Test: Dropbox vs rivalerne: Læg dine digitale værdier et sikkert sted

Af Henrik Malmgreen, Alt om Data

Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.

Onlineadgang til alle en virksomheds digitale aktiver – Digital Assets som det hedder på computerens modersmål – er i dag en nødvendighed. Dels arbejder flere og flere mobilt, dels deles dokumenter, billeder og video på tværs af hele virksomhedens organisation.

Eksempelvis bruger både informationsafdelingen, marketingafdelingen og salgsafdelingen i mange virksomheder billeder og videomateriale til forskellige formål.

Derfor er det vigtigt, at materialet er tilgængeligt og ikke mindst, at det er de seneste og opdaterede versioner af filerne, som medarbejderne har adgang til. Endelig arbejder mange af de større virksomheder med en designmanual, der skal sikre et ensartet grafisk udtryk på tværs af alle virksomhedens afdelinger.

De enkle systemer

Det har givet vækst i det marked, der hedder Digital Asset Management (DAM), dvs. systemer, som er skræddersyet netop til dette formål. En af de virksomheder, der har investeret massivt i dette segment til glæde for erhvervslivet, er Adobe, hvis afsæt i den grafiske branche har dannet grobund for platformen Experience Manager, som integrerer både den grafiske designproces samt håndtering og distribution af materialet.

Det er imidlertid en platform, der er særdeles omfattende og ikke mindst ganske kostbar, så den er udelukkende interessant for de store, internationale selskaber. Men mindre kan også gøre det, og i konkurrence med de store byder blandt andre to danske løsninger sig til, nemlig Filecamp og Kontainer.

Stort udvalg af løsninger

Udvalget af DAM-løsninger er stort og bredt, men set med danske øjne er netop Filecamp og Kontainer interessante. Dem har vi kigget nærmere på i denne test, hvor vi også kigger på Dropbox, der over tid har forvandlet sig fra en platform til informationsopbevaring til en platform, hvor informationsudveksling samt informationsdeling er i fokus.

Det blev tydeligt i efteråret, hvor Dropbox lancerede konceptet Spaces, der netop henvender sig til større eller mindre arbejdsgrupper, som blandt andet deler de førnævnte digitale aktiver.

Hvis man i forvejen arbejder på Office 365-platformen, som jo blandt andet indeholder Teams, kan man dog spørge sig selv om, hvad man i virkeligheden skal med Dropbox Shades, men det vender vi tilbage til i selve testen.

Læs testene på de næste sider ...

Løsning 1 – Filecamp: Her er billeder og sikkerhed i fokus

Her kan du bestemme, hvem der har adgang til hvilke filer, og du kan tilpasse det grafiske udtryk på de forskellige mapper.

Filecamp er et dansk produkt, der har kunder så langt væk som på den anden side af kloden, nemlig Hong Kong Tourism Board. Men også en række danske kunder som Falck og DFDS har valgt Filecamp.

Skribenten til denne artikel har selv anvendt løsningen i en årrække og har været godt tilfreds, hvilket blandt andet betyder, at det aldrig har været sådan, at der ikke var adgang til data.

Nærværende skribent anvender løsningen rimelig enkelt til deling af filer med samarbejdspartnere, men der er naturligvis også mulighed for at tilpasse løsningen til helt specifikke behov. En af de vigtigste funktioner er muligheden for at definere, hvem der har adgang til hvilke data, lige som det er muligt at tilpasse det grafiske udtryk på individuelle mapper.

Det vil sige, at for eksempel et reklamebureau kan anvende forskellige designskabeloner til de forskellige kunder. De enkelte filer kan naturligvis også forsynes med søgbare tags, lige som metadata kan følge den enkelte fil og gøres tilgængelige for andre applikationer, der understøtter metadata.

Som eksempel kan nævnes, at Filecamp er kompatibel med Adobes Extensible Metadata Platform (XMP). Som nævnt i indledningen tilvælges en DAM-løsning ofte af store selskaber, der anvender en designmanual, og da der kan oprettes undersider i løsningen, er det for eksempel muligt at oprette en side, der giver visuel information om korrekt anvendelse af logodesign samt logofarver.

Filecamp er en sikker og velfungerende løsning, hvor der blandt andet lægges stor vægt på datasikkerhed, da den afvikles på Googles Cloud Platform. Desuden er al kommunikation med Filecamp krypteret.

