdelingschef i Network Services hos KMD. “Så økonomien tvang os mere eller mindre til at køre så længe som overhovedet muligt med de forskellige softwareversioner.”
Desuden så Kenneth Kastbjerg Clausen det som en ulempe, at KMD havde separate teknologiske platforme til telefoni, videokonferencer og e-mail. Afdelingschef Søren Lundtang Andersen supplerer:
“Set fra mit bord var der et behov for at få vores kommunikation til at hænge endnu bedre sammen, så vi kunne skabe endnu bedre samarbejdsbetingelser på tværs af seks-syv geografisk spredte lokationer. Det handlede bl.a. om, at vi havde nogle traditionelle videorum, som ikke var dynamiske nok til vores behov,” siger Søren Lundtang Andersen.
Der var booking-kø på grund af for få rum – og skulle der flere til, krævede det en betydelig investering. Han peger også på ulemperne ved, at traditionelle videorum kræver mødeplanlægning i god tid, at man skal være til stede fysisk – samt at mødet ikke kan forlænges ud over den bookede mødetid.
“Traditionelle videorum er ufleksible på mange måder, må vi erkende. Så selvom vi installerede fem-seks videorum, brugte vi alligevel meget tid på transport til og fra møder på de forskellige lokationer. Derfor gik vi efter en løsning, der kunne give os flere videokonferencemuligheder, og samtidig hjælpe med at bringe rejseomkostningerne og rejsetiden ned.”
For at komme de store telefoniserviceomkostninger til livs og for at få nye og mere omkostningsvenlige videokonferencemuligheder valgte KMD Microsoft Lync Server 2010. KMD gennemførte projektet i to tempi: Først gik man i luften med Lync 2010´s værktøjer til samarbejde – Presence, Instant Messaging, onlinemøder og skrivebordsdeling – og som fase 2 kom telefonidelen på.
“Vi brugte naturligvis Lync 2010´s telefoniværktøj i fase 1,” forklarer Kenneth Kastbjerg Clausen, “men kun til intern telefoni. I fase 2 udvidede vi telefonidelen til eksterne opkald. Telefonværktøjet i Lync 2010 er i øvrigt integreret med medarbejdernes mobiltelefoner, hvilket sikrer, at opkald til Lync-klienten også får mobiltelefonen til at ringe.”
Ud over en mere dynamisk kommunikation på tværs af lokationerne, forventes Lync 2010 også at medvirke til omkostningsreduktioner. ”Vi forventer eksempelvis store driftsbesparelser ved afviklingen af vores traditionelle telefoniløsning.
Rejsebudgetterne har vi ikke målt på, men her forventer vi også besparelser via værktøjerne til onlinemøder i Lync 2010,” siger Søren Lundtang Andersen. Han peger på, at muligheden for at holde onlinemøder med video fra pc-skærmene har gjort KMD uafhængig af de traditionelle videorum – og at de nu kan bruges til det, de er tænkt som: stormøder. “Før i tiden sad der ofte én medarbejder og talte med én anden medarbejder – men det gør vi over pc´erne i dag,” afslutter han.
KMD Analyse udgav i 2013 en landsdækkende analyse baseret på kommunale administrationsmedarbejderes oplevelse af de møder, de deltager i samt deres holdning til, om møderne kan gøres mere effektive gennem øget brug af teknologi og mødeværktøj. Her er nogle af hovedpunkterne fra analysen:
• Der bruges mange ressourcer på at holde møder i kommunerne. Kortlægningen af kommunernes nuværende omkostninger ved at holde møder viser, at der bruges mange ressourcer i den enkelte kommune på at holde møder. I en gennemsnitlig kommune skønnes der således at gå cirka 65 mio. kr. af de årlige lønudgifter til at lade administrative medarbejdere deltage i møder, hvilket på landsplan svarer til omkring 6,4 mia. kr. Heraf estimeres tidsforbruget til transport til og fra møder alene at udgøre omtrent 800 mio. kr.
• Nye mødeformer er mere omkostningseffektive. Møder afholdt via samlende kommunikationsplatforme vil i mange tilfælde være væsentligt billigere at afholde end møder med fysisk fremmøde. Således er den gennemsnitlige omkostning ved afholdelse af et møde via samlende kommunikationsplatforme kun halvt så stor som et traditionelt møde med transport. Omkostning i alt pr. deltager pr. mødetime er beregnet til henholdsvis 422 kr. og 844 kr.
• Pæne potentialer ved at effektivisere mødeafholdelsen. Der er ikke ubetydelige potentialer i at kombinere anvendelsen af mødeteknologi med en revideret organisatorisk praksis omkring afholdelse af møder. Konkret peger analysen på tre indsatsområder indenfor teknologidrevet mødeeffektivisering – reduceret transporttid, bedre mødeledelse samt effektivisering gennem mere selektiv mødedeltagelse. Kan kommunerne på landsplan effektivisere deres møder svarende til en indsats på eksempelvis 10 pct. for hvert af de tre områder, vil de kunne høste en gevinst på op til 640 mio. kr. om året. Hvis indsatsen eksempelvis hæves til 20 pct. for hvert af de tre områder vil effektiviseringen beløbe sig til cirka 1,3 mia. kr.
• Digitale mødekanaler anvendes sjældent i dag. De administrative medarbejdere i kommunerne oplever en stigende mødebyrde, og det er ikke alle møder, der opleves som værende lige effektive. Mange medarbejdere stiller sig tøvende over for valget af nye mødekanaler, men der er en udbredt tro på, at teknologi kan gøre møder mere effektive. Medarbejderne angiver, at der ikke er politikker og retningslinjer i kommunerne for anvendelsen af mødekanaler, og digitale mødekanaler anvendes sjældent i dag. Hos dem, der anvender digitale kanaler er der væsentligt flere positive erfaringer end negative.
• De kommunale ledere har mulighed for at præge mødeafholdelsen i kommunen. De kommunale ledere holder langt flere møder end medarbejderne, ligesom de i langt højere grad indkalder til disse møder. Det betyder, at de administrative ledere i kommunerne har gode forudsætninger for at definere, hvad en god og effektiv mødepraksis er.
• En kanalstrategi for mødeafholdelse kan være et godt redskab til at opnå en mere reflekteret mødepraksis. En egentlig mødekanalstrategi kan udgøre et godt afsæt for kommuner, der ønsker at formulere en vision og målsætning for gennemførelse af mere effektive møder med brug af ny teknologi og mødeværktøjer.