Af Jakob D. Lund, Alt om Data
Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.
Da Hedensted, Juelsminde og Tørring-Uldum Kommune indgik digitalt samarbejde i 1990’erne, var det en it-prøveballon, hvor det offentlige ville teste, hvilke effektiviseringsgevinster der var forbundet med at lægge tre kommuners it-afdelinger sammen. Her blev det blandt andet besluttet, at kommunen skulle have en Citrix- og en Microsoft-strategi i valget af teknologi og løsninger. Det forklarer Kim Rex Bengtsson, som i dag er netværks- og server-administrator i Hedensted Kommune. Han fortæller, at kommunen for nogle år siden begyndte at virtualisere alle backend-servere.
”Det var selvfølgelig primært drevet af økonomiske årsager, men vi havde også et ønske om at kunne understøtte forretningen bedst muligt. Og med det mener jeg, at vores medarbejdere med en Citrix-løsning kan logge på hjemmefra eller på farten. Det er med til at øge effektiviteten i hele organisationen,” siger Kim Rex Bengtsson.
“Helt overordnet er vi kommet til et stadie i dag, hvor it ikke længere bliver betragtet som en udgift, men som et konkurrenceparameter. Som kommune er vi også nødt til at kunne ansætte de bedste nye, unge mennesker, og det har det været vigtigt for os at kunne fortælle, at de ikke var låst til deres skrivebord, når de begyndte at arbejde her. I dag får de en pose penge til it-udstyr, når de bliver ansat. Hvis de så gerne vil have noget udstyr, der ligger ud over budgettet, så køber de det bare over en medarbejderaftale, og så er det deres efter x antal år,” fortæller Kim Rex Bengtsson.
God erhvervskommune
I 2012 gennemførte Hedensted Kommune et desktop-virtualiseringsprojekt, hvor man samtidig implementerede Microsoft Lync som telefoni-løsning.
“Vi er en landkommune og er derudover repræsenteret på alle tre kommuners rådhuse, så muligheden for at afholde virtuelle møder har en stor værdi for os i forhold til kørsel,” siger Kim Rex Bengtsson og forklarer, at de også har implementeret Citrix ShareFile som et alternativ til Dropbox samt Citrix XenMobile, som er Citrix’ MDM-løsning.
“Der, hvor vi virkelig mærker effekten af at være mere mobile, er i den tekniske forvaltning. Her har vi en udrykningsstyrke, som tager ud til firmaer med større byggesager. I gamle dage ville den tekniske forvaltning snakke sammen med firmaet og så tage hjem og lave sagsbehandlings-arbejdet. Men i dag kan de lave meget af arbejdet derude sammen med firmaet. Som kommune er det vigtigt for os at være en god erhvervs-kommune, og det hjælper løsningen os med at være.”
Har I nogensinde regnet ud, hvor meget I sparer på jeres valg af it-løsninger?
“Det er pivsvært at måle sådan noget på bundlinjen. Men mon ikke man kan sige, at brugere bliver mere effektive, når de har nogle gode værktøjer? Og at de også er mere effektive, når de kan arbejde, hvor og når de vil? Danskere er et rimeligt selvstændigt tænkende folkefærd, og jeg tror, at det ligger dybt i os, at hvis vi kan hjælpe os selv, så vil vi gerne det. Som kommune ser vi det som vores opgave at give vores medarbejdere muligheden for at hjælpe sig selv,” afslutter Kim Rex Bengtsson.
I 2009 indførte Silke-borg Kommune en MDM-løsning baseret på behovet i Sundheds- og Omsorgsafdelingen, hvor der var mange mobile enheder og behov for sikring af borgernes personfølsomme data. Men som Jimmy Borgen Jensen, it-specialist og ansvarlig for kommunens MDM-løsning, forklarer, blev løsningen efterhånden mindre og mindre ”skarp”.
“Opdateringer og udvikling af nye features gik langsomt, og vi oplevede også supporten som utilfredsstillende,” siger Jimmy Borgen Jensen.
Han fortæller, at Silkeborg Kommune derfor implementerede Citrix XenMobile i 2013, da løsningen svarede til de krav, Jimmy Borgen Jensen stillede.
”Jeg brugte en lille uge på at få de første cirka 1000 brugere i luften. Efter yderligere 14 dage var alt migreret fra den tidligere MDM-løsning til XenMobile, og alle vores daværende cirka 2500 brugere kørte på XenMobile. Det var en overkommelig opgave for mig, og brugerne mærkede det stort set ikke,” siger Jimmy Borgen Jensen.
Overgangen til Citrix XenMobile har været en positiv oplevelse for hele organisationen:
“Vi er ganske få i it-afdelingen, der har at gøre med XenMobile. To, der tager sig af telefonsupport. Mig selv, der er ansvarlig for implementering og den overordnede drift, og så en stedfortræder, der varetager mine opgaver, når jeg har ferie, er på kurser osv. Og vi oplever alle arbejdet med XenMobile som let at håndtere,” siger Jimmy Borgen Jensen.
Brugerne er efter sigende også glade, fordi de har fået flere muligheder, og fordi faciliteterne i XenMobile gør det let for dem at bruge smartphones og tablets.
Populære funktionaliteter
Blandt de funktionaliteter, som gør lykke både blandt bruger og i it-afdelinger er, at brugere automatisk kobles på Wi-Fi, hvis de er i nærheden af et access-point, at der automatisk bliver skubbet kommunal sikkerhed ud på devices i form af certifikater, at apps automatisk skubbes ud på forsiden af smartphones og tablets - samt at det er let for relevante brugere at få VPN-adgang.
