Af Rasmus Elm Rasmussen, Alt om Data
Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.
I Alt om DATA 7 så vi nærmere på CRM-systemer og gik tæt på mulighederne for at implementere Customer Relationship Management i mindre virksomheder, der hverken har ressourcerne til de store løsninger, der tilbydes af eksempelvis Microsoft og SAP, eller har behovet for dem.
SuperOffice er blandt de systemer, der retter sig mod små og mellemstore virksomheder.
Systemet er skabt således, at det skal være nemt at skalere til virksomhedens størrelse og behov. Samtidig er startomkostningerne lave, og da Audio Medias version af SuperOffice er cloud baseret (SuperOffice findes også i en lokal serverbaseret version), kræves der ingen intern serverkapacitet og kun et minimum af vedligeholdelse hos virksomhedens it-afdeling.
Skræddersyet løsning
Audio Media, som blandt andet udgiver det blad, du lige nu sidder med i hånden, satte sig for at prøve systemet, for at se hvilke fordele det kunne give i salgsarbejdet. Efter en periode på et halvt år, var ledelse og salgsafdeling klar til at evaluere oplevelserne med det nye system.
”Inden implementeringen var det vigtigt at gøre os klart, hvad det egentlig var, vi ville have ud af systemet, og hvad vi ønskede, det skulle kunne. Derfor brugte vi en del tid på at beslutte, hvilke elementer vi kunne tænke os at få med - og måske ligeså vigtigt: hvilke elementer vi ikke ønskede. Det er nemlig utrolig vigtigt at begrænse sig og stræbe mod en løsning, der rummer præcis de funktioner, der er vigtige, og som ikke er fyldt med overflødige funktioner, der kun forvirrer,” siger Elin Øvlisen, økonomichef hos Audio Media.
”SuperOffice leverede en liste med elementer, som kunne indgå i systemet. Efter at have valgt dem vi ønskede, præsenterede SuperOffice en skræddersyet løsning for os, og på samme møde fik vi rettet de sidste deltajer på plads, så systemet blev præcis, som vi ønskede,” fortæller Klaus Wiedemann, direktør hos Audio Media, og tilføjer:
”Skulle det alligevel vise sig, at der er behov for flere funktioner, vil det til enhver tid være muligt at tilføje dem.”
Nemt at tilpasse
SuperOffice tager således udgangspunkt i en standardløsning, der nemt kan tilpasses og bygges oven på kundens gamle system.
”Løsningen kunne integreres med vores eksisternede økonomisystem og gav mulighed for at overføre vores gamle data uden besvær. Dermed var det forholdsvis nemt og hurtigt at komme i gang med at bruge systemet,” fortæller Elin, og Klaus supplerer:
”Tidligere var det almindeligvis sådan, at virksomhederne måtte tilpasse sig CRM-systemet, men med SuperOffice er det heldigvis omvendt. Her var det systemet, der tilpassede sig virksomheden.”
Da der hos Audio Media er tale om en webbaseret løsning, krævedes der næsten ingen installation.
”Der var stort set ikke andet i det end at åbne pc’en og indtaste sine passwords,” fortæller Elin Øvlisen og tilføjer yderligere:
”Dog brugte vi en del kræfter på at føre vores kontaktoplysninger ajour. Vi gik fra et gammelt CMS-system med mange forældede data, som samtidig skulle flettes sammen med oplysninger fra Outlook. Det krævede en del oprydning. SuperOffice kunne givetvis have gjort sorteringen nemmere, men vi valgte at klare den manuelt, da vi endnu ikke følte os fortrolige nok med systemet til at overlade opgaven til det.”
Giver hurtigt overblik
Ved at tage udgangspunkt i en simpel standardløsning med et overskueligt antal funktioner kom virksomheden godt fra start med SuperOffice.
