Home » Internet » Brug e-mail rigtigt
Brug e-mail rigtigt

Brug e-mail rigtigt

Share

Otte gode råd til hvordan du gebærder dig bedst i din kommunikation med e-mail.

Nettets selvbestaltede sandsigersker og profeter er begyndt at sende e-mail til tælling. Der er for meget spam, folk flytter deres personlige kommunikation over på Messenger og sociale tjenester, som Twitter og Facebook.

E-mailen er dog stadig en yderst praktisk og udbredt kommunikationsform i erhvervslivet, fordi det trods alt er fleksibelt og sporbart. Du kan selv være med til at bevare e-mailens seriøsitet som kommunikationsform ved at undgå at bringe for mange dårlige vaner med ind i din kommunikation, eller rydde op i nogle af dem der sneg sig med ind.

Vaner som i høj grad kommer fra Facebook- og Messenger-kulturen. Du kan naturligvis også bruge helt almindelig omhu og fornuft i din kommunikation, så du virker mere professionel.

Er kort for hovedet

Man skal ikke komme og belære alle danskere om smalltalk, der er nogle, som finder det aldeles spild af tid. Men brugt korrekt kan en høflighedsfrase og let moderation af vendinger og tiltalemåder gøre en mail mindre forlangende.

Det er værd at huske på etikette, når du kommunikerer med både velkendte som nye personer, du ikke har oparbejdet et fortrolighedsforhold til. Du kommer længere med det søde end med det sure, også selvom du er træt af det bindegale menneske i den anden ende.

Du kan godt forlange eller afvise uden at virke bøs. Se f.eks. teksterne her:
”Der er fejl i fjerde step af storyboard 4. Send rettet version hurtigst.”
Vs.
”Jeg fandt en fejl i rubrik 4. Er det muligt at du kan rette den hurtigt og sende et nyt dokument?”

De fleste har i forvejen en god fornemmelse af, hvor langt de kan tillade sig at gå over for modtageren, men det er netop, når man begynder at tage mail for selvfølgeligt, at den slags fejl kan opstå.

Sender mail til forkert

Det lyder måske formanende, men vær nu sikker på, at den adresse, som autofuldfør foreslår, også rent faktisk er den rette person.

Et klassisk adresseringsproblem er autoudførsel i e-mailprogrammet af den adresse, du er ved at indtaste. Det kan eksempelvis gøre, at du kan få brok fra folk, der undrer sig over, at du ikke svarer på deres e-mail, eller at de får fejlbeskeder retur hele tiden.

Begge dele kan skyldes, at folk stoler blindt på deres mailprogrammers ubehjælpsomme autofuldførsel af adresser, som ikke virker mere eller er helt forkert indtastet første gang, men nu ligger der hver gang og foreslår sig selv.

[pt id=’2003941′ size=’large’ link=’file’ html_attrs=’title=”Slet forkerte adresser i autofuldfør-feltet så du ikke kommer til at sende til den forkerte.”‘]

Slet forkerte adresser i autofuldfør-feltet, så du ikke kommer til at sende til den forkerte.

Bruger én mail-adresse til alt

Det kan godt betale sig at have et par proforma e-mailadresser foruden den ”kerne e-mail”, du giver til venner, kolleger og andre. Hvis du melder dig til nyhedsbreve, kan din e-mailadresse godt havne på alle mulige lister, du ikke ønsker at være på. Det samme gælder logins til webfora.

Du får også fordelen af, at hvis du bruger mobil mail meget, så kan du undlade at hente mindre vigtig post ned på mobiltelefonen, når du sørger for at holde marketing og anden perifer kommunikation ude.

En helt tredje adresse kan du bruge til eksempelvis online-handel og PayPal med videre. Google Mail, Microsoft Live! Mail og Yahoo! Mail er bare nogle af de mange tilbud, du finder på en gratis mail, som du kan oprette og bruge til et bestemt formål.

Husk, at hvis folk kender din e-mailadresse, som du også bruger til PayPal, så har de jo gættet halvdelen af de oplysninger, der skal til for at hacke din konto.

Glemmer dine postkasser

En ulempe ved at køre med flere mails er, at du måske ikke får kigget i dem alle så ofte, som du nok burde. Det kan være, at du synes, det er for besværligt at skulle logge sig ind og ud af Gmail, for så at smutte en tur forbi Yahoo! og slutte af på MSN Live.

