Artikel top billede

(Foto: Computerworld)

Gør Google bedre

Med disse udvidelser til Google Apps kan du gøre Googles tjenester mere effektive.

Af Kenneth Geisshirt, Alt om Data

Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.

Med en Gmail-konto har du adgang til en række programmer fra Google. Her tænker vi på Docs, Slides, Sheets, osv. Ideen med disse programmer er, at de skal være enkle at bruge, og at de er tilgængelige gennem en webbrowser. Det er muligt at udvide dem med ekstra funktionalitet, og i denne artikel vil vi se nærmere på nogle af disse udvidelser til programmerne Google Docs og Sheets samt Google Chrome.

Bruges programmerne egentlig?
Programmerne Docs, Slides, Sheets og Analyse fra Google er gratis, og det faktum bør i sig selv tiltale en del mennesker. Der er tale om tekstbehandling og regneark men som ikke har samme overflødighedshorn af funktioner som f.eks. Microsoft Office. Mac-brugere har naturligvis Pages, Numbers, osv. fra starten, og de er glimrende programmer. Dog har de den ulempe, at det ofte er svært at få dem til at arbejde sammen med andre ikke-Apple-programmer.

Men det er relevant at spørge, om programmerne bruges i virkeligheden. Udover at en del privatpersoner bruger programmerne, er det muligt for virksomheder at købe sig til adgang til Googles programmer. Det lyder umiddelbart fjollet at købe adgang til noget, som er gratis, men med “Google Apps for Work” kan du drive dele af din infrastruktur gennem Google. Det betyder, at virksomheden bruger Gmail (eller Inbox) til post, kalender og naturligvis Docs til tekstbehandling, Slides til præsentationer, osv.

“Google Apps for Education” er en gratis udgave af “Google Apps for Work” (med små variationer) til skoler. Den fidus har mange danske skoler opdaget, og det er ikke ualmindeligt, at elever i danske skoler benytter Googles programmer til skoleopgaver. Det har den fordel, at eleverne kan begynde på en stil i skolen og arbejde videre derhjemme uden at skulle huske at kopiere filen frem og tilbage mellem computere. Skoleelever er nok den befolkningsgruppe, som er mest vant til hjemmearbejdsplads (kaldes ofte for lektier). Langt de fleste skoler i Danmark benytter SkoleIntra som samarbejdsplatform (mange læsere har nok hørt om ForældreIntra, som er den del som forældrene bruger), og det er muligt at integrere Google Apps med SkoleIntra, således at eleverne (og lærerne) kun behøver én konto. Brugen af Google Apps i skolerne har betydet, at mange skoler indkøber Chromebooks.

Det er muligt at dele en Google-fil (tekst, regneark, præsentation) med andre brugere. Det smarte ved at dele en Google-fil er, at de andre brugere også kan redigere i filen, hvis du giver dem adgang til det. I skolerne gør det gruppearbejde en hel del lettere og aflevering af opgaver sker typisk ved, at filen deles med læreren.

Udvidelser til Chrome
Enhver browser kan bruges sammen med Google Apps. På den måde er det op til dig at vælge. Det skal dog ikke være en hemmelighed, at én bestemt browser har en særstatus, når det kommer til Google Apps. Det er naturligvis Googles egen browser, Chrome.

Har du en Google-konto, kan du lade Chrome bruge denne konto til at gemme browser-data, herunder adgangskoder, søgehistorie og bogmærker. Bruger du flere computere, telefoner og tablets, har det den fordel, at du har dine adgangskoder, søgehistorie og bogmærker tilgængelige overalt.

En af udfordringerne ved at bruge cloud-tjenester som Google Apps er, at du kan miste forbindelsen til internettet. Når det sker, kan du ikke arbejde. Det er Google klar over, og de har derfor udviklet en række Chrome-applikationer, som gør det muligt at fortsætte arbejdet offline. Figur 1

Figur 1 Med offline-understøttelse i Chrome er det muligt at arbejde videre med Google Apps, når du mister forbindelse. Med andre browsere (Safari vist her), er det ikke muligt. Figur 1 Med offline-understøttelse i Chrome er det muligt at arbejde videre med Google Apps, når du mister forbindelse. Med andre browsere (Safari vist her), er det ikke muligt.

Åbner du en ny fane, kan du som URL skrive chrome://extensions. Her finder du en oversigt over de extensions/applikationer, som du allerede har installeret. I bunden af fanen finder du “Get more extensions” og et klik på den knap sender dig direkte til Chromes butik for udvidelser (extensions) og applikationer. Her finder du applikationer for Docs, Slides, Sheet, osv. Den letteste måde at finde dem på er at klikke “Runs offline” og “By Google”. Figur 2

Figur 2 En søgning efter Googles egne applikationer til Chrome. Du ser kun dem, som du ikke allerede har installeret! Figur 2 En søgning efter Googles egne applikationer til Chrome. Du ser kun dem, som du ikke allerede har installeret!

