Artikel top billede

(Foto: Computerworld)

Danskerne er mobile, men ikke mobile nok

Vi halter bagefter vores nordiske naboer, når det kommer til brugen af mobiltelefoner på arbejdspladsen, viser stor undersøgelse fra den danske headset-producent Jabra. Det kan få stor betydning for vores konkurrence-evne, siger forsker fra CBS, og understreger behovet for, at især vidensmedarbejdere kan arbejde fleksibelt og mobilt.

Af Jakob D. Lund, Alt om Data

Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.

Unified communications og mobilitet er to tæt forbundne begreber. Det første dækker over en samling og strømlining af alle organisationens kommunikationsværktøjer. Det andet betegner en steds- og tidsuafhængig adgang til alle organisationens kommunikationsværktøjer. Den kombination er der mange private virksomheder og offentlige instanser, der kigger nærmere på i jagten på øget effektivitet og produktivitet.

Det har man også gjort i Odsherred Kommune, hvor it-chef Niels Ebbe Pedersen i 2010 indledningsvis begyndte at undersøge mulighederne for at forbedre og samtidig sænke omkostningerne til telefonidriften.

”Øvelsen for kommunerne har de seneste år været at finde smartere og mere effektive måder at samarbejde og tilbyde borgerservice på – med stadigt strammere budgetter.I Odsherred Kommune havde vi på det tidspunkt utidssvarende telefonsystemer, som it-afdelingen havde overtaget ved kommunesammenlægningen i 2007, og som gjorde håndteringen af telefonkøer, kaldstatistikker og omstilling ineffektiv. Og så var de gamle telefonsystemer også baseret på en relativ kostbar teknologi,” siger Niels Ebbe Pedersen og forklarer, at det hurtigt stod klart, at telefoni blot var en lille del af komplekset.

Analysen var, at det ville give mere mening at revurdere hele kommunens måde at samarbejde og kommunikere med hinanden på. Der var masser af spildtid, som kunne bruges langt mere produktivt. Eksempelvis gik der meget tid med at køre til møder, ligesom der også gik for meget tid med at ringe op til andre medarbejdere, der var optagede.

”Derfor besluttede vi at se på en optimering af hele vores infrastruktur. Vi kunne se, at det var den vej, vi skulle, for at komme til at arbejde end-nu smartere fremover,” siger Niels Ebbe Pedersen.

Microsofts løsning

Odsherred Kommune valgte en Microsoft unified communications-løsning. Dermed har de på én platform samlet og integreret telefoni, telefon-beskeder, videokonference, tilstedeværelse, samarbejdsværktøjer og chat. De gamle analoge telefoner er blevet nedlagt og erstattet med pc’er med headsets. Den eneste ændring i brugeroplevelsen var, at medarbejderne skulle beslutte sig for en headset-model.

Microsoft Lync kører på kommunens eksisterende servere til Microsoft-programmer. Løsningen letter kommunikationen på tværs af kommu-nens tre administrationscentre samt i forhold til institutioner, borgere og leverandører og stiller desuden nye, smarte måder at arbejde på til rådighed. Blandt andet ved at medarbejderne kan logge på systemet via deres smartphones og tablets.
”Jeg har da siddet i et møde i privaten via min iPad med fire kolleger, som alle sad på hver deres lokation. Det fungerede upåklageligt,” siger Ni-els Ebbe Pedersen.

Løsningen er baseret på Microsoft Lync Server 2010 og Microsoft Exchange 2010. Ved at bygge løsningen på Microsoft-platformen sikrer Ods-herred Kommune automatisk integrationen mellem e-mail, kalender, kontakter, telefoni og videokonferencedelen.

Der er også direkte forbindelse med de gængse kontorapplikationer i Microsoft Office-pakken, så et telefonopkald eller en videokonference kan startes fra f.eks. Outlook. Løsnin-gen snakker også sammen med kommunens eksisterende journaliserings- og omstillingssystemer. På den måde kan medarbejderen bevare fokus på opgaven i stedet for at tænke over, hvilket kommunikationsværktøj der skal bruges til en given opgave.

”På grund af begrænset tilgang til arbejdsmarkedet fremover er det vigtigt for os at gøre vores arbejdspladser attraktive, og det medvirker Lync i høj grad til. I forbindelse med relanceringen af kommunens hjemmeside i 2013 arbejder vi desuden på at forbedre mulighederne for selvbetje-ning.

Borgerne skal kunne chatte hjemmefra og på sigt måske bruge videokonferencer i deres kontakt til vores medarbejdere. Det ligger der store produktivitetsgevinster i, fordi medarbejderne kan chatte med flere borgere samtidig. Her er vi pt. i dialog med et firma, som er i stand til at inte-grere en Lync-lignende løsning på vores hjemmeside, så vi kan facilitere chat-funktio-nalitet. Det er i hvert fald vores ambition,” siger Niels Ebbe Pedersen.