På Googles dataplatform

Filecamp benytter Google Cloud Platform (GCP) til al håndtering af data. Det betyder, at al kommunikation med Filecamp er krypteret og benytter Secure Socket Layer- (SSL) samt HTTPS-protokollerne. Filer og mapper er kun tilgængeligt for andre via de links, som en kunde hos Filecamp selv formidler, og selv om Google har redundans på alle data, tager Filecamp selv daglig backup af alle systemdata, der gemmes i 30 dage.

Skulle man være så uheldig at slette filer og endda have tømt papirkurven i sin Filecamp-løsning, kan data mod et gebyr genskabes. På Google-platformen er der endvidere Anti-DDoS Protection, hvilket skulle give sikkerhed for, at der altid er adgang til data.

Fra den øvrige funktionalitet kan nævnes, at Filecamp endvidere tilbyder såkaldte Auto Tags, hvilket via kunstig intelligens giver mulighed for at analysere indhold i billeder og automatisk tilføje tags: Desuden kan der oprettes såkaldte Collections på tværs af mappestrukturen med mulighed for at give nem adgang til indhold, der for eksempel skal anvendes i et projekt, hvor flere eksterne parter deltager.

Endelig er det muligt at give eksterne brugere adgang til at uploade materiale. Filecamp kan altså anvendes til en række forskellige behov lige fra enkelt mediebibliotek til forkromet DAM-løsning. Priserne starter ved 190 kr. om måneden for en Basic-løsning. Desuden fås en Advanced og en Professional-løsning.

Løsning 2 – Kontainer: Understøtter GDPR og fleksibel integration

Kontainer tilbyder GDPR-godkendt hosting. Desuden kan løsningen skræddersys til en lang række forskellige opgaver.

Personligt kendte skribenten til denne artikel ikke Kontainer på forhånd, men løsningen har været på markedet i 18 år, og en af de ting, som Kontainer slår på tromme for, er at man overholder EU’s persondataforordning (GDPR). På sin hjemmeside skriver man således, at Kontainer er GDPR-kompatibel med en ISAE 3402- certificering.

Det betyder, at kunderne er garanteret GDPR-godkendt hosting, rettighedsstyring og samtykkehåndtering. Netop brugersamtykke i anvendelsen af billeder er en udfordring for mange, såvel fotografer som billedbureauer, og med Kontainers egen MediaConsent-udvidelse sikres kunderne netop, at der er GDPR-compliance i deres billedhåndtering.

Systemet hjælper således med at oprette brugere og tagge dem på billeder, ligesom det er nemt at kunne scanne sit billedarkiv med henblik på at finde personer på alle billeder og derefter køre en rutine med automatch samt person-tagging.

Systemet kan endvidere indhente, forny og opbevare sam-tykkeerklæringer, både som PDF-filer, i papirformat og samtykker oprettet digitalt med Kontainers skabeloner.

Med MediaConsent-udvidelsen er det nemt at logge, hvor billeder og video er anvendt, og materialet kan enkelt kaldes tilbage og erstattes af nye filer i tilfælde af, at et samtykke udløber eller trækkes tilbage. Via en app kan MediaConsent desuden anvendes af fotografer i marken. Det gør det nemt og hurtigt at oprette en brugerprofil, angive samtykke og efterfølgende matche det op med billeder i systemet.

Kontainer rummer alt det, en DAM-løsning skal kunne, men fokuserer derudover på GDPR, det vil sige overholdelse af EU’s persondataforordning, samt integration til stort set hvad som helst inden for CMS-systemer.

Integreres med stort set alt

Ganske som Filecamp kan Kontainer skræddersys til en række specifikke behov og kan anvendes på en række forskellige niveauer lige fra medie- og billedbank over salgs- og præsentationsværktøj til en komplet DAM-løsning.

Integration er muligt med eksempelvis Salesforce, Adobe Microsoft Dynamics og Office 365 samt Google Docs og Dropbox. Desuden har Kontainer udviklet en API, altså et interface, der kan tilpasse en række andre løsninger. Det kan for eksempel være en webshop således, at man kan sikre sig korrekt størrelse og beskæring af de billeder, der skal vises i denne. Desuden er der integration til blandt andet Content Management Systemer som Sitecore, WordPress, Drupal og Joomla.

