Af Karen Fredslund Ellegaard, Alt om Data
Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.
Om du sidder i Hongkong, København eller i Sydamerika, er uden betydning. Adgang til kommunikationen kan være lige præcis så hurtig, som hvis du sad lige over for din kollega i Nørresundby og talte med ham.
Microsoft har netop lanceret sin Office 365 betaversion, der er en ny cloudløsning, som forbinder produktivitetsværktøjerne Office, Sharepoint, Exchange og Lync i skyen.
Nyheden i Office 365 er, at virksomheder i alle størrelser nu kan få adgang til en række kendte it-værktøjer via skyen – værktøjer, som tidligere kun har været tilgængelig on premise. Man kan således arbejde sikkert i skyen, når som helst hvor som helst i verden fra enhver pc eller smartphone.
Besparelser
Kent Præstgaard arbejder som it-manager hos RTX Telecom A/S, der er en udviklingsvirksomhed, som har specialiseret sig i trådløs kommunikation.
»Vi var ude at kigge på kommunikationsløsninger, og naturligt kigger man på mulighederne hos sin foretrukne leverandør, som i dette tilfælde er Microsoft,« siger Kent Præstgaard, som oplyser, at RTX Telecom siden starten i RTX Telecom 1993 i Nørresundby har udviklet sig til en international virksomhed med omkring 160 ansatte. I dag er der ansat 60 medarbejdere i Hongkong, tre i USA, Silicon Valley, en medarbejder i Kina og resten i Danmark. Derfor er hurtig kommunikation af afgørende betydning.
RTX Telecom er en af de første kunder, der går over til Microsoft Office 365 og har høs-tet meget tilfredse erfaringer gennem cirka halvandet år.
»Indgangsvinklen var en økonomisk betragtning, hvor jeg ville se, om der kunne findes besparelser. Vi havde en platform, som stod for udskiftning, men primært ønskede vi at optimere omkostningerne på mailsiden. Det kunne vi blandt andet på Exchange.
Samlet set har erhvervelsen givet os en sikker og hurtig kommunikation. Arbejdseffektivitet er svær at måle, men konkret kan jeg oplyse, at virksomheden på årsbasis har sparet omkring 160.000 kroner. Heri er indregnet mail, arkivering, spamfilter, virus, backup med videre.
Vigtigt for mig er, at investeringen ikke bruges som et våben til at skære i medarbejderstaben, men i stedet at frigøre medarbejdere til andre opgaver. Administrationen i Office 365 er meget mere simpel, og jeg kan bruge mandetimer på sjovere og mere betydningsfulde projekter.«
Kent Præstgaard fremhæver blandt andet tilgængeligheden til kolleger som en væsentlig detalje.
Hvis man er en virksomhed med geografisk adskilte selskaber med otte-ni timers tidsforskydning er hurtig kommunikation vigtig. Hvis en medarbejder måske sidder i Hongkong og har behov for lige nu at komme i kontakt med en kollega i USA for at få svar på et spørgsmål, kan det tage tid, hvis han skal maile eller ringe forgæves for at nå den rette person.
Her har vi også fået et nemt og fint arbejdsredskab, som gør, at vi med det samme kan se, om en medarbejder er tilgængelig. I stedet for at ringe forgæves kan man taste ind på en medarbejder og se tilgængeligheden. En lille lampe viser med farverne grøn, gul eller rød, at kollegaen har indikeret, om han eller hun er tilgængelig.
»Når den grønne lampe lyser, betyder det, at man kan kommunikere her og nu med kollegaen. Hvis lampen lyser gult, betyder det, at medarbejderen er til stede, men ikke tilgængelig lige nu, men ser mailen i løbet af kort tid. Og den røde lampe viser, at det ikke er muligt at komme i kontakt, fordi medarbejderen ikke kan træffes. Det kan være møder eller ferie.
