I dag forventer brugerne, at e-mailen er lige så stabil som klartonen i en telefon. E-mailen skal bare virke. Hver gang. På Googles egen virksomhedsblog er man mere end tilfreds med at kunne fortælle om Google Gmails fantastiske driftssikkerhed. Den er 99,9 procent sikker.

Helt nøjagtig virkede Gmail 99,984 procent af tiden både hos professionelle og private kunder. Oversat til andre tal betyder det, at systemet i gennemsnit kun var nede syv minutter om måneden fordelt over hele sidste år.

Disse syv minutter svarer til et ganske lille udfald på nogle få sekunder, som stort set ikke blev registreret af brugerne. En nylig gennemført analyse hos det californiske analyseinstitut Radicati Group viser et endnu lavere tal – nemlig kun 3,8 timers udfald pr. måned.

En sammenligning med andre mail-udbydere viser ifølge Google, at Gmail er 32 gange mere driftsikkert end et gennemsnitligt mailsystem og 46 gange mere tilgængelig end Microsoft Exchange. Med andre ord kan Google bryste sig af at have et mailsystem, der er næsten 100 procent driftsikkert.

Denne driftssikkerhed samt det fremtidssikrede kommunikationsværktøj, Google Apps, er der blevet lagt mærke til. Den gratis Gmail og applikationerne i Google Apps giver virksomheder et komplet cloud-baseret kommunikationsværktøj, som er nemt at håndtere. Aldrig mere problemer med servere, der går ned, besværlige og bekostelige opdateringer eller udgiftskrævende indkøb af hard- og software.

Det er nemmere

»Det var ikke for at spare penge, vi valgte Google Apps, men for at gøre det hele nemmere. Og det er blevet nemmere,« siger Mikkel Dall på forlaget Systime, Århus, om at skifte it-system til Google Apps.

Mikkel Dall er it-udviklingschef på Systime, der er et mindre forlag under moderselskabet Gyldendal med 35 fastansatte og med de løst tilknyttede medarbejdere, 110 i alt. På Systime udvikler man undervisningsmaterialer til ungdomsuddannelserne og de videregående uddannelser.

»Jeg fandt frem til Google Apps ved at holde mig ajour på nettet. Vi besluttede at prøve systemet på en del af forlaget. Det forløb så tilfredsstillende, at jeg anbefalede systemet til resten af firmaet. Det er omkring to år siden, og vi er glade for systemet.

Nu skal vi ikke selv holde styr på, hvor serverne og programmerne ligger. Vi skal ikke tænke på, om e-mailen virker, eller om kalenderen fungerer. Det er der andre med mere forstand på den slags ting, som sørger for. Og det er meget betryggende.«

Det er billigere

En af de største Google Apps-brugere i Danmark er Berlingske Media. Systemet blev valgt – i modsætning til Systime – blandt andet for at spare penge. Her er størrelsen en nogen anden med cirka 3.000 brugere i hele koncernen. Google Apps har været i brug i Berlingske Media siden påske 2010. Ud over hensynet til udgifterne var der andre årsager til, at valget faldt på Google Apps.

Ifølge it-direktør Torben Lundberg, Berlingske Media, gav systemet muligheder for forbedret samarbejde i forbindelse med større projekter.

»Vi er et stort firma med store projekter og med mange medarbejdere på kryds og tværs. Vi får en masse informationer i form af mails og dokumenter, som følger produkterne. Dem kan det være svært at følge og samarbejde om uden et velfungerende arkivsystem, når mange er involveret i samme sag.

Når vi laver en projektgruppe, følger automatisk meget materiale med. Her kunne vi se, at Google havde en løsning til dokumenthåndtering, som vi kunne bruge,« siger Torben Lundberg, som ikke er karrig med at give systemet mange roser med på vejen. Hårdt presset vil han dog medgive, at der undervejs har været enkelte problemer af nærmest bagatelagtig karakter.

It-direktør Torben Lundberg i Berlingske Medias store, åbne newsroom, hvor journalisterne arbejder. Foto: Christian Als, Berlingske.