Persondatasikkerhed og integration er altså to af de helt store argumenter fra Kontainers egen hitlistefunktioner, og man fortæller endvidere, at det er muligt også at integrere med kundernes egne, hjemmeudviklede systemer.

Desuden tilbyder Kontainer flere single sign-on-konfigurationer. Single sign-on giver brugeren mulighed for at logge ind på egne netværk eller systemer uden at skulle logge ind på hver side individuelt, samtidig med at brugeren også er logget ind på egne foretrukne webapplikationer.

Derudover rummer Kontainer naturligvis alle de øvrige funktioner, et moderne DAM-system skal kunne tilbyde, og priserne for en Starter-version er 395 kr. om måneden. Desuden tilbydes løsningerne Business, Professional og Enterprise.

Løsning 3 – Dropbox: Fra filopbevaring til fælles arbejdsrum

Dropbox lancerede i efteråret konceptet Spaces, der berettiger til betegnelsen
DAM-løsning.

Dropbox kendes af de fleste, og mon ikke vi alle sammen i større eller mindre udstrækning har delt lidt filer i form af Word-dokumenter, PDF-filer, billeder eller video via denne særdeles udbredte og populære platform. Men nu vil Dropbox altså gerne noget mere. Meget mere, hvis man skal tro dem selv.

Derfor lancerede man i efteråret det nye koncept Spaces, der vel sagtens berettiger til betegnelsen DAM-løsning. For at anvende Spaces kræves det, at man opgraderer sin gratis Dropbox-konto til en businesskonto. Den kan fås i tre varianter, nemlig en standard til 75 kr. om måneden og en Advanced til 110 kr. om måneden.

Desuden er det muligt at købe en Enterprise-løsning, hvor prisen forhandles individuelt, og den byder blandt andet på et centraliseret administrationspanel, så virksomheden kan se og administrere alle sine Business-teams på én gang.

Desuden får virksomheden adgang til Enterprise Mobility Management samt telefonsupport døgnet rundt. Generelt kan man sige, at brugerfladen i Dropbox er blevet ændret.

Det vil sige, at nogle af de funktioner, man finder i købeløsningen, er helt eller delvist tilgængelige i den gratis version, men ønsker man den fulde funktionalitet, skal man altså have fat i firmakortet.

Dropbox har udviklet sig fra blot at være et sted til at opbevare filer til en egentlig platform for arbejdsdeling. Med lanceringen af Spaces anvendes nu også kunstig intelligens, hvilket gør det nemt at søge på billeders indhold, selv om søgeordet ikke findes i filnavnet.

Styr centralt

Men tilbage til spørgsmålet, om det er værd at bruge penge på Dropbox, hvis man i forvejen har Microsoft Teams inkluderet i sin Office 365-konto. Det kommer an på behovet, men hvis man ikke kun færdes i Microsoft-universet, kan det godt give god mening at investere i Dropbox.

Blandt andet fordi det er muligt at oprette, organisere og dele indhold i Google Docs, Sheets og Slides samt filformaterne .dxx, .xlsx og .pptx direkte fra Dropbox. Desuden giver eksempelvis en enterpriseløsning fra Dropbox mulighed for at definere et digitalt rum til arbejdsdeling i virksomheden, som kan administreres og styres adskilt fra Office 365-universet, hvilket nogle virksomheder givet vil synes om.

Eksempelvis leverer Dropbox et centraliseret virksomhedspanel, der giver it-teams mulighed for at administrere flere forekomster igennem hele organisationen. Ved hjælp af dette kan administratorer få adgang til en samlet visning af alle Dropbox-aktiviteter i organisationen.

Det både forenkler it-styringen og giver virksomheden mulighed for at tilpasse Dropbox-implementeringen, så den spejler komplekse organisatoriske hierarkier. Og så er der lige brugeroplevelsen, som via kunstig intelligens desuden byder på muligheden for eksempelvis at søge på billeder på baggrund af indhold, også selv om selve søgeordet ikke findes i filnavnet.

Endvidere er det muligt at gennemse bestemte filtyper, f.eks. AutoCAD, uden brug af specialiseret software eller apps samt kommentere direkte på filerne.