”Formålet med et værktøj som dette er netop at gøre arbejdsgangen så nem som mulig og give sælgerne redskaber, der er så intuitive og lettilgængelige, at de bliver en naturlig del af deres arbejde,” siger Klaus og fortsætter:
”Systemet er virkelig velfungerende. Det er utrolig nemt at søge, så man finder hurtigt de informationer, man har behov for. Det er en stor fordel, når du sidder med en kunde i telefonen eller har brug for et hurtigt overblik over relevante data, inden du skal til et møde. Du behøver ikke søge på kundenavnet, men kan også søge på specifikke detaljer, så du kommer direkte til de vigtige informationer. Samtidig er det fleksibelt bygget op omkring faneblade, så brugeren selv kan sætte det op, som han eller hun ønsker”.
Skabt til sælgerens arbejdsgang
”Systemet kan bruges til at holde dig selv i hånden. Kalenderstyringen gør det nemt at holde sig up to date med deadlines og aftaler, da man hurtigt kan lave noter og aktivere pop op-meddelelser, når der er vigtige ting, der skal huskes.
Man fornemmer tydeligt, at programmet er lavet af sælgere. Det tager højde for den måde, sælgere arbejder på, og det giver de fornødne værktøjer.
Systemet kan også være et godt analyse-værktøj. Det kan gøre det nemmere at analysere på tidsforbruget i en salgsproces. Dog kræver dette, at man er helt konsekvent og noterer alt. Ellers giver det et misvisende billede. Har man mange sælgere, kan systemet gøre det mindre besværligt for en sælger at overtage en kunde fra en anden, og det kan samtidig gøre det nemmere for ledelsen at måle sælgernes arbejde.”
Ingen erstatning for Outlook
Selvom programmet favner bredt og dækker hele arbejdsgangen, mener Klaus Wiedemann imidlertid ikke, at det kan erstatte programmet Outlook:
”Officepakken, og særligt Outlook, er stadig uundværlige værktøjer hos Audio Media. SuperOffice er dog koblet tæt sammen med Outlook, så de to redskaber supplerer hinanden på bedste vis. Det er eksempelvis muligt at knytte en mail fra Outlook direkte til en kunde i SuperOffice, således at du har lige netop den del af korrespondancen, der er relevant i dit salgsarbejde.”
Overskuelighed i salgsarbejdet
Audio Media har nu anvendt SuperOffice i et halvt år, og selvom det allerede har gjort salgsarbejdet nemmere, forventer Elin Øvlisen og Klaus Wiedemann, at resultaterne vil blive bedre jo længere tid, virksomheden bruger systemet.
”Jo flere data systemet rummer, jo bedre udbytte vil vi kunne få ud af det. Og efterhånden, som der kommer mere og mere data ind, vil den nemme søgning og intuitive betjening formentlig vise sine fordele endnu tydeligere,” slutter Klaus Wiedemann.
1. Udfærdigelse af lister med krav og ønsker.
2. Ud fra standardsystemet skræddersyr SuperOffice en løsning til Audio Media med de valgte elementer.
3. Løsningen præsenteres, og Audio Media kommer med ønsker til finjusteringer.
4. Løsningen er klar til at blive taget i brug og kræver ingen installation, da systemet er webbaseret.
5. Audio Media sammenfletter kontakter fra firmaets gamle CMS-system og Outlook og sorterer ud i forældede data.
Efter at have anvendt SupeOffice i et halvt år har ledelse og sælgere hos Audio Media oplevet forbedringer på følgende områder:
1. Større overblik over kundeinformation og kundeinteraktion da al information er samlet ét centralt sted, hvor det er nemt at søge i oplysningerne.
2. En opdateret database med relevante og aktuelle informationer på kunderne.
3. Større udbytte af Outlook i salgsabejdet, da de vigtige mails i en kundekorrespondancen nemt gemmes sammen med de øvrige kundedata i SuperOffice.
4. Mulighed for at tilgå kundeinformationer på farten via smartphone og tablet, så sælgerne altid kan tilgå relevante data.
5. Nemmere arbejdsgang for sælgerne, da de har alle redskaber samlet i ét værktøj, der er nemt at tilgå og dækker det hele.