Der findes utrolig mange udvidelser og applikationer til Chrome, men der er én, der er værd at nævne i forbindelse med Google Apps, nemlig AppWriter. Med AppWriter får du skrivestøtte. Det vil sige, AppWriter vil foreslå, hvordan ord staves, mens du skriver. Det minder lidt om, hvordan nogle smartphones tastaturer virker. Den sjove lille krølle på halen er, at bag AppWriter står et dansk firma, og du kan være sikker på, at dansk sprog er godt understøttet!

Er du Mac OS X-bruger, kan du installere en særlig launcher til dine Google Apps. Det gør det let at starte f.eks. Google Docs eller Sheet. Personlig bruger jeg ikke denne launcher, eftersom jeg altid har min browser kørende (typisk Chrome) med Gmail i en pinned tab. Derfra er der ikke langt til mine Google Apps.

Udvidelser til Sheets
Google Sheets er et glimrende regnearksprogram, men det er noget begrænset i funktionalitet. Der er heldigvis en del udvidelser, som tilføjer nogle af disse funktioner.

Lad det være sagt med det samme. Der er en del udvidelser til mail merge. Det er oplagt at have modtagere af nyhedsbrev og lignende opremset i et regneark. Når der skal udsendes et nyhedsbrev, er det praktisk at tage relevante søjler i regnearket og bruge dem som adresse.

Det er værd at huske, at Google Forms gør det let at indtaste data i et regneark (når brugeren trykker på “Send”, gemmes data i et regneark). Du kan med andre ord bruge Forms til at få folk til at tilmelde sig et nyhedsbrev og bruge en mail merge-udvidelse til Sheet til at udsende nyhedsbrevet.

Der findes også en del udvidelser for lærere. De er i virkeligheden nok mest nyttige for primært amerikanske lærere. For eksempel sker karaktergivning efter en anden skala, men hvis du er lærer, kan du måske finde et par gode udvidelser.

Er du ejer af en bil med OBD2 port (i Europa hedder den EOBD), findes der Android apps - f.eks. Torque Lite og Torque Pro - som kan læse data fra den. Det kræver en lille investering i en ODB2-til-bluetooth adapter til ca. 300 kr. På den måde kan du få en masse data om din kørsel. Udvidelsen Torque Log Analyzer til Sheets kan hjælpe dig med at analysere disse data.

Hvis du skal aflevere timeregnskaber, ved du, hvor kedeligt det er. Med udvidelsen TimeSheet er der hjælp at hente. Det bærende koncept er, at du bruger din kalender til at holde styr på dine projekter - eller kunder. Det er naturligt nok at bruge kalenderen til det. Med TimeSheet skal du blot huske at bruge et hashtag som beskrivelse (Hvad hedder feltet, når du opretter begivenheden i kalenderen). Når du skal oprette din tidsregistreringsrapport, bruger du blot TimeSheet. Udvidelsen vil løbe de udvalgte kalendere igennem og bygge en rapport, hvor du kan se hvert projekt (eller kunde), og hvor lang tid du har brugt på det. Figur 3

Figur 3 Det er enkelt at bruge udvidelsen TimeSheet. Brug kalenderen og opret en tidsregistreringsrapport i Google Sheet. Figur 3 Det er enkelt at bruge udvidelsen TimeSheet. Brug kalenderen og opret en tidsregistreringsrapport i Google Sheet.

Regneark er gode til at behandle tal og Google Sheet fraviger på ingen måde dette. Dog mangler der mere avancerede funktioner. Til løsning af optimeringsproblemer finder du f.eks. udvidelsen OpenSolver.

En del programmører bruger i disse år tjenesten Github til at dele kildetekst. Med udvidelsen Github Data Import kan du se nærmere på, hvordan issues (typisk fejlrapporter) og pull requests (forslag til ændringer i kildeteksten) ændrer sig over tid, og hvilken programmør som udfører hvilke opgaver og ændringer.

Mange open source-projekter benytter Github, så selv om du ikke har egne projekter på Github, kan du godt bruge udvidelsen. En del virksomheder benytter også Github, men det er ikke altid, at deres kildetekst er åben. Har du adgang til lukkede projekter, kan du også bruge denne udvidelse.

Efter importeringen af projektet (repository), får du to ark - et med issues og et med pull request. Nederst til venstre finder du knappen “Explore”. Klikker du på den, vil du se en lang række analyser af det valgte projekt. Du kan f.eks. se, hvor stor en brøkdel forskellige programmører (Github-brugere) arbejder med issues. Der er også grafer, som viser, hvor ofte issues eller pull requests oprettes. Det kan give dig en indikation på, om et projekt er dødt eller ej. Det smarte ved udvidelsen er, at du kan genkøre importeringen og derved få opdateret dine ark. Figur 4

Figur 4 Du kan let analysere Github reposi-tories med Google Sheet og udvidelsen Github Data Import. Figur 4 Du kan let analysere Github reposi-tories med Google Sheet og udvidelsen Github Data Import.



Udvidelser til Docs
Google Docs er et glimrende tekstbehandlingsprogram. Det er let at gå til, og det kan i virkeligheden tilfredsstille 90 % af alle brugeres krav. Et par steder er Google Docs svagt, f.eks. ved tabeller og formler.