Regner med millionbesparelser

”Vi har beregnet, at vi med Lync-baseret kommunikation via internettet over seks år vil spare 2,3 millioner kroner på telefonabonnementer og 1 million kroner i serviceomkostninger. Vi kan jo nøjes med ét netværk til både telefoni og data. De besparelser – hvor vi også kalkulerer med bety-delige ressource-besparelser – indgår i finansieringen af systemet. Men det helt centrale er, at Lync vil spare tid og administrative ressourcer. Det er penge, der går direkte i kassen,” fastslår Niels Ebbe Pedersen.

De nye produktivitetsgevinster på tværs af pc, telefon og browser ser it-chefen som et vigtigt tiltag i forhold til digital forvaltning.

”Lync understøtter i særdeleshed vores mål om at strømline vores processer og genbruge information. Jeg er ikke i tvivl om, at løsningen både vil gøre kommunen mere effektiv og optimere vores borgerservice,” siger han og forklarer, at UC-løsningen samtidig øger kommunens produktivitet.

”Medarbejderne ringer for eksempel ikke længere forgæves til hinanden. De kaster et hurtigt blik i Lync eller Outlook. Her kan de se, hvem der er ledige eller optagede. Det er helt elementært, men det sparer overraskende meget tid og gør os meget mere effektive. Brugerne behøver heller ikke gå ud af Outlook eller andre programmer for at kommunikere og samarbejde.

Med ét klik kan de skifte fra e-mail til telefonopkald, hvor de også deler computer. Dokumentationen for de aktiviteter, der foregår i Lync, kan man se i Outlook. Telefonbeskeder, ubesvarede opkald og chat kan ses her, ligesom man fra Outlook kan ringe op til mistede opkald.

Sammenhængen mellem Lync og Outlook letter med andre ord håndteringen af aftaler. Medarbejderne kan desuden få deres telefonsvarer til at oplæse antallet af ubesvarede opkald, ligesom de kan få oplæst deres mails og aftaler i Outlook. Alt dette var jo ikke noget, vi gik specifikt efter i kravspecifikationen, men det er nogle meget værdifulde bonusgevinster, vi har fået med,” forklarer Niels Ebbe Pedersen.

Odsherred Kommune har desuden forbundet Microsoft-løsningen med deres journaliserings- og omstillingssystem. Det sikrer dels, at man kan til-knytte chat- og telefonbeskeder til en given sag, hvilket er med til at lette sagsbehandlingen, ligesom det også er med til at sikre, at man på et givent tidspunkt kan håndtere bl.a. kø og opkaldsstatistikker meget bedre.




Brancheguiden
Brancheguide logo
Opdateres dagligt:
Den største og
mest komplette
oversigt
over danske
it-virksomheder
Hvad kan de? Hvor store er de? Hvor bor de?
Fiftytwo A/S
Konsulentydelser og branchespecifikke softwareløsninger til retail, e-Commerce, leasing og mediebranchen.

Nøgletal og mere info om virksomheden
Skal din virksomhed med i Guiden? Klik her

Kommende events
Compliance og strategisk it-sikkerhed efter DORA

Finansielle koncerner har i snit 85 sikkerhedsløsninger i drift – men er i snit op til 100 dage om at opdage et igangværende cyberangreb. Ydermere viser øvelser, at det typisk tager 4-6 uger at rense og genetablere sikker drift af centrale systemer efter et stort angreb. Fokus for dagen vil derfor være på henholdsvis governance samt om, hvordan du som it-leder i den finansielle sektor skal kunne håndtere fremtidens cybertrusler og arbejde effektivt med sikkerhed på et strategisk niveau.

04. april 2024 | Læs mere


EA Excellence Day

Hvad er det, der gør it-arkitektens rolle så vigtig? Og hvad er det for udfordringer inden for områder som cloud, netværk og datacentre, som fylder hos nogle af landets bedste it-arkitekter lige nu? Det kan du her høre mere om og blive inspireret af på denne konference, hvor du også får lejlighed til at drøfte dette med ligesindede.

16. april 2024 | Læs mere


IAM - din genvej til højere sikkerhed uden uautoriseret adgang og datatab

På denne dag udforsker vi de nyeste strategier, værktøjer og bedste praksis inden for IAM, med det formål at styrke virksomheders sikkerhedsposition og effektiviteten af deres adgangsstyringssystemer og dermed minimere risikoen for uautoriseret adgang og datatab. Og hvordan man kommer fra at overbevise ledelsen til rent faktisk at implementere IAM?

18. april 2024 | Læs mere