Det betyder meget, når man er i gang med projekter og har brug for en oplysning eller kommentar, at vi med det samme kan komme i kontakt med en anden kollega, der måske sidder omme på den anden side af Jorden og arbejder med samme projekt,« siger Kent Præstgaard.
»Også for medarbejdere, som rejser meget, er en sikker adgang af stor betydning. Hos RTX Telecom har vi fået availability, som er vigtig for folk, der rejser rigtig meget. Avail-ability ligger ude i skyen, men adgang til virksomhedens oplysninger har man stadig brug for.
Med availability er der sket en opgradering og endnu bedre beskyttelse af brugernavn og password. Det afgørende er, at vi stadig kun skal anvende brugernavn og password for hvor som helst i verden nemt at få adgang til de ønskede informationer i virksomheden. Det er af så stor betydning, når man sidder ude i verden og skal have fat i en kollega, at man også kan nå ham.
Vi arbejder med mange forskellige projekter. Man kan gå ind og søge på et bestemt projekt og se, hvem der er til stede lige nu. Det giver ekstra effektivitet, at man får nogle ekstra minutter om aftenen på et hotelværelse,« siger Kent Præstgaard.
Manglende ressourcer
Mange større danske virksomheder har i stigende grad flyttet deres it-løsninger i skyen, fordi det sparer penge og gør organisationen mere produktiv, fleksibel og mobil. Anderledes ser det ud for de mange små og mellemstore virksomheder, der indtil nu ikke har høstet de store gevinster ved skyen.
Mange af dem har ganske enkelt oplevet, at barrieren i form af ressourcer til opstart har været for høj. Udbuddet af cloudløsninger har heller ikke indtil nu kunnet kunne måle sig med det, man kunne få on premise.
»Mange små og mellemstore virksomheder har længe efterspurgt samme fordele ved skyen, som store virksomheder har oplevet, men de rette løsninger har ikke været tilgængelige.
Den udfordring adresserer vi med Office 365, hvor det nu bliver muligt for virksomheder i alle størrelser at tilgå information og kommunikere i skyen til en overkommelig pris,« siger Åren Ekelund, produktchef for Microsoft Office 365. Over 150.000 virksomheder har vist interesse for at teste en tidlig og begrænset betaversion af Office 365. Heraf var mere end 70 procent små virksomheder.
Microsoft oplyser, at med Office 365 er det muligt at tage hele kontoret med på farten via sin pc og anvende kendte programmer som Sharepoint, Outlook, Lync og Office – redskaber, som ofte er afgørende for, at man kan være produktiv, uanset om man arbejder på kontoret, på farten eller derhjemme.
Og med dagens danske betaudgivelse kan alle nu prøve mulighederne med skyen gratis – og når produktet lanceres for blot 40 kroner pr. bruger pr. måned.
»I en mindre virksomhed som vores er de tre følgende parametre særdeles afgørende for it-platformen: pris, skalering og sikkerhed. Vi skal hele tiden holde styr på driftsomkostninger til it-platformen samt sikre driftsstabilitet. Og så skal vi kunne skalere op og ned afhængig af antal brugere.
Med Office 365 sparer vi penge på it og får samtidig den fleksibilitet og mobilitet, der er afgørende for at have en stærk konkurrenceevne i dag,« siger Birger A. Villirs, indehaver og direktør for Christoffersen og Knudsens Eftf. ApS.
Med lanceringen følger også Office 365 Marketplace, som giver kunder nem adgang til nye applikationer og servicer, hvis de ønsker at udvide og skræddersy deres Office 365-løsning. På Marketplace er der over 40 applikationer og 400 servicer fra Microsoft-partnere.
Flere og flere virksomheder flytter standardløsninger til skyen, fordi det frigiver ressourcer for organisationen og samtidig kan håndteres bedre og billigere af for eksempel Microsoft. I den forbindelse kan virksomheder af alle størrelser med fordel lade en cloudleverandør stå for vedligeholdelse af standardværktøjer som mail, kalender, kommunikationsværktøjer og så videre.