Som til Google Sheet findes der en del udvidelser til Google Docs til mail merge. Det er da også oplagt at udsende standardbreve til en række brugere direkte gennem Docs.
Det er ikke ualmindeligt, at man arbejder i grupper i skoler og på uddannelsesinstitutioner. Her er Google Docs et godt værktøj til skrivning af rapporter og lignende, idet flere elever kan arbejde på samme dokument samtidig. Det gør både skriveprocessen og korrekturlæsningen meget mere smidig.

Når du skriver større dokumenter, f.eks. i gymnasiet, har Google Docs nogle begrænsninger. Der findes heldigvis udvidelser som løser en del af disse begrænsninger.
Ved store dokumenter kan det være svært at navigere rundt mellem de mange kapitler og afsnit. Udvidelsen Table of Contents giver dig en oversigt til højre for dit dokument. Endvidere kan udvidelsen hjælpe dig med at formattere overskrifterne med nummering. Figur 5

Figur 5 Udvidelsen Table of Contents giver dig en let måde at hoppe rundt i din tekst. Figur 5 Udvidelsen Table of Contents giver dig en let måde at hoppe rundt i din tekst.

Litteraturhenvisninger er ofte utrolig vigtigt i enhver rapport eller fagtekst. Der findes flere udvidelser, som kan hjælpe dig. En af dem er udvidelsen EasyBib. Den giver dig mulighed for at søge på ISBN-numre, DOI-strenge eller blot efter titel eller nøgleord. EasyBib kan også vedligeholde litteraturfortegnelsen i dine dokumenter. Det er værd at bemærke, at EasyBib også findes i en betalingsudgave, hvor du kan vedligeholde dine litteraturhenvisninger samlet og bruge dem i alle dine dokumenter. Det er en udgave for den mere garvede rapportskriver. Figur 6

Figur 6 Med udvidelsen EasyBib er det let at finde kilder og sætte dem ind i dine dokumenter. Figur 6 Med udvidelsen EasyBib er det let at finde kilder og sætte dem ind i dine dokumenter.

Google Docs har understøttelse af formler og ligninger, men sandheden er, at det er besværligt at arbejde med - især hvis man gerne vil have formler og ligninger rigtig pæne. Blandt fysikere og matematiker er LaTeX stadig udbredt, og med udvidelsen g(Math) får du mulighed for at redigere formler og ligninger vha. LaTeX’s specielle format. Har du brugt LaTeX tidligere, vil du hurtigt føle dig hjemme. Men har du ikke brugt LaTeX før, vil det nok føles lidt bagvendt at skulle lære LaTeX at kende først. Lidt spændende er det også, at det er muligt, at du kan forsøge at fortælle g(Math) din formel. Det virker godt, men kun hvis du bruger Chrome. Figur 7

Figur 7 For gamle LaTeX-brugere vækker udvidelsen g(Math) uden tvivl genkendelsens glæde. Figur 7 For gamle LaTeX-brugere vækker udvidelsen g(Math) uden tvivl genkendelsens glæde.

En anden matematik-udvidelse er Wizkids CAS. Den er udviklet af samme virksomhed som skrivestøtteværktøjet AppWriter, som er nævnt i begyndelsen af artiklen. Med Wizkids CAS kan du skrive ligninger med Google Docs’ normale formeleditor - og få dem løst. Indtil videre virker det kun med førstegradsligninger med en variabel, men forhåbentlig vil vi se mere med tiden. Det er også muligt at få tegnet en graf på baggrund af ligningen. Figur 8

Figur 8 At få løst ligningen 5x+10=7x-6 er ingen sag med udvidelsen Wizkids CAS. Figur 8 At få løst ligningen 5x+10=7x-6 er ingen sag med udvidelsen Wizkids CAS.



Afslutning
Google har en ny applikation i beta for tiden. Den hedder Google Fusion Tables (eller bare Tables) og vil med tiden indgå sammen med Google Docs, Sheet og de andre nuværende applikationer. Med Fusion Tables får du endelig adgang til en database, hvor du kan analysere og visualisere dine data. Det vidner om, at Google fortsat ønsker at give deres brugere gode værktøjer.

Som nævnt i artiklen, findes der mange Google Apps-udvidelser, som er målrettet mod skolerne. Den amerikanske organisation “New Visions for Public Schools” er særlig aktiv, hvad udvidelser angår. Organisationen udvikler mange forskellige udvidelser som open source software. Selv om nogle udvidelser tydeligvis er mest til skoler, har de andre udvidelser, som kan have almen interesse.

I denne artikel har vi kun set på et lille udpluk af de mange forskellige udvidelser. Det kan klart anbefales at gå på opdagelse og se, om du kan finde netop den udvidelse, der gør dit liv en smule lettere.

Få mere at vide
Integration mellem SkoleIntra og Google Apps:
http://www.itslearning.dk/google-wizkids-integration
AppWriter: http://www.appwriter.dk/en/
New visions for public schools’ udvidelser: http://cloudlab.newvisions.org/add-ons
ODB2-adapter: http://www.24hshop.dk/hjem-og-fritid/biltilbehor/bildiagnostik-obd2/
OpenSolver: http://opensolver.org/