Løsningen på det kan være at sætte Outlook op til at tjekke flere postkasser, det virker både med Gmail og Yahoo! Mail, hvis du sætter dem op til at tillade adgang til postkassen udefra.

En anden måde er at bruge et lille postkasseprogram, som POP Peeper (www.poppeeper.com), der kan holde øje med utallige webmail-postkasser, som Gmail, Yahoo! Mail, MSN/Live, men også den klassiske POP3-postkasse hos din internetudbyder og den lidt nyere IMAP.

Mangler omhu i e-mailens tekst

De fleste fejl i e-mail-kommunikationen opstår, fordi du er forjaget og skal have den mail af sted nu. Hjemme fra privaten er det måske i orden, men i dit professionelle virke er det vigtigt, at du behandler e-mails med omhu nok til, at din kommunikation er troværdig og konsistent. Et nemt tip til det er, at du bruger to minutter længere pr. mail.
• Tjek for slå- og stavefejl
• Brug afsnit og tegnsætning
• Lad være med at drysse alt for mange smileys, xoxo og *s* ud over det hele. Det hører til i Messenger.

Husk, at stavekontrollen ikke fanger tanketorsk, som manglende ord, eller kan finde ud af, at du har skrevet 30. februar eller det, der er værre. Så læs, og forstå din egen e-mail, før du sender den ud. Det tager for lang tid, siger du? Jamen, så er det jo netop, at du ikke tager e-mail seriøst, og hvorfor skulle modtageren så gøre det?

Glemmer vedhæftningen

Tænk på en e-mail med vedhæftning som en pakke med følgebrev. Måske kender du denne her godt:
”Hej Henrik, her er vedhæftet det seneste storyboard til gennemsyn.” Men Henrik fik aldrig noget storyboard, for du fik sendt mailen af sted uden. Han får det 10 minutter efter, men det virker ikke professionelt på modtageren.

Skal du sende en vedhæftning til folk, og du har tendens til at glemme dem, så start altid din e-mail med at få styr på de filer, der skal med, og sæt dem ind i din mail. Først når det er i orden, begynder du at skrive selve teksten.

Denne fremgangsmåde er nok lidt modsat af, hvad du er vant til, men tænk på det som en pakke. Du pakker som regel tingene ind først, inden du begynder at vedlægge følgebrev og skrive pakkeseddel.

Sender fra din private mail-adresse

Selvom du har oprettet en lille webmail til dit mindre firma, så forsøg alligevel at bruge en e-mailadresse, der matcher domænenavnet på din hjemmeside. Altså ikke noget med mail fra jette2@hotmail.com, hvis du ejer eller arbejder i en virksomhed med sin egen hjemmeside.

Når folk får ”forretningsmail” fra gratis webmail-adresser, så risikerer du nemt, at de fleste kasserer dig i bunken med uopfordrede avertissementer for Viagra, anabolske stero-ider og andet affald fra nettet.

[pt id=’2003942′ size=’large’ link=’file’ html_attrs=’title=”Hold styr på flere postkasser med Pop Peeper.”‘]

Hold styr på flere postkasser med Pop Peeper.

Ved ikke at bordet fanger

Alt, hvad du skriver i en e-mail, bliver gemt af modtageren. Det kan du lige så godt gå ud fra, og kommer det en dag til uvenskab mellem dig og modtageren af din mail, vil dine egne ord blive brugt i mod dig.

Det er ikke fordi, du skal undgå at love folk noget pr. e-mail, men skriv dig det bag ørene, når du kommunikerer med folk, at løfter og såkaldte tilsagn om at få lavet dit eller dat forpligter.


TAGS
Email
Gmail
Guide
hotmail
Tips og trick
yahoo!

DEL DENNE
Share


Mest populære
Populære
Nyeste
Tags

Find os på de sociale medier

Find os på FaceBook

AOD/AOD.dk

Brogårdsvej 22
DK-2820 Gentofte
Telefon: 33 91 28 33
redaktion@aod.dk

Audio Media A/S

CVR nr. 16315648,
Brogårdsvej 22
DK-2820 Gentofte
Telefon: 33 91 28 33
info@audio.dk
Annoncesalg:
Lars Bo Jensen: lbj@audio.dk Telefon: 40 80 44 53
Annoncer: Se medieinformation her


AOD/AOD.dk   © 2022
Privatlivspolitik og cookie information - Audio Media A/S