Engelske journalister

»I dag har vi en væsentlig større brugertilfredshed end tidligere. Blandt andet var der tidligere ikke tilstrækkelig plads i mailboksen. Systemet var for langsomt, det var besværligt at dele store dokumenter, som også var svære at finde. Nogle brugte Gmail hjemme privat, som var hurtigere end mailsystemet på Berlingske.

Problemstillingen gjorde mig nysgerrig. Jeg fik kontakt til avisen The Guardian, der er på størrelse med Berlingske. Når kritiske engelske journalister kunne bruge Google Apps, så kunne vi vel også. I dag har hver bruger på sin mail 25GB til rådighed.

En af de store fordele er, at du kan taste dig ind på systemet med dit brugernavn og kode hvor som helst i verden og logge dig ind og samtidig få adgang til samtlige dine dokumenter. Til Google Apps-systemet hører en række gratis ydelser. Blandt andet en video. For eksempel har vi 30 medarbejdere i Ukraine, som vi samarbejder med via Google Video-chat.«

Da systemet skulle tages i brug, fik hver medarbejder et totimers kursus i brugen. De fleste var hurtigt i stand til at betjene de forskellige applikationer, og effektiviteten i Berlingske Media er steget.

Millionbesparelse

»Sikkerheden oplever jeg ikke som et problem. Passwords synkroniseres, så brugerne med jævne mellemrum skal skifte passwords. Her læner vi os op ad de store amerikanske virksomheder, som bruger samme løsning.

I virkeligheden mener jeg, at det både er trygt og godt at have Google som samarbejdspartner. Google er i bund og grund dygtigere til at holde styr på sikkerheden, end vi selv ville være. Tidligere var sikkerheden vores eget ansvar.«

Ved skiftet opnåede Berlingske Media en række besparelser. Torben Lundberg fortæller, at man ikke mere skal investere i licenser til et dyrt mail- og dokumentsystem.

Udgifterne til servere er bortfaldet, ligesom de jævnlige gener ved opdateringer heller ikke mere findes. Høje udgifter til den tekniske afdeling er også reduceret, og Torben Lundberg fandt, at serviceaftalen med Google var bedre end Berlingskes egen formåen.

»Vor serviceaftale med Google betyder, at systemet kun må være nede kortvarigt. Det har Google indtil nu overholdt. I tilfælde af, at systemet går ned, ydes der kompensation.

Prisen for at være koblet på Google Apps-systemet er 40 euro pr. bruger pr. år. Med indførelsen af Google Apps har vi opnået en årlig besparelse på et millionbeløb, og vores aftale løber for et år ad gangen,« slutter en tilfreds it-direktør.

Nem kommunikationsløsning

Jesper Ritsmer Stormholt, direktør for Google Enterprise Nordic: »Google Apps er en komplet kommunikationsløsning til virksomheder – en fuldstændig hostet it-løsning, der kan benyttes fra alle computere med en internetforbindelse.

Nordisk chef for Google Enterprise, Jesper Ritsmer Stormholt.

Google Apps er software-produkter til virksomheder, som alle er tilgængelige via en standard browser. Der skal ikke installeres software på computerne ud over operativsystem og browser. Uden store startomkostninger (udgifter til hardware og software) kan man næsten øjeblikkeligt få optimeret en lang række arbejdsgange, som tidligere har krævet betydelige investeringer. Programmerne anvendes på virksomhedens eget domæne.

Grundpakken

Google mail har eksisteret siden 2004. Jesper Ritsmer Stormholt, direktør for Google Enterprise Nordic, oplyser, at Google har brugt næsten ti år på at raffinere produktet.

En grundpakke i Google Apps består af Gmail, kalender, dokumenter (regneark og præsentationer), grupper (adresselister, arkivsøgning), websteder og video.

Den totale løsning indeholder: G-mail, G-kalender, Push-mail til mobil, Push-kalender til mobil, Push-kontaktpersoner til mobil, Device Management, Fildrev, Google Sites, Online-programpakke, Spam/virusbeskyttelse, Backup, Arkivering af e-mails og Support. Nogle af programmerne er gratis. www.google.com/apps