“Vi er glade for, at vi kan distribuere apps via XenMobile. Vi har nemlig fået udviklet en særlig app til vores entreprenørafdeling. Hvis ikke XenMobile kunne distribuere apps, ville vi være henvist til Apples App Store. Og erfaringsmæssigt er det langsommeligt og besværligt at få sin app godkendt af App Store.”
Jimmy Borgen Jensen er også begejstret for, hvor let og hurtigt det er for brugerne at tage et device i brug ved hjælp af Citrix XenMobile.
”For at tage et nyt device i brug skal man hente Citrix Worx på App Store, logge på med brugernavn og adgangskode plus to gange et klik på ’OK’. Så er ens smartphone eller tablet klar til brug, inklusiv alle relevante profiler,” siger han.
Ønsket om tilgængelig viden
Herudover arbejder Jimmy Borgen Jensen og hans kolleger på at gøre viden let tilgængeligt.
“Vi lytter meget til brugerne og ser, om der er mønstre i deres henvendelser. Hvis vi oplever den samme fejl flere gange, skynder vi os at lave enten en vejledning eller et ’quick fix’, der kan skubbes ud via XenMobile.
Derudover lægger vi al relevant information i form af vejledninger, opdateringer etc. på vores nyhedsportal. I de allerfleste tilfælde kan brugerne hente hjælp der, så de kan hjælpe sig selv. Vi har 700-800 besøgende hver uge. Vi gør meget ud af at lære brugerne at melde tilbage til os med problemer, så vi kan løse problemerne ét sted. Det bevirker, at vi ikke har brugerne på nakken og ikke har meget manuelt arbejde. Derimod har vi overblik og kan servicere mange brugere,” slutter Jimmy Borgen Jensen.
I Gribskov besluttede vi, at vi ville have lavere omkostninger på klienterne,” indleder Michel van der Linden, som på daværende tidspunkt var direktør med ansvar for it i Gribskov Kommune, og som i dag er teknik- og udviklingsdirektør i Kalundborg Kommune.
”Fordi Citrix var et centralt element i vores it-anvendelse, kunne vi bruge vores materiale længere. Hvor det ellers er en tommelfingerregel, at pc’er skal udskiftes cirka hvert tredje år, havde vi, da jeg var i Gribskov, pc’er fra 2006, som kører fint bare ved mindre opgraderinger undervejs. Med 3000 medarbejdere er det en væsentlig besparelse, at det ikke er nødvendigt at købe nye pc’er hvert tredje år.”
Sikkerhed og fleksibelt arbejde
Kommuner har mange oplysninger om både borgere og virksomheder i forbindelse med sagsbehandling. For de sikkerhedsansvarlige er det derfor vigtigt at vide, hvor disse data bliver af.
”Hele Citrix’ tilgang bevirkede, at vi altid var sikre på, at vores data var under kontrol. For dels lå data sikkert i de forskellige systemer, og så lå de adgangsmæssigt samlet. Adgangen styres via en effektiv rettighedsstruktur. Hertil kommer, at Citrix gjorde det muligt for medarbejderne at få adgang til systemerne alle steder fra, hvad enten de var på rådhuset, hjemme, på kursus eller noget fjerde,” siger Michel van der Linden.
Tiltrækning af medarbejdere
”Muligheden for at arbejde fleksibelt gjorde os til en attraktiv arbejdsplads, der havde let ved at tiltrække medarbejdere. For medarbejderne kunne arbejde hjemmefra eller dele arbejdsdagen op efter behov, så arbejdet passede bedst muligt ind i deres liv.
Dette aspekt gav øget medarbejdertilfredshed, fordi det gjorde det lettere at få hjemme- og arbejdsliv til at hænge sammen, at medarbejderne kunne indrette arbejdsdagen på en anden måde end at være fysisk til stede,” siger Michel van der Linden og fortsætter:
”Den centrale placering af data gav desuden en øget effektivisering af it-driften. Tidligere var vi præget af, at der var mange applikationer og opdateringer, der skulle installeres. Vi oplevede hele client/server-konceptet som besværligt og tidskrævende. Men med Citrix kunne vi installere applikationer og opdateringer centralt og styre brugerne via en effektiv rettighedsstruktur.”
BYOD før BOYD
Gribskov tog beslutning om at gøre Citrix til et centralt element i it-anvendelsen i 2007, da kommunen opstod som følge af en sammenlægning af Græsted-Gilleleje og Helsinge kommuner.
”Vi vidste selvfølgelig ikke, hvordan den konkrete udvikling ville komme til at foregå, men vi kunne se, at over tid ville arbejdspladsen blive påvirket af mange devices.
Og vi kunne se, at vilkårene for de medarbejdere, der leverer service- og myndighedsydelser over for borgerne, ville ændre sig. Vi kunne også se, at det fremover i stigende grad ville blive vigtigt at styre kommunen, så den gav mulighed for fleksibelt arbejde og individuelle muligheder,” forklarer Michel van der Linden.
”Så i 2009 begyndte vi at tale om BYOD, selvom det ikke hed sådan endnu. Og i kraft af Citrix som basis i vores it-anvendelse var det det let at finde ud af, hvordan vi ville tackle forskellige devices, fordi vi ikke behøvede at installere alt muligt. Det var også let at rulle ud; også fordi medarbejderne i vores it-afdeling havde de rigtige kompetencer og havde let ved at forholde sig til sikkerhedsaspekterne i BYOD. Det gjorde, at vi har kunnet kombinere personificering og devices med sikkerhed og styring.”
”Overordnet gav det os et lavere investeringsniveau, en højere grad af sikkerhed samt en mere effektiv it-drift,” slutter Michel van der Linden.
