Af Jan Dahlmann, Alt om Data
Denne artikel er oprindeligt bragt på Alt om Data. Computerworld overtog i november 2022 Alt om Data. Du kan læse mere om overtagelsen her.
Emails er et fremragende eksempel på en (ny) teknologi, der næsten kan synes i færd med at bemægtige sig folks arbejdsdag – og fritid med for den sags skyld med hyppige emails fra klubber, skoler, biblioteker osv.
Fantastisk smart på den ene side, men det har også potentiale til at blive både tidsrøvende og distraherende. Men ved små ændringer hist og her kan der faktisk fremtrylles en del ekstra tid. Det handler også om koncentration.
Med udgangspunkt i Google, som undertegnede selv anvender i stor stil. Siddende ved en computer og et skrivebord mange timer dagligt bringer Alt om Data her en række bud på teknologiske justeringer, der kan være hensigtsmæssige – ud fra devisen om at bruge af alle de værktøjer og den (Google-)teknologi, man har til rådighed på jobbet.
Lister
Vi kender alle fornemmelsen af at sætte sig ved skrivebordet, tænde computeren og se dagens arbejde i øjnene med en vag usikkerhed om, hvor man først skal tage fat, fordi der er så mange muligheder i spil. (Emails er igen sådan et skønt eksempel på den tvivl).
Noget så gammeldags som lister kan faktisk hjælpe forvirrede sjæle og andre med at organisere de ting, der ellers kan synes uoverskuelige.
Det hævder den amerikanske research-legende, historikeren og journalisten David Wallechinskyi sin bog »Book of Lists«, der første gang blev udgivet i 1977. Start hver dag med at lave en liste og sørg for, at de vigtigste og mest presserende opgaver kommer først.
Ved at færdiggøre dem først kommer følelsen af, at der kommer gang i tingene, og det vil motivere dig. Og skulle der ske noget uventet sidst på dagen, har du stadig færdiggjort dine mest presserende opgaver, så du ikke behøver bekymre sig om faretruende deadlines.
Emails
Den verdensomspændende email-trafik vil komme op på 507 millarder beskeder hver dag i 2013 ifølge den amerikanske teknologis tænketanks-agtige selskab Radicati Group, og email-overbelastning kan slå produktiviteten ihjel. Det er vigtigt at lære at prioritere og administrere din indbakke.
Hvis du ved, at nogle af dine kontakter sender dig emails, der kræver et hurtigt svar, eller hvis du ikke vil gå glip af en besked fra din chef igen, kan Priority Inbox finde ud af, hvilke emails, der er de vigtigste, baseret på hvilke beskeder, du åbner, og hvilke, du svarer på, og derefter flytte dem til toppen af din indbakke.
Møder
Millioner af mennesker bruger ifølge Google dagligt op til en time hver uge på at arrangere møder – for ikke at tale om at deltage i dem. Men det behøver ikke at tage mange timer at arrangere møder for mange mennesker med travle kalendere.
Google Calendar og funktionen Smart Scheduler er nok til at specificere, hvem man gerne vil mødes med. Google Calendar vil så finde tidspunkter, der fungerer for alle. Og systemet kan – hvis der er en kalenderkonflikt – finde alternative tidspunkter og eventuelt lokaler til møderne.
Telefoner
Nogle gange er et telefonopkald bare hurtigere end en lang og kompliceret e-mail, som det vil tage lang tid at skrive. Andre gange kan en simpel email og brugen af kollaborative teknologier give bedre resultater end en telefonkonference med mange deltagere. Ydermere kan »instant messaging« hjælpe med at få et hurtigt svar på et spørgsmål uden at skulle bruge energi på smalltalk.
Hvis man skal sende en vedhæftet fil i Gmail, kan man trække dokumentet fra desktoppen direkte ind i en åben email. Har du flere doku- menter, der skal vedhæftes, kan du bare mar- kere dem alle og så trække dem over i emailen sammen på én gang.
Samtidighed
Glem alt om tidskrævende gennemsyn, glem alt om at skulle uploade endeløse ændringer til originale dokumenter og glemt alt om forvirringen, der nemt opstår ved utallige versioner af præsentationer.
Med kollaborative teknologier, som Google Docs, kan du samarbejde med andre i realtid på ethvert slags dokument – endda på tegninger.
Skabeloner
Ved at bruge indbyggede skabeloner, som i Google Apps, kan man gøre sine favoritdokumenter til skabeloner med blot et par klik med musen.
Regneark
Det kan være noget af en hovedpine at arbejde med budgetter for hele Europa. Hvis du arbejder med data, der hele tiden ændrer sig, såsom vekselkurser eller børsdata, kan Google Docs producere »levende« regneark, der importerer realtidsdata fra relevante kilder, hvilket kan spare dig en masse tid.
Kostvaner
Selv ganske små ændringer i dine kostvaner kan have en stor effekt på dit koncentrationsniveau. Hvis du for eksempel spiser en frokost med mange kulhydrater, kan det gøre dig oppustet og sløv om eftermiddagen, mens store mængder kaffe kun giver dig et kortvarigt skud energi, der hurtigt efterfølges af et endnu større tab af energi.
Kalender
Det har altid været vanskeligt at arrangere møder, mens man rejser. Google Calendar gør det muligt at arrangere møder på en nem måde via mobile enheder ved at sende en simpel kommando såsom »møde med Lars i morgen kl. 14 på Frederiksborggade 20«.
Google Calendar oversætter denne kommando til en kalenderindtastning, sender invitationer til alle, der skal med til mødet og inkluderer sågar et kort med adressen.